La pandémie de COVID-19 a complètement changé la façon dont les professionnels de la gestion des bourses d'études travaillent, qu'il s'agisse de fournir efficacement des fonds aux étudiants, de se mettre en relation avec les parties prenantes ou de suivre l'évolution du financement. Pour essayer de gérer tous ces aspects de la gestion des bourses d'études tout en travaillant à distance ou de manière hybride, il faut mettre au rebut tous les processus manuels et papier, et les remplacer par une application numérique. Passer de données décentralisées à une plateforme intégrée tout-en-un peut permettre à tous les membres de votre équipe d'accéder facilement à des données en temps réel et à des informations précieuses, au bénéfice de votre organisation et de ses parties prenantes.
Difficultés rencontrées actuellement par les administrateurs de bourses d'études
- Systèmes internes rigides
De nombreux organismes ont dû créer leur propre solution interne afin d'alléger leurs processus manuels et de s'adapter aux changements induits par la pandémie. Certaines organisations ont externalisé ce processus, tandis que d'autres se sont tournées vers leur équipe informatique pour créer une application personnalisée de gestion des bourses d'études. Les deux solutions devaient ensuite être maintenues et soutenues en interne.
Avec l'adoption d'un système interne, toute petite modification entraîne des coûts supplémentaires ou une surcharge de travail pour votre équipe informatique. Cela peut réellement limiter l'efficacité d'une organisation et l'obliger à gérer des processus liés à la bourse en dehors de sa solution.
- Données décentralisées sur différents systèmes
Selon l'organisation, plusieurs outils peuvent être utilisés pour soutenir les différentes phases du processus de gestion des bourses d'études. Le problème le plus courant est que ces solutions ne sont pas intégrées sur une plateforme unique. Il est donc très difficile d'avoir une vue d'ensemble de vos processus, des demandes et du statut des candidats. Beaucoup de temps est perdu dans ces tâches, où les données doivent être exportées et importées manuellement. Il y a également un risque d'erreur humaine.
- Rapports manuels
Les rapports manuels posent de nombreux problèmes. Essayer d'organiser manuellement des données provenant de sources multiples dans des rapports sur une seule feuille de calcul présente de nombreux problèmes, tels que le gaspillage de ressources et des rapports de moindre qualité. Par exemple, essayer d'établir un rapport sur le nombre de candidats par pays, ou sur la différence d'attribution des bourses entre les différents pays, demande beaucoup de temps et de ressources pour collaborer avec les données et pour s'assurer que le rapport est complet et précis.
- Processus basés sur le papier
L'une des parties les plus importantes du processus de gestion des bourses d'études est la collecte des signatures des parties concernées, souvent dans différents pays ou régions, pour les documents importants. Cette tâche a été particulièrement difficile pendant la pandémie, le travail à distance étant devenu la nouvelle norme, même pour les candidats et les organisations locales. Les processus basés sur le papier ne sont tout simplement plus une option.
4 avantages de l'adoption d'un système logiciel de gestion des bourses d'études
- Améliorer l'efficacité pour tous les utilisateurs
Si votre équipe doit constamment passer d'une plateforme et d'une application à l'autre pour accéder aux données et les collecter, elle est moins efficace. De plus, si votre équipe doit s'en remettre à d'autres services pour accéder aux informations dont elle a besoin, cela entraîne des retards : une perte de temps et de ressources.
Le processus d'attribution d'une bourse d'études fait intervenir de nombreuses parties prenantes, telles que les parties prenantes financières, les candidats et les évaluateurs. Chaque partie prenante dispose de différents niveaux d'accès et de permissions. L'utilisation de processus manuels peut entraîner des retards pour s'assurer que les bonnes parties prenantes ont accès aux informations appropriées.
L'adoption d'un système de gestion des bourses d'études signifie que toutes ces activités sont centralisées et que les autorisations sont automatisées, ce qui augmente l'efficacité pour vous et votre organisation.
- Rationaliser la collecte des données
En utilisant une application de gestion des bourses d'études, vous pouvez centraliser vos données en un seul endroit. Vous n'avez donc plus besoin de collaborer avec des données provenant de différentes sources et feuilles de calcul, ce qui vous fait gagner un temps précieux.
- Gérer facilement tous les aspects du processus de gestion des bourses d'études
Souvent, la portée d'un programme de bourses d'études est limitée par des processus manuels et des systèmes internes, surtout lorsque le programme se développe. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles une organisation choisit de remplacer ses anciens systèmes par une solution moderne. Avec un logiciel de gestion de bourses d'études, vous pouvez gérer tous les aspects de votre programme de bourses d'études à mesure qu'il se développe et évolue grâce à la communication entre les équipes, à la centralisation des données et aux processus automatisés.
- Incorporer d'autres aspects de la gestion de l'éducation dans vos opérations
Lorsqu'on s'occupe manuellement de n'importe quel aspect de la gestion de l'éducation, cela peut être un processus qui prend beaucoup de temps. En adoptant une solution logicielle, vous pouvez non seulement gérer vos programmes de bourses d'études, mais aussi intégrer d'autres aspects de la gestion de l'éducation dans vos opérations. Cela permet de rationaliser l'ensemble du processus de gestion de l'éducation, comme la gestion des demandes de subventions de recherche ou les efforts de vos employés en matière de dons communautaires.
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En ce qui concerne la gestion des bourses d'études, les organismes bénéficient non seulement d'une source unique de données, mais aussi de la possibilité de fournir efficacement des fonds aux boursiers, de se mettre en relation avec les universités et de suivre les relations avec les candidats.
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