Afin d'éviter les problèmes juridiques lors de la gestion de votre programme de subventions, il est impératif de garantir la transparence et le respect des normes réglementaires.
Nous avons élaboré un guide sur la conformité réglementaire et la façon dont la bonne solution de gestion des subventions peut aider votre organisation à se conformer aux exigences réglementaires et à rationaliser ses processus.
Pourquoi la conformité est-elle si importante ?
La conformité garantit l'intégrité de vos programmes de subventions et vous protège contre toute responsabilité juridique. Les principaux domaines de conformité sont la sécurité des données, le respect des réglementations et les pistes d'audit.
Comment savoir si votre outil de gestion des subventions assure la conformité
Votre logiciel d'octroi de subventions doit être en mesure de protéger les informations sensibles, de répondre aux normes spécifiques du secteur en matière de respect des réglementations et de conserver des enregistrements détaillés de toutes les transactions à des fins d'audit.
Vous souhaitez comparer différentes solutions de gestion des subventions ? Voici quelques caractéristiques principales à prendre en compte pour prendre votre décision :
Gestion sécurisée des données
La gestion sécurisée des données est essentielle pour protéger les informations sensibles liées aux subventions et adhérer aux normes industrielles telles que le RGPD et ISO27001.
Le cryptage des données prévient l'accès aux données par des personnes non autorisées, tandis que les contrôles d'accès assurent que le personnel autorisé a bien accès. Des sauvegardes régulières permettent d'éviter les pertes de données.
Contrôles de conformité automatisés
Des contrôles de conformité automatisés garantissent que toutes les activités respectent les réglementations et les normes en vigueur. La cohérence des processus garantit qu'ils suivent tous les mêmes protocoles de conformité. Vous pouvez ainsi minimiser le risque d'erreur humaine. L'efficacité accrue vous fait gagner du temps étant donné que les tâches répétitives sont automatisées.
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Pistes d'audit complètes
Des pistes d'audit complètes sont essentielles pour garantir la transparence et la responsabilité. La tenue de registres détaillés permet d'enregistrer toutes les actions et tous les changements, ce qui simplifie le processus d'audit. Une meilleure documentation favorise la responsabilisation et oblige les différents acteurs à se montrer responsables de leurs actions.
Rapports personnalisables
Les rapports personnalisables permettent de générer des rapports répondant aux exigences de conformité spécifiques à votre domaine d'activité. La bonne solution de gestion des subventions vous offre la possibilité d'adapter les rapports aux besoins réglementaires vous concernant et permet de générer des rapports complets. Elle vous permet également créer des rapports clairs pour les différentes parties prenantes.
Choisir la bonne plateforme de gestion des subventions
Lors de la sélection d'un outil de gestion des subventions, il convient d'opter pour une solution offrant des mesures de sécurité solides, telles que des contrôles de conformité automatisés permettant de générer des pistes d'audit. Une bonne solution de gestion des subventions offre également des options de personnalisation pour pouvoir adapter les formulaires et les rapports aux besoins en termes de conformité dans votre domaine d'activité. Elle s'accompagne de formations des utilisateurs qui leur offrent du soutien et une formation en matière de conformité réglementaire.
Une bonne solution de gestion des subventions s'accompagne de plus de mises à jour régulières concernant les nouvelles menaces et réglementations en matière de sécurité, une formation continue sur les exigences de conformité et un contrôle continu des activités de conformité.
Répondre aux exigences réglementaires
Il vous faut de bons outils et de bonnes stratégies pour garantir la conformité dans le cadre de votre programme de gestion des subventions. Une plateforme de gestion des subventions dotée de solides fonctions de sécurité, de contrôles de conformité automatisés, de pistes d'audit complètes et vous permettant de générer des rapports personnalisables peut améliorer la capacité de votre organisation à répondre aux exigences réglementaires. En choisissant le bon logiciel et en suivant les meilleures pratiques, les gestionnaires de subventions et les professionnels de la RSE peuvent assurer la conformité réglementaire, protéger les données sensibles et atteindre une plus grande transparence et responsabilité.
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