I sette segreti del reporting delle sovvenzioni

La rendicontazione sociale è uno degli elementi più importanti del grant-making. Preparare e pubblicare documenti che presentano informazioni utili riguardo alle attività sociali dell'impresa può giocare un ruolo importante in qualsiasi impresa. Il rapporto sulle sovvenzioni può essere usato per informare le parti interessate su come un'azienda ha affrontato o sta affrontando le preoccupazioni di RSI delle parti interessate e incorporandole nei processi decisionali strategici dell'azienda.

Ma nello sviluppo dei rapporti, i gestori di sovvenzioni potrebbero trovarsi di fronte ad alcune domande: Come creare un tale rapporto in modo efficace? Come misurare i risultati e quale strumento di reporting delle sovvenzioni utilizzare? Non preoccupatevi! Vi guideremo attraverso il processo, a volte doloroso, della creazione di rapporti sulle sovvenzioni.

Immaginate uno strumento che vi fornisca una buona quantità di informazioni affidabili, utili e aggiornate sulle vostre attività di concessione. Incredibile, vero? E questo è esattamente ciò che un rapporto di sovvenzione dovrebbe essere. In termini semplici, i rapporti sono un insieme di informazioni di un settore o attività specifica che mira a presentare la situazione generale in modo trasparente e diretto.

Un rapporto efficiente fornisce una visione completa ed equilibrata degli argomenti materiali di un'organizzazione e dei loro rispettivi impatti, nonché di come questi impatti sono gestiti.

Inutile dire che la divulgazione dei rapporti di responsabilità sociale cerca di incoraggiare la buona trasparenza e le pratiche di gestione nelle organizzazioni. Inoltre, questi rapporti cercano di identificare, misurare e divulgare le loro prestazioni sociali e ambientali.

In poche parole, le informazioni fornite nei rapporti sulle sovvenzioni sono necessarie affinché i manager possano monitorare i progetti e pensare al futuro. Questo porta a un migliore processo decisionale basato sui dati precedentemente raccolti e presentati, aumentando considerevolmente le possibilità di successo delle sovvenzioni.

Molte fondazioni aziendali sono già abituate a creare rapporti ai loro consigli e a spiegare come il loro budget è stato allocato. In questo caso, il consiglio e i finanziatori potrebbero inviare alcune linee guida su come dovrebbe essere il rapporto. Ma cosa succede se non avete nessuna linea guida?

Ecco alcune strategie chiave che vi aiuteranno a scrivere un rapporto accurato per le sovvenzioni e altre attività di CSR.

#1 Iniziare con una nota di ringraziamento

Una lettera di apertura da parte dell'amministratore delegato della società e/o del responsabile della RSI è un ottimo modo per iniziare il vostro rapporto. Questa lettera dovrebbe esprimere la gratitudine della vostra organizzazione verso i suoi finanziatori e farli sentire apprezzati.

Un'altra strategia di relazione da aggiungere a questo punto del documento è la connessione tra il lato commerciale delle cose e le attività di sovvenzione della società. Vi sembra complicato? Ecco un rapido esempio. Il dirigente CSR di una fondazione aziendale dell'industria dell'intrattenimento potrebbe iniziare la sua lettera dicendo che il loro obiettivo, in tutto ciò che fanno, è quello di far sorridere la gente. Come organizzazione socialmente responsabile, il loro obiettivo di diffondere il sorriso tra i membri della società è una grande parte di quella missione. Il modo migliore per raggiungere un tale obiettivo è attraverso attività di RSI significative e trasformative. Potrebbero anche aggiungere un paragrafo con una breve storia personale su come sono stati personalmente coinvolti nei progetti sociali dell'organizzazione. Dopo tutto, questo è anche il momento di umanizzare il vostro marchio e mostrare i volti dietro tutti i numeri.

#2 Mostrare l'impegno della direzione

La credibilità del rapporto può essere sostenuta dall'impegno del top management, dalla descrizione della politica aziendale e dall'introduzione delle responsabilità del personale, e dagli obiettivi. Naturalmente, questo è ancora più importante quando si riferisce a una serie di progetti di RSI, come il volontariato dei dipendenti e gli investimenti nella comunità. Tuttavia, è rilevante discutere come il management dovrebbe sempre essere coinvolto nei progetti di bene sociale o in qualsiasi organizzazione. Questo suona come una sciocchezza, ma molte persone danno questa parte del rapporto per scontato. E questo è il motivo: molte volte, il team di gestione non è coinvolto nel grant-making e in altri progetti CSR come dovrebbe.

Come tutti sappiamo, molti manager sono così sommersi da scadenze, riunioni e progetti propri che sono a malapena coinvolti nei progetti CSR. Dopo tutto, sono troppo occupati a raggiungere obiettivi e KPI. Secondo Caroline Modave, questa è una delle più grandi sfide dei dirigenti CSR e dei responsabili delle risorse umane quando si cerca di implementare le attività di coinvolgimento dei dipendenti. Come spiega, il modo per risolvere questo problema è assicurarsi di creare strategie di CSR che coinvolgano l'intera azienda: "Penso che gli ingredienti chiave inizino davvero con il pensare per primo: Per cosa si batte la vostra organizzazione? Che tipo di attività farà? Qual è il suo scopo? Quello scopo specifico come organizzazione per ottenere davvero la trazione a livello di leadership senior per ottenere la loro sponsorizzazione, ma anche per le persone per capire davvero qual è l'impatto che posso avere all'interno dell'organizzazione. Credo che il modo in cui coinvolgerete il vostro management è capire davvero la situazione di quei manager. Quindi richiede un certo dialogo all'interno dell'organizzazione".

Quindi è sicuro dire che la gestione dovrebbe essere coinvolta nelle prime fasi del processo di RSI. Ma una volta fatto tutto questo, è vitale spiegare nel vostro rapporto di sovvenzione come il management è stato coinvolto nel processo decisionale e quali sono stati gli impatti del loro coinvolgimento.

3 Usare la trasparenza per ottenere credibilità.

Un'analisi mondiale dei consumatori ha mostrato che la RSI rimane un fattore di differenziazione innovativo, che ha un impatto sia sulle abitudini dei consumatori che sulle opzioni pubbliche sui marchi. Praticamente tutti i consumatori in quella rassegna hanno notato che quando le organizzazioni partecipano ad attività sociali, hanno un'immagine più positiva dell'azienda, sarebbero più propensi a fidarsi di quell'organizzazione, e sarebbero più fedeli a quell'azienda. Gli intervistati hanno aggiunto che è soddisfacente se un'organizzazione non è perfetta, dato che l'organizzazione è diretta e trasparente sui suoi sforzi di RSI.

È importante garantire la trasparenza aziendale. Uno dei principali vantaggi dei rapporti di gestione è la possibilità che diversi professionisti abbiano accesso alle stesse informazioni. In altre parole, questi documenti permettono alla trasparenza sul lavoro di essere qualcosa di pratico e non solo un valore simbolico. Tuttavia, questo vantaggio può essere ottenuto solo se c'è un sistema di condivisione delle informazioni nell'azienda. Logicamente, i rapporti di gestione non devono passare attraverso tutti i dipendenti, ma è interessante che la maggior parte dei leader possa controllare i dati in modo chiaro e diretto.

Così, il rapporto sulle sovvenzioni dà alla società la grande opportunità di comunicare ai suoi stakeholder i suoi sforzi per essere un'organizzazione socialmente responsabile. Inoltre, questa è l'occasione per discutere alcuni successi e sfide su una vasta gamma di questioni di RSI, compreso il modo in cui la fondazione affronta la governance aziendale, il cambiamento climatico, l'impegno dei dipendenti, l'inclusione sociale e gli investimenti nella comunità.

Tenete a mente che il rapporto è un mezzo per la trasparenza e dovrebbe essere usato come un efficace strumento di sensibilizzazione come parte di una campagna continua di relazioni con gli stakeholder.

4 Rivolgiti alle tue parti interessate.

Il rapporto annuale sulle sovvenzioni è un buon momento per rafforzare la posizione degli stakeholder e il loro coinvolgimento nelle decisioni della vostra fondazione/società. Le relazioni tra la vostra organizzazione e i vostri stakeholder non dovrebbero essere date per scontate. Molte volte, la percezione pubblica non separa le aziende e le fondazioni dai loro finanziatori/azionisti/dipendenti/appaltatori.

Loscandalo della Nike negli anni '90 è un buon esempio di questo. All'epoca, un attivista del lavoro scrisse un rapporto sulle pratiche della fabbrica Nike, esponendo il lavoro minorile e le condizioni spaventose. Rapidamente, Nike negò vigorosamente le accuse e sostenne che la società non aveva alcun controllo sugli appaltatori indipendenti. L'opinione pubblica svergognò l'organizzazione per avere partnership con tali fornitori, e le proteste durante le Olimpiadi di Barcellona nel 1992 provocarono un'ondata di attenzione negativa dei media. Quasi 30 anni dopo, l'azienda continua a riferire del suo impegno e dei suoi standard come parte dei suoi rapporti sulla responsabilità sociale d'impresa per mostrare ai suoi consumatori che quelle pratiche non sono più in atto.

Questo dimostra quanto sia importante connettersi con i partner giusti in tutte le dimensioni e quanto sia importante spiegare nel vostro rapporto come ognuno di loro sia collegato alle attività di RSI della vostra organizzazione. Alcuni degli stakeholder chiave possono essere:

Finanziatori - il rapporto sulle sovvenzioni è un modo formale per tenere i finanziatori al corrente di ciò che la fondazione/organizzazione ha realizzato con il loro denaro.

Azionisti - si dovrebbe affrontare il modello di business dell'organizzazione e la governance aziendale, compresa la divulgazione del ruolo del consiglio in argomenti come la gestione del rischio, la rendicontazione della sostenibilità e la valutazione delle prestazioni CSR.

Fornitori - un'organizzazione socialmente responsabile si assicura di collaborare con fornitori che hanno alti standard lavorativi. Questo è importante tanto quanto assicurarsi che la propria organizzazione segua gli standard lavorativi, come menzionato in precedenza.

Dipendenti - parte del bene sociale si realizza promuovendo la diversità, la sicurezza, un ambiente di lavoro sano e salari equi. Assicuratevi di affrontare nel vostro documento le azioni in tutte queste dimensioni.

Comunità locali - questa sarà molto probabilmente la parte più grande del tuo rapporto. Quando affronti i risultati della tua sovvenzione, chiarisci e analizza l'impatto reale che ha avuto sulla comunità locale.

Governi e altri regolatori - qui si dovrebbe affrontare l'impatto delle politiche pubbliche quando si tratta di regolamenti ambientali e sociali.

5 Usare dati facili da capire per mostrare i risultati delle sovvenzioni.

"Lettere di ringraziamento, capitoli che spiegano il processo di concessione delle sovvenzioni e le attività future, e spiegazioni su come la vostra sovvenzione viene investita; tutti questi punti dovrebbero essere affrontati nel vostro rapporto, senza dubbio! Ma dobbiamo tenere a mente che molte persone scansioneranno il documento e cercheranno solo numeri. Quindi, è di vitale importanza avere una sezione incentrata sui dati nel vostro rapporto. Questa sezione può variare a seconda dei tipi di progetti che avete realizzato.

Un buon modo per affrontare questa parte del rapporto è quello di spiegare innanzitutto i metodi di raccolta dei dati per dimostrarne la credibilità. L'utilizzo di un software per la rendicontazione delle sovvenzioni flessibile ed efficiente può aiutarvi ad analizzare e raccogliere rapidamente questi dati, garantendo l'integrità del rapporto.

Alcuni dei dati che potete aggiungere al vostro rapporto sono:

• Dati finanziari, come ad esempio quanto denaro è stato stanziato durante l'anno.
• Il numero di membri della comunità colpiti positivamente.
• Quante sovvenzioni ha assegnato l'organizzazione.
• Quali aree (salute/educazione/alloggio) finanziate attualmente.
• Quante domande di sovvenzione hai ricevuto.
• Dove si trovano i beneficiari.

Con il tempo, vi renderete conto che misurare il successo a lungo termine richiede più di una semplice raccolta di numeri; richiede anche un sondaggio regolare dei partecipanti e una costante richiesta di feedback. È anche opportuno contestualizzare i numeri trovati. Ecco alcuni modi per rivedere e indagare questi numeri.

Considerazioni economiche - rivelare gli impatti dell'organizzazione sulle condizioni economiche dei suoi stakeholder e sui sistemi economici a livello locale, nazionale e globale.

Impatto sociale - rivelare gli impatti dell'organizzazione sui sistemi sociali in cui opera, compresi quelli relativi ai diritti umani, alla società e alla responsabilità del prodotto.

Impatto ambientale - rivela i numeri e analizza gli impatti dell'organizzazione sui sistemi naturali viventi (terra, aria, acqua ed ecosistemi), compresi gli impatti relativi all'energia e all'acqua, così come le emissioni e i rifiuti.

Stakeholder Engagement - questa sezione sarà diversa a seconda delle attività che promuovete insieme ai vostri stakeholder. Può essere particolarmente utile per quelle organizzazioni che promuovono progetti di coinvolgimento dei dipendenti come il volontariato aziendale.

#6 Mostra le partnership intersettoriali tra imprese, agenzie governative e organizzazioni non profit.

Portate i vostri stakeholder nel rapporto e date loro voce. Chiedete loro qual è la loro prospettiva sui progetti di investimento nella comunità che la vostra organizzazione ha gestito. Una buona idea per quelle aziende che hanno implementato progetti di volontariato aziendale è quella di invitare le organizzazioni non-profit a scrivere una breve testimonianza dell'impatto delle attività di coinvolgimento dei dipendenti sulle comunità. Chiedete ai vostri partner di condividere citazioni o storie di trasformazione che sono un risultato diretto del vostro progetto.

Questa collaborazione porta ai gruppi partecipanti un effetto sinergico positivo. L'impatto sinergico della partecipazione comune tra organizzazioni impegnate nel bene sociale arriva davvero quando manager competenti fanno parte della creazione del quadro, espandendo così la sua validità, produttività e fattibilità. Tenete a mente che il reporting è una parte di questo processo più grande.

#7 Stabilire gli obiettivi per il prossimo anno

Nel processo di scrittura del tuo rapporto sulle sovvenzioni, ti imbatterai in molti metodi e strutture che puoi migliorare. Usa questo momento per imparare dalle tue esperienze e stabilire nuovi obiettivi per l'anno a venire. Mostra ai tuoi stakeholder che la tua organizzazione è in costante evoluzione e continuerà ad avere nuovi e più alti obiettivi.

Questa sezione del rapporto di sovvenzione è anche il momento per spiegare le più grandi sfide della tua organizzazione durante il processo di sovvenzione. Alcuni degli argomenti che dovresti includere sono:

• Fattori imprevisti che hanno influenzato il processo di concessione delle sovvenzioni, come la pandemia di COVID-19.
• Lezioni apprese da queste esperienze.
• Cosa è andato meglio del previsto.
• Come pensate di cambiare o adattare il processo di concessione delle sovvenzioni per migliorare gli sforzi futuri.

Ai finanziatori piace sapere che i progetti di successo che hanno sostenuto saranno in giro per un po', quindi assicuratevi di condividere quanti più dettagli possibili sui prossimi progetti a questo punto.

Bonus: perché Optimy è un eccellente strumento di rendicontazione delle sovvenzioni

Come già detto, le diverse organizzazioni possono avere esigenze diverse in termini di rendicontazione. Un software flessibile per la gestione delle sovvenzioni può essere di grande aiuto per la rendicontazione del vostro impatto. Ecco perché Optimy ha creato uno strumento di gestione delle sovvenzioni che consente di gestire le domande di sovvenzione, la selezione, la comunicazione, il budget e la rendicontazione. Il nostro strumento di gestione delle sovvenzioni, super flessibile, si allinea ai vostri flussi di lavoro e alle vostre esigenze.

La nostra funzione di monitoraggio del budget, ad esempio, può farvi risparmiare tempo prezioso per la rendicontazione dei vostri progetti di sovvenzione. Con questo strumento, gli utenti possono creare bilanci con categorie e definire il periodo di tempo che desiderano monitorare. Le fondazioni e le aziende possono anche creare un bilancio specifico per uno dei loro dipartimenti, per avere una panoramica delle spese e delle entrate.

La funzione grafici è un altro grande alleato nella stesura dei rapporti. Aiuta a visualizzare tutti i dati all'interno del software Optimy in modo rapido e semplice. Gli utenti possono scegliere come visualizzare le informazioni, in modo che siano presentate in modo comprensibile per tutti. È una funzione straordinaria, soprattutto quando i moduli sono creati in modo intelligente, in modo da poter prendere le informazioni direttamente dalle risposte del modulo e creare grafici a partire da esse.

Optimy è il segreto meglio custodito che aiuta le fondazioni e le aziende a misurare il ritorno sugli investimenti e a raggiungere facilmente i loro obiettivi. Birgitta Hultfeldt, project manager di Ideas for Life dalla Svezia, è d'accordo: "Mi piace poter generare report nella soluzione, esportare progetti, adattare facilmente il modulo senza bisogno di ulteriore supporto da parte dell'IT. In precedenza un compito così semplice poteva richiedere fino a 6 mesi per apportare modifiche. Non ci limitiamo a sovvenzionare i progetti, ma forniamo loro anche gli strumenti per misurare l'effetto/impatto del loro progetto sulla società".