Software di gestione delle sovvenzioni: come può aiutarvi ad essere più efficienti

Ultimamente è diventato chiaro che gli strumenti online possono apportare molto di più alla vita quotidiana: che si tratti di informarsi su ciò che accade nel mondo, di rimanere in contatto con i propri cari o di assicurarsi di essere più produttivi ed efficienti sul lavoro, ci sono milioni di piattaforme online che hanno dimostrato la loro importanza.

Quando si tratta di progetti di sovvenzione, le cose da fare sono molte. Dalla costruzione delle linee principali della sovvenzione, all'annuncio pubblico, all'assicurarsi che i candidati possano fare domanda facilmente e tramite una piattaforma dedicata, è una cosa sola. I compiti "prima". Ma poi c'è anche tutto ciò di cui ci si deve occupare, il "dopo": raccogliere le domande, selezionarle, assicurarsi di tenere quelle più rilevanti, mettersi in contatto con tutti i richiedenti per fornire un chiaro follow-up, assicurarsi che l'intero processo si svolga senza intoppi, dall'assegnazione della sovvenzione in sé, al controllo dei rapporti e alla loro condivisione con le persone competenti nella vostra organizzazione.

Tutte queste cose vi sembrano familiari? Noi pensiamo di sì.

I vecchi strumenti manuali

Sorprendentemente, molti responsabili delle sovvenzioni utilizzano ancora strumenti manuali e software obsoleti per costruire il loro processo di sovvenzione e gestirlo quotidianamente. Il problema è che un progetto si evolve e con questa evoluzione arrivano nuovi requisiti, aspettative e ambizioni. Uno strumento manuale raggiunge rapidamente i suoi limiti e si può finire per affrontare situazioni complesse:

• Perdita di dati dovuta all'utilizzo di troppi fogli diversi,
• Frustrazione per tutte le diverse versioni non aggiornate di un documento,
• Mancanza di comunicazione tra tutte le persone coinvolte nel team,
• Mancanza di comunicazione con i richiedenti, ancora in attesa di un seguito chiaro,
• Una user-experience complessa con un modulo fatto in casa inefficiente e sfocato per noi,
• ecc.

Non ce le stiamo inventando: queste situazioni fanno parte della vita quotidiana di alcuni dei nostri clienti. E se alcune possono essere considerate meno importanti, altre possono rappresentare un vero problema. Ad esempio, la perdita di importanti dati riservati e preziosi sarebbe un incubo. La privacy e la sicurezza dei dati sono argomenti di tendenza che sono stati regolamentati e il vostro pubblico si aspetta che mostriate rispetto per i dati che condividono con voi. Se non rispettate questa promessa implicita, potrebbe essere molto difficile costruire un nuovo rapporto con loro.

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I vantaggi di un software di gestione delle sovvenzioni

Sappiamo che è sempre un po' spaventoso lanciarsi in qualcosa di nuovo. All'inizio può sembrare complesso, ma se fatto bene, può anche essere piacevole e facile da usare e semplificarvi la vita. Se avete dei dubbi, abbiamo deciso di raccogliere i nostri migliori motivi per cui dovreste affidarvi a un software di gestione delle sovvenzioni.

#1 Un software per la creazione di sovvenzioni dalla A alla Z

Una cosa fantastica che accade quando si implementa un nuovo software è che di solito la maggior parte di essi offre funzionalità per ogni fase della vita del progetto. Dalla creazione di un modulo alla raccolta dei dati, fino all'ordinamento e al reporting. Almeno, il software che scegliete dovrebbe offrirvi la possibilità di gestire tutto, in modo da dovervi rivolgere solo a questo strumento e non a diversi altri con layout differenti.

#2 Una crescita per il vostro flusso di lavoro

Il vostro flusso di lavoro influenzerà il funzionamento della vostra fondazione, quindi se il vostro obiettivo è quello di far crescere la vostra organizzazione, il flusso di lavoro è qualcosa su cui dovete lavorare. Usare il software giusto vi aiuterà a filtrare esattamente ciò di cui avete bisogno. Poiché la vostra fondazione ha un budget e se ricevete una domanda che supera il vostro budget, il software rifiuterà automaticamente la domanda.  

Un software vi farà risparmiare tempo declinando le domande che richiedono oltre il vostro limite di budget o che non hanno soddisfatto i criteri.

#3 Un focus sulle strategie VS l'azione

Ogni organizzazione ha degli obiettivi, e per raggiungerli è necessario concentrarsi sulle strategie che aiuteranno l'organizzazione nel lungo periodo. Cosa dovete fare per raggiungere i vostri obiettivi. Quando scegliete un software per gestire la vostra fondazione, sceglietene uno con opzioni KPI elevate per aiutarvi a concentrarvi sulle vostre strategie piuttosto che dovervi preoccupare di cose come la stesura di rapporti o la valutazione di ogni singola applicazione.

#4 Una bella espansione del vostro grantmaking

Siete in grado di usare il vostro tempo in modo più efficiente. Invece di passare il tempo a cercare di organizzare e capire i risultati, vi concentrerete sulle strategie che contano per far crescere la vostra fondazione. Questo aiuterà la vostra fondazione a crescere più velocemente perché la tecnologia vi aiuterà a raccogliere i dati senza che dobbiate farlo manualmente.  

#5 Un'esperienza personalizzata

Noi di Optimy diamo importanza alla personalizzazione. Pensiamo che i vostri progetti siano diversi da quelli dei vostri vicini, che i vostri obiettivi siano i vostri e che il vostro team sia molto specifico. Per questo ci assicuriamo di offrire uno strumento che si adatti alle vostre esigenze, alla vostra realtà e alle vostre ambizioni. La piattaforma è personalizzata, il modulo che avete costruito lo è altrettanto e, grazie all'approccio modulare che ci rende ciò che siamo, potete scegliere le funzionalità più adatte alla vostra situazione attuale nella gestione delle sovvenzioni. Se queste evolvono nel giro di pochi mesi, potete rivolgervi al vostro Account Executive dedicato per aggiungerne di nuove e più potenti alla vostra piattaforma personalizzata. In questo modo, il software si evolve con voi.
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Va bene se avete ancora paura. Un articolo potrebbe non essere sufficiente a convincervi. Noi apprezziamo lo scambio, le conversazioni, le discussioni in tempo reale. Conoscendo meglio voi, i vostri progetti e i vostri obiettivi, potremmo fornirvi le risposte di cui avete bisogno per raggiungere il livello successivo con i vostri progetti di sovvenzione. Che ne dite? Ci incontriamo?