La pandemia COVID-19 ha cambiato completamente il modo di lavorare dei professionisti della gestione delle borse di studio, dall'erogazione efficiente dei finanziamenti agli studenti, al collegamento con le parti interessate e al monitoraggio dell'avanzamento dei finanziamenti. Cercare di gestire tutti questi aspetti della gestione delle borse di studio mentre si lavora da remoto o in modo ibrido richiede l'eliminazione di tutti i processi manuali e cartacei, sostituendoli con un'applicazione digitale. Passare da dati decentralizzati a una piattaforma integrata all-in-one può fornire a tutti i membri del team un facile accesso a dati in tempo reale e a preziose informazioni, a vantaggio dell'organizzazione e dei suoi stakeholder.
Le difficoltà che gli amministratori delle borse di studio devono affrontare attualmente
- Sistemi interni poco flessibili
Molte organizzazioni hanno dovuto creare una soluzione interna per alleggerire i processi manuali e adattarsi ai cambiamenti apportati dalla pandemia. Alcune organizzazioni hanno esternalizzato questo processo, mentre altre si sono rivolte al proprio team IT per costruire un'applicazione personalizzata per la gestione delle borse di studio. Entrambe le soluzioni devono poi essere mantenute e supportate internamente.
Con l'adozione di un sistema interno, ogni piccola modifica comporta costi aggiuntivi o un sovraccarico di lavoro per il team IT. Questo può davvero limitare l'efficienza di un'organizzazione e costringerla a gestire processi legati alle borse di studio al di fuori della propria soluzione.
- Dati decentralizzati su diversi sistemi
A seconda dell'organizzazione, possono essere utilizzati più strumenti per supportare le diverse fasi del processo di gestione delle borse di studio. Il problema più comune è che queste soluzioni non sono integrate in un'unica piattaforma. Ciò rende molto difficile avere una visione complessiva dei processi, delle domande e dello stato dei candidati. Si perde molto tempo in queste attività, dove i dati devono essere esportati e importati manualmente. Inoltre, si corre il rischio di errori umani.
- Segnalazione manuale
Il reporting manuale comporta numerose sfide. Cercare di organizzare manualmente i dati provenienti da più fonti in rapporti su un unico foglio di calcolo presenta numerosi problemi, come lo spreco di risorse e una minore qualità dei rapporti. Ad esempio, cercare di fare un resoconto sul numero di richiedenti per Paese o sulla differenza nell'assegnazione delle borse di studio tra i vari Paesi richiede molto tempo e risorse per collaborare con i dati e garantire che il resoconto sia completo e accurato.
- Processi basati sulla carta
Una delle parti più importanti del processo di gestione delle borse di studio è la raccolta delle firme delle parti interessate, spesso in Paesi o regioni diverse, per documenti importanti. Questo è stato particolarmente impegnativo durante la pandemia, quando il lavoro a distanza è diventato la nuova normalità, anche per i richiedenti e le organizzazioni locali. I processi cartacei non sono più un'opzione.
4 vantaggi del passaggio a un sistema software di gestione delle borse di studio
- Migliorare l'efficienza per tutti gli utenti
Se il team passa continuamente da una piattaforma all'altra e da un'applicazione all'altra per accedere ai dati e raccoglierli, diventa meno efficiente. Inoltre, se il team si affida ad altri reparti per accedere alle informazioni di cui ha bisogno, si verificano ritardi: una perdita di tempo e di risorse.
Il processo di assegnazione delle borse di studio prevede numerosi soggetti interessati, come gli operatori finanziari, i richiedenti e i revisori. Ciascuna parte interessata avrà diversi livelli di accesso e autorizzazioni. L'utilizzo di processi manuali può causare ritardi nel garantire che le parti interessate abbiano accesso alle informazioni appropriate.
Adottare un sistema di gestione delle borse di studio significa centralizzare tutte queste attività e automatizzare le autorizzazioni, aumentando l'efficienza per voi e per la vostra organizzazione.
- Semplificare la raccolta dei dati
Utilizzando un'applicazione per la gestione delle borse di studio, è possibile centralizzare i dati in un unico luogo. In questo modo si elimina la necessità di collaborare con i dati provenienti da fonti e fogli di calcolo diversi, risparmiando tempo prezioso.
- Gestire facilmente tutti gli aspetti del processo di gestione delle borse di studio
Spesso la portata di un programma di borse di studio è limitata da processi manuali e sistemi interni, soprattutto quando il programma cresce. Questo è uno dei motivi principali per cui un'organizzazione sceglie di sostituire i vecchi sistemi con una soluzione moderna. Con un sistema software di gestione delle borse di studio, potete gestire tutti gli aspetti del vostro programma di borse di studio in base alla sua crescita e ai suoi cambiamenti, grazie alla comunicazione tra i team, ai dati centralizzati e ai flussi di lavoro automatizzati.
- Incorporare altri aspetti della gestione dell'istruzione nelle vostre operazioni
Quando ci si occupa manualmente di qualsiasi aspetto della gestione dell'istruzione, il processo può richiedere molto tempo. Adottando una soluzione software, non solo potrete gestire i vostri programmi di borse di studio, ma potrete anche incorporare altri aspetti della gestione dell'istruzione nelle vostre operazioni. In questo modo si snellisce l'intero processo di gestione dell'istruzione, come ad esempio la gestione delle domande di sovvenzione per la ricerca o l'impegno dei dipendenti nelle attività di volontariato.
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Per quanto riguarda la gestione delle borse di studio, le organizzazioni traggono vantaggio non solo dall'avere un'unica fonte di dati, ma anche dalla possibilità di erogare in modo efficiente i finanziamenti ai borsisti, di connettersi con le università e di tenere traccia dei rapporti con i candidati.
Optimy consente alle organizzazioni di crescere e scalare, offrendo la possibilità di aggiungere le funzioni che soddisfano le esigenze attuali. A seconda della complessità e della portata del programma, le organizzazioni possono ampliare la gestione delle borse di studio con diversi componenti aggiuntivi.
Tramite la piattaforma Optimy è possibile creare qualsiasi tipo di modulo, che può essere utilizzato per soddisfare qualsiasi requisito o esigenza delle organizzazioni di borse di studio. Un'organizzazione che sta cercando un modo per raccogliere dati sui propri candidati in modo conforme al GDPR e che deve essere in grado di riferire sullo stato e sul volume delle domande utilizzando diversi parametri, sarebbe un'ottima soluzione per la funzione del modulo di domanda.
Molte organizzazioni con cui abbiamo lavorato scelgono tra una varietà di moduli cliente per le domande online e un reporting in tempo reale per il processo di revisione. Inoltre, alcune organizzazioni beneficiano dell'intero ciclo di vita delle sovvenzioni per tutti i gruppi di interesse.
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