È il momento di iniziare a usare una soluzione di gestione delle sovvenzioni?

Le aziende di tutto il mondo svolgono sempre più un ruolo di trasformazione nella società. La vecchia pratica di firmare un assegno per una buona causa non è più sufficiente. I marchi di oggi devono sposare e seguire i valori dichiarati.

Il ripensamento del loro ruolo nel mondo di oggi porta le organizzazioni a creare fondazioni aziendali. Negli ultimi anni, queste fondazioni si sono trasformate in motori strategici e d'impatto per il cambiamento sociale. Tuttavia, le fondazioni aziendali hanno molte sfide da superare.

Una delle principali è la crescente complessità dei programmi di impatto sociale che devono essere in linea con i valori della fondazione, unita alla necessità di rispettare le quote di erogazione. Una soluzione software per la gestione delle sovvenzioni può aiutarvi a gestire questa complessità e ad essere all'altezza del vostro scopo, sostenendo progetti d'impatto.

Continuate a leggere per scoprire come la vostra fondazione aziendale può beneficiare di uno strumento di gestione delle sovvenzioni. 

Come può una soluzione di gestione delle sovvenzioni aiutare la mancanza di fondi

Chiedete a qualsiasi responsabile delle sovvenzioni qual è la loro sfida più grande e vi dirà senza pensarci due volte: la mancanza di fondi. Secondo la rivista Cambiamenti di gioco: Corporate Foundations in a Changing World , questa è la preoccupazione più comune tra gli amministratori delegati delle fondazioni aziendali. Molte organizzazioni soffrono anche della mancanza di consenso da parte della società madre.  

Al giorno d'oggi, dare di più di per sé non soddisfa i critici: più le aziende donano, più la società si aspetta qualcosa da loro. Se non impossibile, per i dirigenti è difficile giustificare le spese di beneficenza in termini di benefici per il bilancio. Inoltre, un'azienda potrebbe non avere la capacità di mettere a bilancio importi costanti per le donazioni aziendali sia negli anni positivi che in quelli negativi. Alla fine, i consigli di amministrazione tagliano i budget per i progetti di CSR, incidendo sul lavoro delle fondazioni.  

Ma si potrebbe affermare che la sfida principale delle fondazioni d'impresa non è la mancanza di fondi, ma come allocare il budget. La mancanza di una tracciabilità interna e la difficoltà di misurare l'impatto sociale delle attività hanno portato le organizzazioni a prendere decisioni sbagliate.

Perché una soluzione di gestione delle sovvenzioni è importante per la misurazione dell'impatto? 

La misurazione del ritorno sugli investimenti (ROI) va di pari passo con un finanziamento sostenibile e sano. Le fondazioni aziendali che comprendono e dimostrano il loro impatto a breve e a lungo termine possono filtrare continuamente i migliori beneficiari per concentrarsi sulle aree in cui le loro competenze, esperienze e risorse sono più efficaci. Ma per puntare a un elevato impatto sociale, queste fondazioni devono disporre degli strumenti giusti per misurare i risultati.

Eppure, è raro che le fondazioni aziendali diano priorità a questi strumenti. Concentrano il loro interesse su programmi gratuiti basati sul cloud e spesso non corrispondono alle attività delle fondazioni aziendali. Basano la loro scelta principalmente sul prezzo o sulla sua mancanza. Ma quello che i CEO di molte fondazioni non hanno ancora capito è che i cosiddetti "strumenti gratuiti" in realtà costano un sacco di soldi. 

Spesso il personale non riceve una formazione adeguata sull'uso del software libero e non vengono stabiliti flussi di lavoro adeguati. Non è un problema solo nel settore delle fondazioni aziendali. Proprio di recente, The Guardian ha riferito di un errore di Excel che ha causato la perdita di 16.000 risultati di test. Questo dimostra che uno strumento gratuito e semplice da usare potrebbe non essere così semplice, né così gratuito. 

Cosa ci si deve aspettare da un software di gestione delle sovvenzioni?

Il processo di gestione delle donazioni e delle sovvenzioni aziendali può essere piuttosto complesso. Anche quei sovvenzionatori con anni di esperienza possono trovarsi sopraffatti dal numero di richiedenti e dalle molteplici persone che si evolvono nel processo decisionale. 

Ecco perché il software di gestione delle sovvenzioni è così essenziale: i responsabili delle sovvenzioni possono avere tutto sotto controllo ed evitare sprechi di denaro. Un eccellente software per le donazioni aziendali dovrebbe snellire le operazioni di sovvenzione e misurare gli sforzi di donazione, eliminando i muri che una fondazione potrebbe incontrare nel restituire alla società.  

OptimyLo strumento flessibile e facile da usare, ad esempio, vi permette di ordinare automaticamente le richieste in arrivo in base ai criteri da voi scelti, in modo da selezionare i beneficiari giusti e ottenere un ROI più significativo. Inoltre, mostrando l'impatto delle attività di donazione della vostra fondazione con i nostri facili strumenti di rendicontazione, potrete assicurarvi il sostegno della società madre e dei membri del consiglio di amministrazione. Inoltre, Optimy vi aiuta anche ad allocare e monitorare rapidamente i budget di tutti i vostri progetti. In questo modo, sarete sempre al passo con i risultati e manterrete il controllo di tutti i costi.

In sintesi, il giusto software di gestione dei progetti di sovvenzione vi consentirà di disporre di tempo, dati e risorse per amplificare il vostro impatto sociale aziendale. 

13 caratteristiche che una buona soluzione di gestione delle sovvenzioni dovrebbe avere:

Piattaforma di presentazione online: È possibile costruire una piattaforma di presentazione flessibile e personalizzabile per raccogliere le domande in modo digitale.

Moduli intelligenti: La struttura dei questionari conta diverse parti, per cui chi cerca sovvenzioni riceve domande diverse a seconda delle sue risposte precedenti.  

Filtro e punteggio automatici: L'automatizzazione del processo di revisione delle domande è fondamentale per risparmiare tempo e concentrarsi sulle domande che corrispondono ai vostri criteri. 

Importazione dei dati: Un buon strumento di gestione delle sovvenzioni ti permette di importare dati precedenti nella piattaforma, come contatti, richieste e file Excel. 

Cruscotto amichevole: Un'interfaccia interattiva e facile da usare per trovare rapidamente le informazioni essenziali a prima vista. 

Gestione dei contatti: La vita è più facile quando è possibile centralizzare, organizzare e gestire tutti i contatti in un unico luogo; quindi, il vostro strumento di RSI dovrebbe permettervi di farlo. 

Risposta automatica: Inviare un messaggio manuale ad ogni richiedente può essere faticoso. Una buona soluzione di gestione delle sovvenzioni dovrebbe inviare automaticamente le risposte ai richiedenti che non soddisfano i tuoi criteri. 

Gestione del team: È possibile aumentare l'efficienza creando diversi ruoli nel team e delegando le responsabilità a ciascuno di essi. 

Flussi di lavoro automatizzati: Progettate e impostate flussi di lavoro automatizzati per organizzare il follow-up dei vostri progetti. Questa funzione può anche essere utile per creare automaticamente i compiti per i membri del team. 

Monitoraggio del bilancio: Rimanere in cima ai vostri risultati e mantenere il controllo delle vostre spese è sicuramente importante quando si gestiscono progetti di sovvenzione. Con questa funzionalità, è possibile avere una panoramica di quanti soldi sono stati assegnati per ogni attività e assicurarsi di essere all'interno del proprio budget. 

Calendario dei pagamenti: Tenere il passo con i pagamenti delle tue attività di sovvenzione può essere difficile. Ma il processo può essere indolore con un buon software di gestione delle sovvenzioni. Questa caratteristica ti permette di gestire e tenere traccia di tutti i tuoi pagamenti facilmente. 

Grafici: È essenziale rendere comprensibili tutti i dati all'interno dello strumento. La funzione dei grafici può aiutare a rendere il vostro rapporto più orientato ai dati ma comunque veloce da leggere e capire. 

Esportazione dei dati: Non tutte le persone coinvolte nel flusso di lavoro delle sovvenzioni useranno il software di gestione delle sovvenzioni. Quindi è vitale scaricare e condividere i documenti con i non-utenti, come i membri del consiglio e gli esterni. 

Sicurezza: Per la vostra sicurezza, lo strumento dovrebbe essere in grado di scansionare i file per i virus prima che gli utenti li scarichino. 

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