Il vero costo del software di gestione delle sovvenzioni

Decidere quale tipo di software di gestione delle sovvenzioni più adatto alle esigenze della vostra organizzazione non è un compito facile e può essere un processo travolgente e stressante, soprattutto per chi è alle prime armi. La parte più difficile è trovare il giusto equilibrio tra la spesa e i benefici che un software di gestione delle sovvenzioni può apportare alla vostra organizzazione.

Come fate a sapere che il vostro investimento vale davvero la pena e non è solo un'uscita pesante che non vi ripagherà? Prima di tutto, è importante capire perché un software di gestione delle sovvenzioni potrebbe sembrare un grande investimento, esaminando i costi e il valore e concentrandosi sul quadro generale.  

Costi una tantum e costi correnti

Ci sono diversi costi da prendere in considerazione. Poiché cambiano a seconda della complessità della vostra situazione e delle dimensioni della vostra organizzazione, i costi possono essere suddivisi in due categorie: costi una tantum e costi correnti.  

Nei costi una tantum, c'è un costo maggiore che coinvolge tutto ciò che è legato all'implementazione . È probabilmente il più grande costo una tantum per la vostra organizzazione. Consiste nel configurare il sistema per i vostri specifici processi di sovvenzioni. Il suo costo dipende principalmente dal grado di personalizzazione necessario per soddisfare le vostre esigenze. Il prezzo di questo processo cambia in base al tipo di soluzione che si sceglie di implementare. Anche se alcune delle spese sono già incluse nel prezzo base, la tua organizzazione potrebbe incorrere in spese extra a seconda della complessità del tuo sistema e della quantità di dati da trasferire.  

Inoltre, poiché una soluzione che integra tutti gli strumenti di cui avete bisogno in uno solo è tecnicamente impossibile, è saggio scegliere un software che assicuri un'assimilazione senza problemi tra il vostro nuovo software e quelli che state già usando. Alcune integrazioni sono abbastanza semplici e più comuni di altre: più raro e complesso è lo strumento da integrare, maggiore è il costo. Tuttavia, i vantaggi dell'integrazione sono molti e valgono assolutamente il suo prezzo :

 
1. Migliora la produttività, abbassando le possibilità di errori banali e riducendo il tempo che i dipendenti devono dedicare a compiti ripetitivi;
 
2. Permette una migliore analisi del sistema, dato che diversi programmi che girano in modi diversi rendono difficile l'incrocio dei dati e una chiara visione delle grandi immagini;
 
3. Migliora la soddisfazione del cliente; spendendo meno tempo a passare da un sistema all'altro, la vostra organizzazione può affrontare rapidamente e facilmente i problemi e le richieste dei clienti.

È chiaro che quando si sceglie un software di gestione delle sovvenzioni, si dovrebbe cercare uno che sia fatto su misura per le proprie esigenze. Più personalizzazione è richiesta, più alto è il costo. La personalizzazione può andare dal semplice cambiamento della lingua del modulo di domanda alla costruzione di una funzione completamente su misura che corrisponde alle esigenze della vostra organizzazione. Personalizzare il sistema alle vostre esigenze aiuta il vostro cliente a navigare in un'interfaccia più user-friendly e lo rende più funzionale per la vostra organizzazione.  

Come costi correnti, possiamo citare il supporto aggiuntivo e le caratteristiche che potresti voler aggiungere al tuo strumento . In effetti, trovare il perfetto sistema di gestione delle sovvenzioni per la tua organizzazione richiede tempo e molte prove, e potresti non riuscirci al primo tentativo. Ecco perché il tuo fornitore di software è lì per assisterti e fare le modifiche necessarie. Il costo di questo supporto aggiuntivo è determinato dal tuo livello di comfort nel fare piccole modifiche al sistema da solo e da quanto è complesso il tuo sistema.

Un software ne vale la pena.

Anche se è un grande investimento, ha quasi sempre una grande ricompensa. La chiave per sapere se ne vale la pena sta nell'avere un'idea chiara di:

 
1. Ciò di cui la vostra organizzazione ha bisogno: senza un'adeguata pianificazione, potreste incorrere in costi extra che non avete preso in considerazione e che potrebbero essere più costosi da implementare in un secondo momento;
 
2. Quanto è flessibile il tuo budget: devi prendere in considerazione il costo di ulteriori personalizzazioni o test che la tua soluzione perfetta potrebbe richiedere;
 
3. Che tipo di competenze software hanno i vostri dipendenti: se i vostri dipendenti hanno le competenze per fare piccole modifiche al modulo di domanda, avrete bisogno di meno assistenza dal vostro fornitore di software; quindi, la vostra soluzione sarà meno costosa da mantenere;
 
4. Quanto è reattivo il fornitore di software a qualsiasi cambiamento che dovete fare: un ottimo servizio clienti vale il prezzo, quindi scegliete un fornitore di software che si preoccupa delle vostre esigenze e risponde rapidamente ai vostri feedback e richieste. Vi farà risparmiare il tempo prezioso che ora potete dedicare a progetti diversi mentre qualcun altro si occupa del vostro sistema.

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