Come responsabili delle sovvenzioni, abbiamo tutti sperimentato questo problema: ricevete una domanda di sovvenzione via e-mail. Aprite il file e leggete tutti i dettagli. In base ai vostri criteri, decidete che a questo richiedente dovrebbe essere concesso il fondo. Più tardi, lo stesso giorno, avete una riunione in cui vi rendete conto che un collega ha esaminato la stessa domanda e, indovinate un po', ha negato la sovvenzione. La verità è che, troppo spesso, i criteri esatti utilizzati per scegliere i progetti da sovvenzionare non sono chiari a tutte le persone coinvolte, il che porta alla frustrazione di tutte le parti, richiedenti compresi. Inoltre, quando molti gruppi diversi di persone sono coinvolti nel processo decisionale, la comunicazione diventa una grande sfida. Ma il processo di creazione delle sovvenzioni non deve essere così difficile. Scoprite come Optimy può aiutarvi a scegliere i candidati migliori.
Creare moduli online efficaci
Molti potrebbero darlo per scontato, ma la progettazione di moduli online efficaci è il primo passo per avere le informazioni giuste e, di conseguenza, prendere la decisione giusta. Pensate al vostro modulo come a una sorta di conversazione che volete avere con i richiedenti. Come in ogni conversazione, dovreste iniziare il modulo con le domande più pertinenti. Per esempio, supponiamo che la vostra fondazione abbia deciso di sostenere per i prossimi mesi solo progetti legati alla salute. Dovreste chiedere al richiedente della sovvenzione, fin dall'inizio, che tipo di progetti sta portando avanti; in questo modo, non perderete tempo a controllare le risposte di richieste che non sono in linea con l'obiettivo della vostra fondazione.
Un altro consiglio è quello di creare moduli con più parti se il processo decisionale è complesso. In questo modo, è possibile utilizzare parti di un modulo per rappresentare ogni fase del processo decisionale. Il software di gestione delle sovvenzioni diOptimy è perfetto per questo. Nei nostri moduli, ogni parte funge da sottomaschera indipendente che può essere attivata cronologicamente in base alle risposte scelte dal richiedente nella parte precedente. Ciò significa che il richiedente può passare alla parte successiva del modulo solo se soddisfa i vostri criteri. Questo aiuta a risparmiare tempo sia per i richiedenti che per i responsabili delle sovvenzioni!
Migliorare la comunicazione interna ed esterna
Anche quando fate del vostro meglio per creare moduli intelligenti, ogni tanto un richiedente non invia tutte le informazioni necessarie per prendere una decisione, giusto? Beh, sentiamo il vostro dolore. Ecco perché Optimy ha creato la funzione di messaggistica. Questa opzione consente di inviare messaggi a persone esterne, come i richiedenti, in modo da poter verificare tutte le informazioni che potrebbero non essere chiare nel modulo di richiesta. Con questa opzione non è necessario passare dalla casella di posta elettronica allo strumento: è possibile comunicare direttamente dal software Optimy nel record del progetto. Il capoprogetto è malato? Non c'è problema, potete prendere in mano il progetto, se necessario. Vedete direttamente nella vostra dashboard se i messaggi necessitano di un follow-up e cosa è stato inviato di recente.
Potete anche mettervi in contatto con altri reparti della vostra fondazione aziendale e, naturalmente, con il vostro team! Dopo tutto, una buona comunicazione interna consiste nel tenere informati gli stakeholder. Se tutte le comunicazioni sono accessibili all'intero team, la collaborazione è facilitata. In questo modo, se un collega ha un feedback che potrebbe influenzare la decisione di scegliere un richiedente di sovvenzione, potete facilmente ottenere tali informazioni e prendere una decisione informata.
Creare criteri per assegnare un punteggio alle richieste di sovvenzione
Parlando di collaborazione con i compagni di squadra, è fondamentale anche assicurarsi che tutti utilizzino gli stessi criteri per scegliere le sovvenzioni giuste. Ci rendiamo conto che la scelta del progetto di sovvenzione giusto da sostenere può essere in qualche modo soggettiva, ma com'è possibile che persone diverse possano prendere decisioni così diverse sulla stessa domanda? Ecco perché stabilire criteri chiari può aiutarvi a essere più obiettivi nella valutazione dei progetti. Le funzioni di punteggio automatico e di filtro automatico di Optimyconsentono di farlo in modo preciso e veloce.
Come dice il nome, la funzionalità Punteggio automatico assegna automaticamente un punteggio alla domanda in base alle risposte del richiedente. Il punteggio è calcolato come un valore percentuale che viene assegnato a ciascuna risposta. Questa opzione va di pari passo con la funzionalità Filtraggio automatico, che consente di ordinare automaticamente le domande in arrivo in base ai criteri scelti.
In poche parole, impostando i punteggi per ogni risposta nello strumento, vi assicurate che i progetti preselezionati corrispondano agli obiettivi della vostra fondazione aziendale senza doverli approfondire. Infine, potrete concentrare i vostri sforzi sulle proposte che soddisfano la vostra strategia.
Invitare esperti esterni per esaminare e valutare i progetti
Il feedback di colleghi ed esperti esterni è talvolta una fase essenziale del processo decisionale. Ma condividere tutte le informazioni importanti e seguire i loro progressi può essere una grande sfida. Non temete, le funzioni di Optimy possono aiutarvi ancora una volta.
Con la nostra funzione di valutazione, potete facilmente raccogliere i feedback dei valutatori nello strumento stesso. Una volta che il peer o l'esperto hanno dato il loro contributo, le informazioni saranno collegate al progetto, rendendo più facile la sua revisione.
Sappiamo che il controllo delle informazioni è fondamentale. Per questo sarete voi a concedere l'accesso ai valutatori e a decidere quali informazioni possono vedere. Potete anche rendere facilmente interpretabili tutti i dati che raccoglierete dai valutatori, creando grafici di bell'aspetto e confrontando i dati forniti da persone diverse.
Pensieri finali
Perché i dipartimenti di vendita e marketing hanno utilizzato la tecnologia per semplificare il loro lavoro, ma il settore della CSR insiste nel gestire tutto tramite e-mail ed Excel? Dopo tutto, sono lontani i tempi in cui il processo di creazione delle sovvenzioni doveva essere fatto manualmente. E la tecnologia può fare molta strada quando si tratta di scegliere i giusti candidati alle sovvenzioni.
Optimy può aiutarvi in ogni fase del vostro flusso di sovvenzioni, non nella sola selezione. Il nostro strumento superflessibile si allinea ai vostri flussi di lavoro e alle vostre esigenze attuali, dalla raccolta e selezione delle richieste di sovvenzione alla creazione dei bilanci e dei rapporti dei progetti, il tutto in un unico strumento.
Vi state chiedendo in quali altri modi Optimy può aiutare la vostra fondazione? Saremo lieti di ascoltarvi, quindi continuate la conversazione qui.
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