Lavorate per una fondazione e siete sempre alla ricerca delle migliori pratiche? Le organizzazioni filantropiche dedicano molte risorse per pianificare e rafforzare la loro strategia di CSR. Molte sostengono cause importanti erogando fondi alle organizzazioni non profit e sono costantemente alla ricerca di modi per aumentare il loro impatto sociale.
In qualità di professionisti della filantropia, dovete ricercare e adottare modi migliori per aiutare le organizzazioni non profit a realizzare le loro missioni. Un aspetto del grantmaking che spesso viene trascurato è come emettere e gestire efficacemente un bando di concorso in modo da avvantaggiare sia voi che le organizzazioni non profit che cercate di sostenere.
State pensando di lanciare un bando che vi permetta di sostenere finanziariamente una causa, ma non sapete da dove cominciare? Per guidarvi nella procedura di un bando di sovvenzione, ecco la nostra rapida lista di controllo degli elementi da tenere in considerazione:
Fase 1: Pre-lancio dell'invito a presentare progetti
Sviluppate la vostra strategia di sostegno alle associazioni.
Iniziate a pianificare la vostra richiesta pensando a ciò che vorreste realizzare con il vostro obiettivo. Quali cause e organizzazioni volete sostenere? Come volete sostenere i vostri futuri partner associativi? Ad esempio, state cercando solo progetti da finanziare o volete anche sviluppare un programma di sponsorizzazione?
Quindi, stabilite le condizioni in cui fornirete il sostegno finanziario. Che tipo di sovvenzione fornirete? Ad esempio, si tratta di un fondo diretto o di un fondo di corrispondenza? Il vostro sostegno è limitato o non limitato? Se non è limitato, terrete conto anche dei costi operativi? Volete finanziare solo progetti esistenti o siete aperti a progetti già in corso? Per quanto tempo rimarrà aperto il vostro invito a presentare progetti? Come pensate di rimanere in contatto con le associazioni? Sono tutte domande importanti che dovreste porvi nelle prime fasi di pubblicazione di un bando.
▢ Definire il budget che verrà stanziato.
▢ Stabilire il processo di revisione delle domande presentate.
▢ Documentare l'intero processo, passo dopo passo, e assegnare ruoli e responsabilità a tutte le parti interessate (come il comitato direttivo, il comitato di selezione, il monitor amministrativo e finanziario, le associazioni dei beneficiari, ecc.)
Definite i canali di comunicazione che utilizzerete per dare visibilità al vostro invito a presentare progetti.
Stabilite il numero massimo di domande che desiderate ricevere e il processo di ricezione delle stesse. Optate per un modulo online, renderà la vita più facile a tutti!
Fase 2: lancio dell'invito a presentare progetti
Lanciate la comunicazione intorno al vostro bando e adattatela se necessario. Moltiplicate i canali di comunicazione, circondandovi dei partner giusti del settore.
Tenere traccia delle domande ricevute giorno per giorno. Questo vi consentirà di stare all'erta e di adeguare il vostro bando quando necessario. Anche in questo caso, vi invitiamo a optare per un sistema online per centralizzare tutte le informazioni e confrontare le domande per assicurarvi che tutto funzioni.
Assegnate un punteggio alle candidature ricevute man mano che procedete, in base al vostro sistema di punteggio prestabilito. Soprattutto nelle prime fasi, tenete d'occhio i punteggi che le domande ricevono. Se il punteggio medio è troppo basso o alto, dovrete modificare il vostro sistema di punteggio.
Inoltrare le domande di partecipazione al comitato di selezione.
Tenete informati i candidati sullo stato di avanzamento della loro candidatura durante tutto il processo, dalla ricezione della domanda, all'analisi e all'attribuzione del punteggio, alle fasi successive in caso di selezione, ecc. La trasparenza vi consentirà di instaurare un rapporto di fiducia con i candidati fin dall'inizio. Ricordate che questo è un prerequisito per il successo di un progetto, dato che la concessione di sovvenzioni richiede sempre più spesso un impegno continuo tra voi e i richiedenti.
Fase 3: chiusura dell'invito e follow-up del progetto
Comunicare i risultati a tutti coloro che hanno presentato la domanda.
Incontrare i candidati selezionati e rivedere i termini e le condizioni del sostegno per assicurarsi che tutto sia chiaro per tutte le parti interessate.
Firmare tutti i documenti legali e ufficiali.
▢ Erogare la sovvenzione (parzialmente o totalmente) e/o procedere alla costruzione della roadmap insieme in caso di sponsorizzazione o coproduzione del progetto.
Informare i team interni sullo stato della chiamata.
Fase 4: valutazione del progetto e adeguamento dei processi
Debriefing interno sullo stato di avanzamento del processo di aggiudicazione.
Creare rapporti sul processo di aggiudicazione.
Misurare l'impatto delle azioni intraprese o sostenute e ottenere risultati chiave.
Comunicare il successo delle proprie azioni, i risultati ottenuti e i punti di miglioramento che si vogliono implementare.
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