Nous entrons dans l'année 2022, et vous utilisez toujours Microsoft Excel.
N'avez-vous pas l'impression qu'il s'agit d'une solution dépassée ? À première vue, Microsoft Excel semble être un outil d'analyse parfait. Cependant, cet outil présente de nombreuses limites qui peuvent réduire son efficacité et vous faire perdre de l'argent. Qu'il s'agisse de simples feuilles de calcul de budget familial ou de fichiers comportant des milliers d'onglets utilisés par des sociétés géantes, Excel est l'un des logiciels les plus populaires au monde, utilisé par environ 750 millions de personnes.
On peut dire que pratiquement toutes les organisations ont utilisé des feuilles de calcul Excel pour gérer leurs projets. L'utilisation d'une feuille de calcul pour la gestion de projets, la création de tableaux et l'élaboration de petits rapports présente plusieurs avantages. Cela devrait suffire pour traiter des tâches simples telles que des tâches personnelles ou des missions d'équipe de base. Mais, pour chaque avantage, il y a aussi un inconvénient. Et lorsqu'il s'agit de gérer des projets complexes de bien social, ces inconvénients peuvent être encore plus importants.
Pourtant, de nombreux entrepreneurs sociaux utilisent l'éditeur de feuilles de calcul Excel pour organiser les processus de RSE et perdent inévitablement de l'argent. "Pourquoi ? demanderez-vous. Eh bien, ils perdent de l'argent parce qu'ils utilisent mal les outils modernes, ou parfois ne les utilisent pas du tout. Cela rend la gestion difficile, ajoute du travail inutile, consomme du temps à l'équipe et entraîne des dépenses plus importantes.
Si vous ne nous croyez pas, voyez ci-dessous une fois pour toutes pourquoi vous devriez laisser les fichiers Excel au passé.
1. Excel seul ne fait pas grand-chose
Vous avez peut-être l'impression qu'il y a tant de choses à faire avec Excel, ce qui peut être vrai si vous ne gérez qu'un projet particulier. Mais si vous devez simultanément recueillir des données à l'aide de formulaires, répondre à des candidats et communiquer avec votre équipe, Excel ne suffira pas. Selon Paul Hammerman, analyste des applications d'entreprise chez Forrester Research Inc, "Excel n'a tout simplement pas été conçu pour effectuer certaines des tâches lourdes que les entreprises doivent accomplir"."Et si vous décidez d'utiliser Excel, il y a de fortes chances que vous utilisiez toute une série d'autres outils avec lui : Trello, Google Forms, G Suite, etc. Faire cela peut conduire à une décentralisation de l'information, ce qui peut causer beaucoup de maux de tête.
2. Excel exige beaucoup de travail manuel
Quiconque a utilisé Excel au quotidien sait qu'il y a beaucoup de travail manuel. Et c'est un gros problème pour deux raisons principales. Premièrement, le travail manuel prend beaucoup de temps et peut devenir très vite ennuyeux. Deuxièmement, lorsque les gens ne se concentrent pas sur le travail manuel, ils font des erreurs. Beaucoup d'erreurs ! En fait, une étude suggère que près de 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs. "Dans les grandes feuilles de calcul comportant des milliers de formules, il y aura des dizaines d'erreurs non détectées", explique Ray Panko, professeur de gestion informatique à l'université d'Hawaï, et autorité en matière de mauvaises pratiques sur les feuilles de calcul. Maintenant, imaginez combien de fois vous avez pu mal calculer le budget d'un projet à cause d'une petite erreur dans une cellule de formule. Inutile de dire qu'une telle erreur peut avoir des conséquences importantes.
3. Excel manque de processus de sécurité
Lorsque vous devez travailler sur un document Excel avec votre équipe, celle-ci y a pleinement accès, y compris aux données sensibles qu'il contient. Lorsqu'il s'agit du GDPR, cela peut être un gros problème. Il est essentiel de disposer d'un outil tel que Optimy qui anonymise les informations personnelles pour les garder en sécurité. Notre produit vous permet également de créer de nombreux rôles différents au sein de l'outil, avec différents niveaux d'autorisation. Ainsi, les membres de votre équipe ne peuvent accéder qu'aux données que vous jugez nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Donner un contrôle total sur les feuilles de calcul Excel peut également poser un problème au cas où quelqu'un ferait une erreur. Nous savons tous qu'il suffit d'une formule erronée pour perturber l'ensemble d'un document. Avec Optimy, vos données seront sauvegardées de manière appropriée afin qu'elles soient sécurisées et disponibles à tout moment.
4. Excel conduit à une mauvaise communication
Excel ne dispose pas d'une fonction dédiée permettant aux équipes de communiquer entre elles. Les commentaires peuvent parfois être utilisés à cette fin, mais cela peut rapidement devenir compliqué et vous pourriez avoir l'impression d'essayer de trouver une aiguille dans une botte de foin. Notre logiciel RSE vous permet non seulement de discuter avec vos collègues et de mieux collaborer, mais il vous permet également d'envoyer des messages à vos demandeurs et aux autres parties prenantes. De cette façon, toute la communication est centralisée, et n'importe qui peut reprendre la conversation en cas d'urgence.
5. Excel a oublié que les besoins des utilisateurs évoluent.
Mais ce n'est pas le cas. Nous avons créé Optimy en pensant à vous. Nous avons créé nos solutions pour que vous puissiez gérer les processus de parrainage, d'octroi de subventions et de bénévolat. Avec Optimy, vous disposez d'une approche flexible qui vous permet de gérer facilement l'ensemble du cycle de la RSE, depuis la création et l'édition de formulaires, la réponse aux candidats, jusqu'à l'attribution de tâches à des collègues. Si le gain de temps est votre principal objectif, vous pouvez même configurer des messages automatiques ou automatiser certains processus afin d'en finir avec les tâches manuelles répétitives.
Quel est donc l'avenir de votre outil Excel ?
L'adoption de la technologie numérique est devenue vitale pour toute entreprise. Mais même si de nombreuses sociétés l'utilisent dans leurs départements de vente ou de réussite client, beaucoup ont encore un processus manuel pour leurs activités de responsabilité sociale d'entreprise.
Nous vantons les mérites de notre outil, mais ne nous croyez pas sur parole, regardez comment nos clients évoluent grâce à Optimy.
Prenons le cas de notre client, Mainova. Connue comme l'un des plus grands fournisseurs d'énergie en Allemagne, l'entreprise finance depuis des années des programmes visant à accroître l'efficacité énergétique dans les installations sportives, les institutions sociales et les associations, ainsi que la conversion à des solutions de chauffage efficaces. Avec plus de 500 demandes de subventions envoyées par e-mail chaque année, ils savaient qu'Excel n'était plus suffisant pour leur processus de RSE. Depuis qu'elle a commencé à utiliser Optimy, Mainova a rationalisé l'ensemble de son cycle d'octroi de subventions, et cet outil s'est avéré très utile pour gagner du temps.
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