L'octroi de subventions n'est pas une chose facile à mettre en place. Mais elle n'en est pas moins très importante. Cette stratégie d'octroi de subventions porte en elle-même tant de sens pour les organisations à but non lucratif. Elle est axée à 100 % sur la mission et vise à aider les financeurs à exécuter, planifier et rendre compte de leurs programmes de subventions, mais pas seulement. Travailler dans le domaine des subventions témoigne du désir d'avoir un impact et de susciter le changement. Et c'est ce que vous souhaitez également en tant que subventionneur, n'est-ce pas ? Puisque vous fournissez des ressources aux projets inspirants des organisations à but non lucratif, vous participez à leur impact positif. Du moins, c'est ainsi que nous le voyons et que vous devriez également le voir. Votre travail, votre fonction ont de la valeur. Il peut donc être important d'en être conscient et de s'assurer que vous disposez de tout ce qui est nécessaire pour accomplir votre travail de la meilleure façon possible.
En tant que Chargé de subventions, vous avez besoin de compétences vastes pour maîtriser votre processus d'octroi de subventions. Vous devez offrir une expérience agréable aux candidats, mais aussi faire preuve de transparence et de souplesse. Il vous revient de savoir évaluer les projets, entretenir les relations avec toutes les parties concernées et, bien sûr, organiser ces projets afin d'ensuite, établir des rapports sur leur efficacité et leur portée. Cela peut représenter beaucoup de tâches administratives fastidieuses et difficiles à gérer. Cela peut même être accablant. Mais face à ce challenge, il est aussi essential de vous rappeler pourquoi l'octroi de subventions est porteur de sens et pourquoi vous devriez en être fier.
L'octroi de subventions concerne tous les domaines
Qu'il s'agisse de sujets culturels, sociétaux, sociaux, de santé, scientifiques ou environnementaux, les subventions peuvent être allouées à divers domaines, aidant ainsi de nombreuses organisations à but non lucratif à améliorer l'état et l'avenir de notre société. Donner du pouvoir à tant de projets inspirants est important en soi, alors bien sûr, il vous faut aussi des méthodes dynamiques pour permettre à ces projets d'avoir l'impact désiré sur la société d'aujourd'hui. Il est vrai que nos sociétés modernes disposent de nombreux moyens d'encourager les bonnes actions et les activités à impact social, mais cela ne signifie pas que les subventions ne sont plus nécessaires. De nombreuses organisations à but non lucratif s'appuient encore et toujours sur des appels à projets et des offres de subventions, car elles savent que cela peut les aider à mettre en place des projets significatifs et ambitieux. Comme les ONG et les organisations à but non lucratif travaillent souvent dans des domaines peu connus du grand public, tout soutien est le bienvenu et est vital pour la poursuite de leurs projets. Offrir des subventions est donc un excellent moyen de participer au bien qu'ils essaient d'accomplir. Qu'ils aient besoin de ressources, d'assistance ou de matériel, les fonds vont les aider à organiser, planifier et atteindre leurs objectifs. Faire partie d'ambitions aussi inspirantes est très certainement la meilleure récompense que vous puissiez espérer. N'est-ce pas ?
L'octroi de subventions est un processus complet
Vous ne jouez pas seulement avec des données, des questions, des informations. L'octroi de subventions est un processus complet qui nécessite plusieurs tâches, toute une équipe pour vous soutenir, et un outil pour pouvoir gérer toutes les étapes du processus facilement et efficacement. C'est peut-être répétitif, et nous l'avons peut-être déjà dit, mais nous ne pouvons nous empêcher d'insister : vous ne pouvez pas tout faire par vous-même. Heureusement, il existe des moyens de vous faciliter la vie. Construire un projet dans son ensemble et veiller à en suivre les étapes ne sont pas des tâches faciles, mais il est vital de s'assurer que tout se passe bien. En plus d'avoir une équipe pour vous soutenir, vous pouvez aussi disposer d'un logiciel tout-en-un pour alléger votre charge de travail. Une fois que vous avez défini le processus et que vous l'avez rendu parfaitement clair, il est temps de vous assurer que vos candidats vivront une expérience agréable. Rassembler des données, des informations et des fichiers pour remplir une demande est un travail fastidieux : ne le rendez pas encore plus pénible en leur fournissant un formulaire indigeste à remplir. Soyez clair sur les exigences et les éléments à fournir et veillez à leur offrir un suivi humain.
L'octroi de subventions est un moyen de trouver des solutions
Lorsqu'on lance un projet de subvention, l'objectif est évidemment d'aider à trouver une solution, une solution de rechange, une meilleure façon de faire les choses dans la société, quel que soit le domaine. S'assurer du changement que l'on souhaite voir se produire est un bon moyen de définir les conditions que l'on souhaite voir remplir par les candidats. Les organisations à but non lucratif sont conscientes d'un problème spécifique dans les communautés, dans la société, dans un domaine spécifique et elles ont besoin de moyens pour fournir une solution efficace et construire le changement dans ce domaine. C'est là que vous intervenez. Une compréhension large et approfondie du problème qu'elles essaient de résoudre est nécessaire pour construire un programme efficace et répondre aux candidats qui sont pertinents pour le programme de subventions. Pensez-y lorsque vous élaborez votre offre de financement, car si c'est flou pour vous, ce sera aussi flou pour vos candidats. Ce flou peut vous faire perdre un temps précieux dans la réalisation de vos objectifs d'impact social.
10 étapes pour planifier une stratégie de subvention qui en vaut la peine
1. Ayez un objectif et une mission clairs
Formulez une mission claire. Cela vous aidera à vous concentrer sur les projets, les candidats, les organisations à but non lucratif et les problèmes dans lesquels vous souhaitez vous engager. Ne vous éparpillez pas dans de nombreux domaines : vous ne pouvez pas tout faire en même temps, alors prenez votre temps pour réfléchir aux choses sur lesquelles vous aimeriez vous concentrer. Comme nous l'avons dit précédemment : l'octroi de subventions est un moyen de trouver des solutions. À quel problème ? Vous devez être capable d'y répondre avant même d'avoir entamé quoique ce soit.
2. Déterminez précisément à quoi servira la subvention
Cette étape sera importante pour vous afin de pouvoir dresser la liste de toutes les prérequis que les candidats devront posséder pour que leur demande soit pertinente et recevable. Une fois la mission et les objectifs clairement définis, il vous sera encore plus facile de connaître les éléments que doivent remplir les organisations non lucratives potentielles que vous souhaitez aider. N'hésitez pas à faire un brainstorming en équipe sur cette étape et à collecter des informations sur Internet : c'est une mine d'or quand il s'agit de ressources !
3. Créez un formulaire de demande facile à comprendre et facile à utiliser
Structurez votre formulaire et offrez aux candidats une expérience utilisateur aisée et intuitive. Faites en sorte qu'ils puissent remplir votre formulaire en plusieurs étapes : il faut parfois du temps pour rassembler tous les fichiers requis. Facilitez-leur la tâche en leur permettant de revenir au formulaire chaque fois qu'ils ont un nouveau document à ajouter. Vous pouvez également personnaliser cette page de formulaire pour offrir une expérience agréable, mais cela dépend bien sûr de l'outil que vous utilisez, n'est-ce pas ?
4. Faites passer le mot
Une fois que tout est prêt, vous devez vous assurer que les organisations à but non lucratif savent qu'il existe une subvention qui pourrait être intéressante pour elles. N'hésitez pas à faire parler de vous. Internet offre un large éventail de possibilités pour se faire connaître : médias sociaux, relations publiques, publicité payante, blogs, etc.
5. Collectez les demandes
C'est en direct, c'est parti ! Les candidats sont là et vous recevez des candidatures : c'est formidable. Avez-vous réfléchi à la manière de répartir le travail pour ne pas vous perdre dans la masse de demandes envoyées ? Il est important de structurer un processus de collecte des candidatures C'est en direct, c'est parti ! Les candidats sont là et vous recevez des candidatures : c'est formidable. Avez-vous réfléchi à la manière de répartir le travail pour ne pas vous perdre dans la masse de demandes envoyées ? Il est important de structurer un processus de collecte des candidatures et de vous entourer d'une équipe où chacun sait ce qu'il doit faire.<br>
6. Traiter l'examen des candidatures et sélectionner la meilleure.
Via un système de notation, via une liste d'exigences à vérifier, quelle que soit la manière dont vous souhaitez traiter cette étape, faites-le. Cela vous facilitera la vie lorsque vous serez confronté à des centaines de candidatures à examiner.
7. Restez en contact avec vos candidats
Il n'y a rien de plus frustrant que de demander une subvention et de ne rien savoir de la date à laquelle vous aurez des nouvelles des responsables de la subvention. Restez en contact avec vos candidats, faites-leur savoir quand ils auront des nouvelles, ne les laissez pas dans l'ignorance : ce sont des humains derrière les écrans, des humains qui travaillent sur des projets intéressants, inspirants et qui veulent apporter des changements.
8. Rendez-le public
Faites connaître le projet gratifiant que vous allez soutenir : cela lui donnera de la visibilité et de la notoriété, ce qui pourrait aider l'association à mener à bien ses projets.
9. Rapport sur votre projet de subventions
Une fois le projet terminé, vous voudrez peut-être jeter un coup d'œil à tout. Faites un rapport sur les données, sur l'efficacité de l'équipe, sur tout ce qui s'est bien passé, ou pas. Partagez l'information avec toutes les parties prenantes impliquées.
10. Tirer les leçons du passé
En lien avec l'étape précédente : dormez dessus. Tirez les leçons de tout ce qui s'est passé pendant le projet afin d'améliorer le prochain. Vous avez testé certaines choses lors de votre précédent processus d'octroi de subventions et cela a fonctionné ? Excellent ! Gardez-les. Mais laissez tomber tout ce qui a mal tourné. Vous avez fait un excellent travail, il est maintenant temps d'en faire un encore meilleur.
Et bien sûr, pour toutes ces étapes, il existe des moyens de les rendre encore plus faciles. Qu'en pensez-vous?
