En tant que gestionnaire de subventions, vous êtes confronté à de nombreuses tâches administratives au quotidien. En plus de tout cela, il y a des personnes qui doivent être au courant de l'état d'avancement du projet de subvention et d'autres qui doivent tout savoir sur les demandes pour pouvoir les examiner. Bien sûr, il faut aussi mentionner les candidats qui ne peuvent pas être laissés dans l'ignorance et qui ont besoin de savoir ce qui se passe avec leurs demandes de projet et quand vous allez rendre une décision finale à leur sujet. En somme, c'est beaucoup.
Si vous souhaitez structurer votre plan de gestion des subventions par le biais de tâches manuelles répétitives, c'est votre choix, mais il existe de meilleures façons de procéder, des façons qui vous garantiront très probablement un projet réussi et facile à gérer. Et cela se résume aussi à un mot : stratégie. L'élaboration d'une stratégie implique que vous définissiez des objectifs et des étapes à suivre afin que rien ne soit oublié et que personne ne soit perdu dans la mer des choses à faire.
Commençons par le début.
Étape 1 : Fixez des objectifs clairs
Une fois que vous avez fixé les objectifs de votre organisation, vous pouvez en tirer une stratégie. Votre stratégie vous aidera à atteindre les objectifs en suivant les étapes suivantes Pensez à une stratégie comme à une vision claire avec des directions faciles à suivre. Construire une subvention sans savoir ce que vous voulez atteindre ne fera que laisser tout le monde dans une zone floue où ils ne savent pas pourquoi ils le font. L'objectif est essentiel pour tous les types de projets.
Étape 2 : Mettez tout le monde sur la même longueur d'onde
Quel que soit le nombre de personnes travaillant pour votre entreprise, vous devez faire en sorte que chacun sache ce qui se passe. Bien sûr, tout le monde ne sera pas directement impliqué dans le processus, mais au moins, ils sauront tous comment ça se passe et pourquoi vous travaillez si dur sur ce projet. Tout le monde suivra les mêmes étapes pour atteindre les objectifs que vous avez fixés pour votre organisation.
Étape 3 : Donnez une direction à vos priorités
Lorsque vous planifiez votre stratégie, remettez en question chaque orientation que vous donnez à la stratégie que votre organisation va suivre, pour savoir si elle vous aidera ou non à réaliser ce que vous avez l'intention de faire.
Étape 4 : Simplifier la prise de décision
Lorsque vous aurez mis en place votre stratégie, elle contribuera à stimuler la productivité de votre organisation. Quelles que soient les situations auxquelles votre organisation peut être confrontée, vous avez déjà votre stratégie à suivre si vous rencontrez une certaine situation. Vous n'avez pas besoin de passer beaucoup de temps à chercher ce qu'il faut faire ensuite, car la stratégie a déjà été mise en place.
Vous vous sentez plus à l'aise avec votre stratégie de subvention ? Très bien. Il est maintenant temps de vous demander comment vous allez articuler chaque étape de votre stratégie. Quels sont les outils que vous allez utiliser ? Gardez à l'esprit que ces mêmes outils seront utilisés par les membres de votre équipe ; donc si vous êtes à l'aise avec leur utilisation, assurez-vous qu'ils ressentent la même chose à leur égard : il n'y a rien de pire que de ressentir de la frustration de la part de l'équipe parce qu'elle ne peut pas comprendre et gérer un outil qui est censé lui faciliter la vie et les tâches.
Aujourd'hui, il est clair que la technologie a apporté beaucoup d'avantages dans la vie de tous les jours et encore plus dans l'accomplissement des tâches pour le travail. Encore plus pendant la situation de covid19, car nous nous sommes tournés vers la technologie et les outils numériques que nous avons développés pour rendre notre travail possible tout en travaillant de chez nous, en étant totalement isolés les uns des autres. Le même type de solutions numériques existe pour le projet de gestion des subventions. Cela vaut peut-être la peine d'y jeter un coup d'œil.
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