Les sept secrets du rapport de subvention

Le rapport social est l'un des éléments les plus importants de l'octroi de subventions. La préparation et la publication de documents qui présentent des informations utiles concernant les activités sociales des entreprises peuvent jouer un rôle important dans toute entreprise. Le rapport de subvention peut être utilisé pour informer les parties prenantes de la manière dont une entreprise a abordé ou aborde les préoccupations des parties prenantes en matière de RSE et les intègre dans les processus décisionnels stratégiques de l'entreprise.

Mais lors de l'élaboration des rapports, les gestionnaires de subventions peuvent être confrontés à quelques questions : Comment créer efficacement un tel rapport ? Comment mesurer les résultats et quel outil de rapport de subvention utiliser ? Ne vous inquiétez pas ! Nous allons vous guider à travers le processus parfois douloureux de l'élaboration de rapports de subvention.

Imaginez un outil qui vous fournisse une bonne quantité d'informations fiables, utiles et à jour sur vos activités d'octroi de subventions. Incroyable, non ? Et c'est exactement ce que devrait être un rapport de subvention. En termes simples, les rapports sont un ensemble d'informations provenant d'un secteur ou d'une activité spécifique et visant à présenter la situation générale de manière transparente et directe.

Un rapport efficace fournit une vue complète et équilibrée des sujets importants d'une organisation et de leurs impacts respectifs, ainsi que de la manière dont ces impacts sont gérés.

Il va sans dire que la publication de rapports sur la responsabilité sociale vise à encourager la transparence et les bonnes pratiques de gestion dans les organisations. En outre, ces rapports cherchent à identifier, mesurer et divulguer leurs performances sociales et environnementales.

En un mot, les informations fournies dans les rapports de subvention sont nécessaires pour que les gestionnaires puissent suivre les projets et réfléchir à l'avenir. Il en résulte une meilleure prise de décision sur la base des données collectées et présentées précédemment, ce qui augmente considérablement les chances de succès des subventions.

De nombreuses fondations d'entreprise ont déjà l'habitude de créer des rapports à l'intention de leur conseil d'administration et d'expliquer comment leur budget a été alloué. Dans ce cas, le conseil d'administration et les financeurs peuvent envoyer des directives sur la manière dont le rapport doit être rédigé. Mais que se passe-t-il si vous n'avez pas de directives du tout ?

Voici quelques stratégies clés qui vous aideront à rédiger un rapport pertinent sur les subventions et autres activités de RSE.

#1 Commencez par une note de remerciement

Une lettre d'ouverture du directeur général et/ou du responsable RSE de l'entreprise est un excellent moyen de commencer votre rapport. Cette lettre doit exprimer la gratitude de votre organisation envers ses financeurs et leur donner le sentiment d'être appréciés.

Une autre stratégie de rapport à ajouter à ce stade du document est le lien entre l'aspect commercial et les activités de subvention de la société. Cela vous semble-t-il compliqué ? Voici un exemple rapide. Le responsable RSE d'une fondation d'entreprise du secteur du divertissement pourrait commencer sa lettre en disant que son objectif, dans tout ce qu'il fait, est de faire sourire les gens. En tant qu'organisation socialement responsable, leur objectif de répandre des sourires parmi les membres de la société est une grande partie de cette mission. La meilleure façon d'atteindre un tel objectif est de mener des activités de RSE significatives et transformatrices. Ils pourraient même ajouter un paragraphe avec une courte histoire personnelle sur la façon dont ils ont été personnellement impliqués dans les projets sociaux de l'organisation. Après tout, c'est aussi le moment d'humaniser votre marque et de montrer les visages derrière tous les chiffres.

#2 Montrer l'engagement de la direction

La crédibilité du rapport peut être soutenue par l'engagement de la direction générale, la description de la politique de l'entreprise et l'introduction des responsabilités du personnel, ainsi que par les objectifs. Bien entendu, cela est encore plus vrai lorsqu'il s'agit de rendre compte d'une série de projets de RSE, tels que le bénévolat des employés et l'investissement dans la communauté. Néanmoins, il est pertinent de discuter de la manière dont la direction devrait toujours être impliquée dans les projets de bien social ou dans toute organisation. Cela semble être une évidence, mais beaucoup de gens considèrent cette partie du rapport comme allant de soi. Et c'est pourquoi : bien souvent, l'équipe de direction ne s'implique pas autant qu'elle le devrait dans l'octroi de subventions et autres projets de RSE.

Comme nous le savons tous, de nombreux managers sont tellement débordés par les échéances, les réunions et leurs propres projets qu'ils sont à peine impliqués dans les projets de RSE. Après tout, ils sont trop occupés à atteindre les objectifs et les indicateurs clés de performance. Selon Caroline Modave, c'est l'un des plus grands défis que doivent relever les responsables RSE et les directeurs des ressources humaines lorsqu'ils tentent de mettre en œuvre des activités d'engagement des employés. Comme elle l'explique, le moyen de résoudre ce problème est de s'assurer de créer des stratégies de RSE qui impliquent l'entreprise dans son ensemble : "Je pense que les ingrédients clés commencent effectivement par une première réflexion : Que défend votre organisation ? Quel type d'activité va-t-elle mener ? Quel est son objectif ? Cet objectif spécifique, en tant qu'organisation, permet d'obtenir le soutien des dirigeants, mais aussi de faire en sorte que les gens comprennent vraiment l'impact que je peux avoir au sein de l'organisation. Je suis convaincu que la façon d'engager votre direction est de comprendre réellement la situation de ces managers. Cela nécessite donc un certain dialogue au sein de l'organisation."

On peut donc dire que la direction doit être impliquée dans les premières étapes du processus de RSE. Mais une fois que tout cela est fait, il est vital d'expliquer dans votre rapport de subvention comment la direction a été impliquée dans le processus décisionnel et quels ont été les impacts de son implication.

#3 Utiliser la transparence pour gagner en crédibilité

Une étude mondiale des consommateurs a montré que la RSE reste un facteur de différenciation révolutionnaire, influençant à la fois les habitudes des consommateurs et les options du public sur les marques. La quasi-totalité des consommateurs interrogés dans le cadre de cette étude ont remarqué que lorsque les organisations participent à des activités sociales, ils ont une image plus positive de l'entreprise, sont plus susceptibles de faire confiance à cette organisation et lui sont plus fidèles. Les acheteurs interrogés ont ajouté qu'il est satisfaisant qu'une organisation ne soit pas parfaite, dans la mesure où elle est franche et transparente quant à ses efforts en matière de RSE.

Il est important de garantir la transparence des entreprises. L'un des principaux avantages des rapports de gestion est la possibilité pour différents professionnels d'avoir accès aux mêmes informations. En d'autres termes, ces documents permettent à la transparence au travail d'être quelque chose de concret et pas seulement une valeur symbolique. Toutefois, cet avantage ne peut être obtenu que s'il existe un système de partage de l'information dans l'entreprise. Logiquement, les rapports de gestion ne doivent pas passer par tous les employés, mais il est intéressant que la plupart des dirigeants puissent vérifier les données de manière claire et directe.

Ainsi, le rapport d'octroi de subventions donne à l'entreprise l'occasion de communiquer à ses parties prenantes ses efforts pour être une organisation socialement responsable. En outre, c'est l'occasion de discuter de certains succès et défis sur un large éventail de questions liées à la RSE, notamment la façon dont la fondation aborde la gouvernance d'entreprise, le changement climatique, l'engagement des employés, l'inclusion sociale et l'investissement communautaire.

N'oubliez pas que le rapport est un moyen de transparence et qu'il doit être utilisé comme un outil de sensibilisation efficace dans le cadre d'une campagne permanente de relations avec les parties prenantes.

#4 Adressez-vous à vos parties prenantes

Le rapport annuel sur les subventions est un bon moment pour renforcer la position des parties prenantes et leur implication dans les décisions de votre fondation/société. Les relations entre votre organisation et vos parties prenantes ne doivent pas être considérées comme acquises. Bien souvent, la perception du public ne fait pas la distinction entre les sociétés et les fondations et leurs bailleurs de fonds/actionnaires/employés/contractants.

Lescandale des ateliers clandestins de Nike dans les années 90 en est un bon exemple. À l'époque, un militant syndical a rédigé un rapport sur les pratiques de l'usine Nike, révélant le travail des enfants et des conditions épouvantables. Rapidement, Nike a vigoureusement nié les accusations et affirmé que la société n'avait aucun contrôle sur les entrepreneurs indépendants. L'opinion publique a blâmé l'entreprise pour avoir conclu des partenariats avec de tels fournisseurs, et les manifestations organisées pendant les Jeux olympiques de Barcelone en 1992 ont provoqué une vague d'attention médiatique négative. Près de 30 ans plus tard, l'entreprise continue de faire état de son engagement et de ses normes dans le cadre de ses rapports sur la responsabilité sociale des entreprises, afin de montrer à ses consommateurs que ces pratiques n'ont plus cours.

Cela montre combien il est important de se mettre en relation avec les bons partenaires dans toutes les dimensions et combien il est important d'expliquer dans votre rapport comment chacun d'entre eux est lié aux activités de RSE de votre organisation. Certaines des principales parties prenantes peuvent être :

Bailleurs de fonds - le rapport de subvention est un moyen formel de tenir vos bailleurs de fonds au courant de ce que la fondation/l'organisation a accompli avec leur argent.

Actionnaires - vous devez aborder le modèle économique et la gouvernance d'entreprise de l'organisation, y compris la divulgation du rôle du conseil d'administration dans des domaines tels que la gestion des risques, les rapports sur la durabilité et l'évaluation des performances en matière de RSE.

Fournisseurs - une organisation socialement responsable veille à s'associer à des fournisseurs qui appliquent des normes de travail élevées. C'est tout aussi important que de s'assurer que votre propre organisation respecte les normes du travail, comme indiqué précédemment.

Employés - une partie du bien social se met en place en promouvant la diversité, la sécurité, un environnement de travail sain et des salaires équitables. Assurez-vous d'aborder dans votre document les actions dans toutes ces dimensions.

Communautés locales - ce sera très probablement la partie la plus importante de votre rapport. Lorsque vous abordez les résultats de votre subvention, clarifiez et analysez l'impact réel qu'elle a eu sur la communauté locale.

Gouvernements et autres régulateurs - ici, vous devez aborder l'impact des politiques publiques en matière de réglementation environnementale et sociétale.

#5 Utiliser des données faciles à comprendre pour montrer les résultats de la subvention.

"Des lettres de remerciement, des chapitres expliquant le processus d'octroi des subventions et les activités qui en découlent, et des explications sur la manière dont votre subvention est investie ; tous ces points doivent être abordés dans votre rapport, sans aucun doute ! Mais nous devons garder à l'esprit que de nombreuses personnes ne feront que parcourir le document et chercher des chiffres. Il est donc essentiel de prévoir une section consacrée aux données dans votre rapport. Cette section peut varier en fonction des types de projets que vous avez mis en œuvre.

Une bonne façon d'aborder cette partie du rapport est d'expliquer d'abord les méthodes de collecte des données pour en montrer la crédibilité. L'utilisation d'un logiciel de reporting de subventions souple et efficace peut vous aider à analyser et à collecter ces données rapidement et à garantir l'intégrité du rapport.

Voici quelques-unes des données que vous pouvez ajouter à votre rapport :

• Des données financières telles que les sommes allouées au cours de cette année.
• Le nombre de membres de la communauté touchés positivement.
• Le nombre de subventions accordées par l'organisation.
• Quels domaines (santé/éducation/logement) vous financez actuellement.
• Le nombre de demandes de subvention que vous avez reçues.
• Où sont situés les bénéficiaires.

Avec le temps, vous vous rendrez compte que pour mesurer le succès à long terme, il ne suffit pas de collecter des chiffres, il faut aussi sonder régulièrement les participants et leur demander constamment leur avis. Il convient également de contextualiser les chiffres trouvés. Voici quelques façons d'examiner et d'étudier ces chiffres.

Considérations économiques - divulguer les impacts de l'organisation sur les conditions économiques et les systèmes économiques de ses parties prenantes aux niveaux local, national et mondial.

Impact social - divulguer les impacts de l'organisation sur les systèmes sociaux au sein desquels elle opère, y compris ceux relatifs aux droits de l'homme, à la société et à la responsabilité des produits.

Impact environnemental - révéler les chiffres et analyser les impacts de l'organisation sur les systèmes naturels vivants (terre, air, eau et écosystèmes), y compris les impacts liés à l'énergie et à l'eau, ainsi que les émissions et les déchets.

Engagement des parties prenantes - cette section sera différente selon les activités que vous promouvez avec vos parties prenantes. Elle peut être particulièrement instructive pour les organisations qui promeuvent des projets d'engagement des employés tels que le bénévolat d'entreprise.

#6 Mettre en valeur les partenariats intersectoriels entre les entreprises, les agences gouvernementales et les organisations à but non lucratif.

Faites participer vos parties prenantes au rapport et donnez-leur la parole. Demandez-leur quel est leur point de vue sur les projets d'investissement communautaire gérés par votre organisation. Une bonne idée pour les entreprises qui ont mis en œuvre des projets de bénévolat d'entreprise est d'inviter les organisations à but non lucratif à rédiger un court témoignage de l'impact des activités d'engagement des employés sur les communautés. Demandez à vos partenaires de partager des citations ou des histoires de transformation qui sont le résultat direct de votre projet.

Cette collaboration apporte aux groupes participants un effet synergique positif. L'impact synergique de la participation commune d'organisations engagées dans le bien social se manifeste réellement lorsque des gestionnaires compétents participent à la création du cadre, élargissant ainsi sa validité, sa productivité et sa viabilité. N'oubliez pas que l'établissement de rapports fait partie de ce processus plus vaste.

7. Fixer des objectifs pour l'année suivante

Au cours de la rédaction de votre rapport de subvention, vous rencontrerez de nombreuses méthodes et structures que vous pourrez améliorer. Profitez de ce moment pour tirer les leçons de vos expériences et fixer de nouveaux objectifs pour l'année à venir. Montrez à vos parties prenantes que votre organisation est en constante évolution et qu'elle continuera à se fixer des objectifs nouveaux et plus élevés.

Cette section du rapport de subvention est également le moment d'expliquer les plus grands défis de votre organisation au cours de son processus d'octroi de subventions. Voici quelques-uns des sujets que vous devriez inclure :

• Des facteurs inattendus qui ont affecté le processus d'octroi des subventions, comme la pandémie de COVID-19.
• Les leçons tirées de ces expériences.
• Ce qui s'est passé mieux que prévu.
• Comment vous envisagez de modifier ou d'adapter le processus d'octroi de subventions pour améliorer les efforts futurs.

Les bailleurs de fonds aiment savoir que les projets réussis qu'ils ont soutenus seront encore là pendant un certain temps, alors assurez-vous de partager autant de détails que possible sur les prochains projets à ce stade.

Bonus : pourquoi Optimy est un excellent outil d'établissement de rapports sur les subventions

Comme nous l'avons vu plus haut, les organisations peuvent avoir des besoins différents en matière de rapports. Un logiciel de gestion des subventions flexible peut être d'une aide précieuse lorsqu'il s'agit de rendre compte de votre impact. C'est pourquoi Optimy a créé un outil de gestion des subventions qui couvre les demandes de subventions, la sélection, la communication, la budgétisation et les rapports. Notre outil de gestion des subventions super flexible s'aligne sur votre façon de travailler et vos besoins.

Notre fonction de suivi budgétaire, par exemple, peut vous faire gagner un temps précieux lorsque vous rendez compte de vos projets de subventions. Avec cet outil, les utilisateurs peuvent créer des budgets avec des catégories et définir la période de temps qu'ils souhaitent suivre. Les fondations et les entreprises peuvent également créer un budget spécifique pour l'un de leurs départements afin d'avoir une vue d'ensemble des dépenses et des recettes.

La fonction graphique est un autre allié de taille lors de la rédaction de rapports. Elle permet de visualiser rapidement et facilement toutes les données contenues dans le logiciel Optimy . Les utilisateurs peuvent choisir la manière d'afficher les informations, de sorte qu'elles sont présentées d'une manière compréhensible pour tous. C'est une fonction étonnante, surtout lorsque les formulaires sont créés de manière intelligente, de sorte que vous pouvez prendre des informations directement à partir des réponses du formulaire et créer des graphiques à partir de ces informations.

Optimy est le secret le mieux gardé qui aide les fondations et les entreprises à mesurer leur retour sur investissement et à atteindre facilement leur objectif. Birgitta Hultfeldt, chef de projet chez Ideas for Life en Suède, partage cet avis : "J'aime pouvoir générer des rapports dans la solution, exporter des projets, adapter facilement le formulaire moi-même sans avoir besoin de l'aide du service informatique. Auparavant, une tâche aussi simple pouvait me prendre jusqu'à six mois pour apporter des modifications. Nous ne nous contentons pas de subventionner des projets, nous leur fournissons également des outils pour mesurer l'effet/l'impact de leur projet sur la société."