Si vous souhaitez éviter les problèmes juridiques lors de la gestion de votre programme de subventions, vous devez garantir la transparence et le respect des normes réglementaires.
Pour aider votre organisation à respecter les exigences réglementaires et à rationaliser les processus, nous avons élaboré un guide sur la manière dont vous pouvez assurer la conformité avec un logiciel de gestion des subventions.
Pourquoi la conformité est-elle importante ?
La conformité garantit l'intégrité de vos programmes de subventions et vous protège contre toute responsabilité juridique. Les principaux domaines de conformité sont la sécurité des données, le respect des réglementations et les pistes d'audit.
Comment savoir si votre logiciel de gestion des subventions est conforme
Votre logiciel d'octroi de subventions doit être en mesure de protéger les informations sensibles, de répondre aux normes spécifiques du secteur en matière de respect des réglementations et de conserver des enregistrements détaillés de toutes les transactions à des fins d'audit.
Lorsque vous évaluez différentes solutions de gestion des subventions, voici quelques-unes des caractéristiques les plus importantes que vous devez rechercher :
Gestion sécurisée des données
La gestion sécurisée des données est essentielle pour protéger les informations sensibles liées aux subventions et adhérer aux normes industrielles telles que GDPR et ISO27001.
Le cryptage des données protège les données en cas d'accès par des personnes non autorisées, tandis que les contrôles d'accès limitent l'accès au seul personnel autorisé. Des sauvegardes régulières permettent d'éviter les pertes de données.
Contrôles de conformité automatisés
Des contrôles de conformité automatisés garantissent que toutes les activités respectent les réglementations et les normes en vigueur. La cohérence des processus garantit qu'ils suivent tous les mêmes protocoles de conformité. L'erreur humaine est ainsi minimisée. L'efficacité accrue permet de gagner du temps grâce à l'automatisation des tâches répétitives.
Pistes d'audit complètes
Des pistes d'audit complètes sont essentielles à la transparence et à la responsabilité. La tenue de registres détaillés permet d'enregistrer toutes les actions et tous les changements, ce qui simplifie le processus d'audit. Une meilleure documentation favorise la responsabilisation et oblige les parties à rendre compte de leurs actions.
Rapports personnalisables
Les rapports personnalisables génèrent des rapports qui répondent à des exigences de conformité spécifiques. La bonne solution de gestion des subventions peut adapter les rapports aux besoins réglementaires et veiller à ce qu'ils soient complets. Elle peut également fournir des rapports clairs aux parties prenantes.
Choisir le bon logiciel de gestion des subventions
Lors du choix d'un logiciel de gestion des subventions, il convient de rechercher des mesures de sécurité solides, telles que des contrôles de conformité automatisés qui génèrent des pistes d'audit. Les options de personnalisation sont importantes pour pouvoir adapter les formulaires et les rapports aux besoins de conformité. La formation des utilisateurs offre un soutien et une formation en matière de conformité.
En outre, vous devriez également envisager des mises à jour régulières concernant les nouvelles menaces et réglementations en matière de sécurité, une formation continue sur les exigences de conformité et un contrôle continu des activités de conformité.
Répondre aux exigences réglementaires
Pour garantir la conformité de la gestion des subventions, il faut disposer des bons outils et des bonnes stratégies. Un logiciel de gestion des subventions doté de solides fonctions de sécurité, de contrôles de conformité automatisés, de pistes d'audit complètes et de rapports personnalisables peut améliorer la capacité de votre organisation à satisfaire aux exigences réglementaires. En choisissant le bon logiciel et en suivant les meilleures pratiques, les gestionnaires de subventions et les professionnels de la RSE peuvent maintenir la conformité, protéger les informations sensibles et atteindre une plus grande transparence et responsabilité.
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