Gestire i progetti di sovvenzione è una vera e propria arte. Richiede uno sforzo enorme, molti compiti amministrativi, pazienza e coordinazione. Razionalizzare qualsiasi processo nella gestione dei progetti significa meno errori e ritardi, meno tempo sprecato in piccole cose amministrative che possono farvi impazzire. L'intero scopo è quello di raggiungere l'efficienza operativa e in qualche modo, se stai ancora leggendo, sappiamo che anche tu punti a questo.
Poiché forniamo supporto e strumenti tecnici per la gestione delle sovvenzioni, ha senso fornirvi i nostri 5 consigli preferiti per ottimizzare la gestione dei progetti di sovvenzione nel miglior modo possibile.
#1 Usare un calendario dei progetti di sovvenzione
La chiave per qualsiasi progetto è tenere traccia delle pietre miliari, e padroneggiare ogni scadenza con un calendario. Lo stesso vale per la gestione del tuo progetto di sovvenzione: un calendario di sovvenzione ti aiuta a organizzare i tuoi sforzi di sovvenzione e i tuoi team per tutto l'anno.
Come si fa? Il modo più comune è quello di usare una lavagna bianca o un calendario interno dell'ufficio. Tuttavia, ci sono dei limiti a questo sistema manuale. Vi ritroverete con una lavagna disordinata se dovete aggiungere note dell'ultimo minuto. Proprio come abbiamo già spiegato perché Excel non è la migliore soluzione in assoluto, il lavoro manuale richiede troppo tempo e non è abbastanza efficiente. Poiché la digitalizzazione offre un sacco di soluzioni, è anche un modo molto migliore per tenere traccia di tutto. Un calendario condiviso di Outlook e Google garantirà un accesso comune per tutti i membri del tuo team di grantmaking.
#2 Semplificare l'elenco dei compiti
Mentre si selezionano progetti e cause da sostenere, ogni sovvenzionatore deve tenere traccia di ciò che accade sul campo. Condurre il progetto di sovvenzione verso i propri obiettivi significa assicurarsi che gli sforzi delle squadre siano coordinati, in linea con le pietre miliari e il budget.
Usa una lista centrale di compiti per assicurare che ogni membro del tuo team di sovvenzionamento sappia cosa deve fare in qualsiasi momento.
#3 Centralizzare la gestione dei progetti di sovvenzione.
Dall'inizio dei vostri sforzi di sovvenzione, raccoglieretesicuramente le domande, i contatti dei richiedenti, le informazioni del titolare del progetto e di terzi.
Per una gestione efficace dei progetti di sovvenzione, vi consigliamo di utilizzare fin dall'inizio uno strumento centrale, come un CRM o un software dedicato alla gestione delle sovvenzioni. Questo sistema digitale vi permetterà di trovare facilmente tutte le informazioni di contatto, lo storico dei messaggi e i file relativi ai progetti.
Tieni anche presente che tali dati di sovvenzione sono sensibili. Devi assicurarti fin dall'inizio di essere in piena conformità con le nuove normative sui dati (GDPR, Can Spam, ...).
#4 Automatizzare l'elaborazione dei dati delle sovvenzioni.
Tenere traccia dei dati sui vostri progetti di sovvenzione è una buona pratica. La maggior parte delle volte, queste informazioni sono divise in diversi documenti, o canali, o persone.
Per andare più veloce ed evitare di perdere tempo nel consolidamento dei dati, assicuratevi di aver preparato una metodologia o un flusso di lavoro che garantisca l'elaborazione "automatica" dei dati.
Il beneficio è ovvio: più dati vengono elaborati automaticamente, più si avrà tempo per lavorare sul miglioramento della strategia di sovvenzione e dei risultati. E, siamo onesti: è molto meglio per un sovvenzionatore lavorare su una strategia di sovvenzione e creare un impatto reale piuttosto che immergersi in excel tutto il tempo!
#5 Utilizzare rapporti e modelli di sovvenzione pre-costruiti.
La gestione del vostro progetto di sovvenzione si baserà pesantemente sui rapporti di sovvenzione e sui diversi audit delle sovvenzioni.
Non aspettare che l'affare si avvicini: preparati fin dall'inizio, creando rapporti di sovvenzione e modelli di sovvenzione precostruiti e pronti a partire . Puoi usare i documenti di base di Microsoft o Google Suite, o goderti i rapporti di sovvenzione preconsolidati ed esperti offerti da un software di sovvenzioni dedicato.
Poiché abbiamo aiutato più di 350 organizzazioni in tutto il mondo, sappiamo come ottimizzare le sovvenzioni e i progetti di impatto sociale. Abbiamo integrato tutti questi suggerimenti nel nostro software di gestione delle sovvenzioni. Ci sono soluzioni al vostro problema, dovete solo mettervi in contatto con noi.
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