La maggior parte delle aziende riceve un gran numero di richieste di sponsorizzazione. Già questo può essere difficile da amministrare, ma avere uffici in sedi diverse che seguono lo stesso flusso di lavoro può essere una sfida ancora più grande. Con l'aiuto del software di sponsorizzazione aziendale Optimy, le organizzazioni possono raggiungere l'obiettivo di semplificare ogni fase del processo di sponsorizzazione.
Noi di Optimy ci occupiamo di fornire gli strumenti e le risorse giuste per ridurre il carico amministrativo quotidiano. Troppo spesso le aziende si affidano a processi manuali che portano all'errore e che, combinati con la mancanza di un processo interdipartimentale razionalizzato, possono portare a un manager della sponsorizzazione sopraffatto che non ha il tempo di svolgere tutte le sue mansioni.
Impedimenti nel processo di sponsorizzazione
Gran parte della giornata lavorativa di uno Sponsorship Manager viene trascorsa cercando di essere in cima a tutto e raccogliendo informazioni, chiedendo ai candidati l'importo esatto di cui avrebbero bisogno per un evento, richiedendo aggiornamenti di stato, o chiedendo quali altri marchi saranno coinvolti nel progetto. Eppure, pochi Sponsorship Managers, usano uno strumento per centralizzare tutte le loro richieste in un unico posto in modo organizzato. La maggior parte riceve le richieste di sponsorizzazione via e-mail e soffre di dati mancanti in un continuo avanti e indietro di e-mail. Questo è ancora più vero quando l'organizzazione ha uffici in diverse regioni, e ognuno di loro richiede informazioni specifiche dal richiedente la sponsorizzazione.
Un'altra grande sfida nel processo di sponsorizzazione è la scelta dei candidati giusti. Spesso, diversi gruppi di persone sono coinvolti nel processo decisionale, e la comunicazione è una grande sfida. A volte, i criteri esatti usati per scegliere quali eventi sponsorizzare non sono chiari a tutte le persone coinvolte nel processo, il che può portare alla frustrazione di tutte le parti.
Standardizzare il processo di sponsorizzazione in diverse regioni è, ancora una volta, una grande sfida per le società multi-filiali. Molti colleghi vengono coinvolti nel processo di sponsorizzazione solo poche volte all'anno e possono avere difficoltà a ricordare il quadro da seguire. I manager di sponsorizzazione possono essere confusi su cosa fare dopo aver accettato la richiesta di sponsorizzazione. Devono chiedere un contratto? Dovrebbero impostare il pagamento? Di quali altri documenti avrebbero bisogno?
La vera lotta: il budget delle sponsorizzazioni
Tutti questi processi sono punti dolenti comuni per i manager di sponsorizzazione, ma quello che tiene la maggior parte dei professionisti della sponsorizzazione sveglia di notte è, naturalmente, il budget. Avere a che fare con diverse regioni che hanno diversi budget di sponsorizzazione può essere ancora più preoccupante.
Molte aziende usano una combinazione di diversi strumenti per risolvere i problemi di cui sopra. Ma rimane un grosso problema: la maggior parte delle piattaforme non sono compatibili tra loro, con il risultato di dati sparsi e manager di sponsorizzazioni confusi. Tuttavia, tutto questo può sparire con un buon sistema di gestione delle sponsorizzazioni.
Questo è ciò che un sistema di gestione delle sponsorizzazioni può fare per voi:
Raccogliere facilmente le applicazioni
Una società multi-filiale può iniziare a semplificare il processo di sponsorizzazione con i moduli di Optimy. Può ricevere tutte le richieste di sponsorizzazione in un unico punto centrale e porre tutte le domande rilevanti per il processo decisionale tramite i moduli online. Molte di queste domande possono essere rese obbligatorie, in modo da garantire la disponibilità di tutte le informazioni necessarie. Inoltre, il software di Optimyconsente agli utenti del back-end di vedere se qualcuno ha iniziato a compilare una domanda, anche se non l'ha ancora inviata. In questo modo, il responsabile della sponsorizzazione può identificare le domande bloccanti e persino contattare i candidati per rispondere alle loro domande.
I responsabili delle sponsorizzazioni possono anche aggiungere domande diverse a seconda della località in cui si trova il richiedente, poiché Optimy consente agli amministratori di impostare i moduli in diverse parti; in questo modo, le domande che i richiedenti avranno a disposizione saranno diverse a seconda della loro risposta alle domande precedenti.
Risparmia tempo nella selezione delle applicazioni
Con Optimy, i responsabili delle sponsorizzazioni possono stabilire criteri chiari grazie alle funzioni di Punteggio automatico, Delega automatica e Filtro automatico. Ecco come funziona il Punteggio automatico: si aggiunge al modulo una domanda che chiede ai candidati se viene offerta, ad esempio, l'esclusività nella sponsorizzazione di eventi. I richiedenti che rispondono "sì" a questa domanda hanno un punteggio più alto di quelli che rispondono "no". Questi criteri possono guidare gli uffici delle diverse sedi a scegliere meglio i candidati e a mantenere una qualità costante dei progetti di sponsorizzazione.
Un'altra automazione che semplificherà i progetti di sponsorizzazione delle aziende multiramo è la funzione di filtraggio automatico. Questa funzionalità è utile quando si ricevono molte richieste di sponsorizzazione per eventi che non corrispondono al proprio target. Immaginate: passate ore e ore a esaminare una richiesta solo per scoprire, alla fine, che il richiedente non corrisponde al profilo. Quindi, oltre a perdere tempo a leggere la domanda, dovete anche inviare un'e-mail per informare il richiedente che non soddisfa i criteri. Con questa funzione, i responsabili delle sponsorizzazioni possono disporre di un modello standard di rifiuto all'interno della soluzione Optimye inviare automaticamente le e-mail quando una richiesta di sponsorizzazione non corrisponde alle esigenze dell'azienda.
Non lasciare indietro nessun compito
La funzione di delega automatica può essere utile quando una specifica richiesta di sponsorizzazione viene automaticamente delegata al membro del team responsabile della gestione di quella specifica regione. Questo fa sì che nessuna richiesta vada perduta e che gli Sponsorship Manager siano coinvolti solo nei progetti che li riguardano.
Anche i responsabili delle sponsorizzazioni possono avere un flusso di lavoro semplificato con Optimy. Una volta stabilito il flusso di lavoro esatto all'interno dello strumento, il cruscotto di Optimyindica le attività da svolgere tramite la funzione Tasks. Dopo che ogni compito è stato completato, il sistema attiva il successivo, assicurando che commissioni come i pagamenti, il personale degli stand dell'evento e la ricezione dei loghi vengano eseguite nel processo di sponsorizzazione.
Gli amministratori possono anche seguire tutti i compiti tra tutti gli utenti, assicurandosi che tutti i passi siano seguiti in tutte le filiali.
Risparmiare denaro con un bilancio intelligente
Come già accennato, la gestione dei budget è il principale grattacapo dei manager delle sponsorizzazioni e Optimy può essere un ottimo alleato per gestire i budget delle sponsorizzazioni.
Questa funzione consente di impostare importi specifici per regioni specifiche, essendo in grado di monitorare tutto in tempo reale, in modo da poter sapere quanto del budget è ancora da assegnare. È anche possibile stabilire sottocategorie. Questo significa che ogni regione può avere un budget specifico per diversi tipi di attività di sponsorizzazione, come eventi di hockey, workshop sulla salute e seminari educativi. E il responsabile delle attività di sponsorizzazione può facilmente vedere e tracciare tutti i dati della regione in un dashboard facile da usare.
Pensieri finali
Con lo strumento di Optimy, un'azienda multi-filiale può migliorare il flusso di lavoro in ogni fase del processo di sponsorizzazione. Non ci sono più problemi di standardizzazione del processo di sponsorizzazione tra uffici e sedi diverse. Tutte le richieste di sponsorizzazione vengono raccolte, selezionate, gestite e segnalate tramite Optimy, rendendo il processo 5 volte più veloce rispetto a quello gestito con Excel.
Secondo uno Sponsorship Manager con uffici in diverse sedi, Optimy ha cambiato le carte in tavola: "Ora il nostro staff si sente autorizzato a prendere decisioni basate sui dati con Optimy. Sono un grande fan dello strumento. Optimy è pulito, organizzato e facile da usare. È una soluzione che può essere utilizzata da qualsiasi azienda, grande o piccola che sia". Vi state chiedendo in quali altri modi Optimy può aiutare la vostra organizzazione? Saremo lieti di ascoltarvi, quindi continuate la conversazione qui.
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