Comment la Fondation Total a automatisé ses processus de gestion avec Optimy

La Fondation d'entreprise Total a consacré 125 millions d'euros à des actions de RSE dans le monde entier pendant 5 ans, entre 2018 et 2022. Elle est l'une des plus importantes fondations d'entreprise en France, avec des activités en Europe et sur les marchés internationaux. Les principaux domaines d'activités des Fondations sont : l'insertion sociale, le climat, l'intérêt général, la sécurité, la mobilité, la culture et le patrimoine.

Ils recherchaient une aide pour faire face à la charge de travail annuelle, quelqu'un qui pourrait les aider à automatiser les processus et à gérer les données et les rapports.

1. Automatisation des processus

Compte tenu du nombre de projets financés chaque année, la charge de travail liée à la production des conventions a été considérablement réduite. Grâce aux workflows mis en place dans Optimy, l'outil alerte automatiquement l'équipe de toutes les tâches qu'elle doit traiter pour le suivi de ses partenaires et la gestion de tous les projets : l'équipe peut gérer ses tâches cadres depuis l'outil.

Des tâches quotidiennes comme un paiement à effectuer à un partenaire, un comité de suivi de projet à organiser, un partenaire à recontacter parce qu'un rapport de suivi de projet n'a pas été reçu dans les délais convenus. Optimy pilote de nombreux processus pour la Fondation Total. La gestion opérationnelle actuelle a été considérablement améliorée.
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2. Gestion des données et des rapports

Disposer d'une base de données centralisée dans laquelle sont répertoriés tous les partenaires et où sont stockées toutes les données relatives aux projets soutenus présente également de nombreux avantages :
- Le partage de l'information au sein de l'équipe.
- La possibilité de répondre rapidement aux questions du Groupe sur notre portefeuille ou sur l'historique des opérations réalisées avec un partenaire.
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Le module d'extraction de données permet d'analyser les caractéristiques du portefeuille selon différents critères. Au fil du temps, ils ont progressivement automatisé la production de nombreux rapports internes ou externes auparavant produits manuellement avec des gains de temps et de productivité importants. Depuis quelques années, ils utilisent également l'outil Optimy pour gérer les appels des partenaires.