Comment la Fondation Stanley Thomas Johnson est passée à Optimy pour améliorer ses processus de gestion des appels à projets

La Fondation Stanley Thomas Johnson soutient des projets dans les domaines de la culture, de l'éducation, de l'aide humanitaire et de la recherche médicale. Elle vise à améliorer la qualité de vie des citoyens et à promouvoir la compréhension culturelle mutuelle.

En tant que fondation indépendante, la Fondation Stanley est en mesure de poursuivre une vision à long terme et d'apporter son soutien dans des domaines négligés par le secteur public, les sponsors commerciaux ou les organisations caritatives qui collectent de l'argent auprès du public. La fondation encourage les approches innovantes et conclut des partenariats à long terme.

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Le défi

En tant que responsable de l'administration de la Fondation Stanley, une organisation basée en Suisse, Myriam a dû relever le défi de gérer efficacement les demandes de subventions dans des domaines aussi variés que la culture, l'éducation, l'aide humanitaire et la recherche médicale. Avec 750 demandes reçues chaque année, la fondation avait besoin d'une solution capable de prendre en compte différents critères pour différents types de demandes, de faciliter un processus d'évaluation complexe en trois étapes et de s'intégrer de manière transparente avec le système bancaire de la fondation afin de permettre des paiements semi-automatisés.

Notre solution

Optimy s'est avéré être la solution complète répondant aux besoins de la Fondation Stanley en matière de gestion des appels à projets. Myriam a opté pour la mise en œuvre de trois formulaires de demande distincts sur Optimy adaptés aux critères uniques d'organisations, d'individus et de demandes en rapport avec un projet spécial intitulé « 2e chance pour une 1re formation ». La fonctionnalité de la plateforme basée sur le web est adaptée aux organisations comme aux individus, et répond ainsi efficacement aux diverses exigences. L'un des principaux facteurs de décision: la capacité de Optimy à faciliter un « échange de données » avec la banque de la fondation, un aspect essentiel pour rationaliser le processus de libération des paiements et de minimiser la saisie manuelle des données. Le processus d'évaluation, qui comprend une pré-évaluation, un examen par un expert externe et une validation par le conseil d'administration, a été intégré de manière transparente dans Optimy, garantissant ainsi l'accessibilité et une grande facilité d'utilisation pour tous les utilisateurs.

Les résultats

Environ 150 demandes sont approuvées chaque année, ce qui démontre l'efficacité de la plateforme quand il s'agit de traiter une grande variété de critères dans différents domaines. La plateforme offre une grande variété d'instruments de contrôle ainsi que d'aides pour l'établissement de rapports, ce qui lui permet de répondre aux exigences de la fondation et d'assurer une surveillance complète. La fonction de migration a permis une transition à partir de la plateforme utilisée précédemment, tout en préservant les six années d'historique des projets de la fondation. Myriam continue de programmer des rapports et des modèles de documents, et a trouvé avec Optimy un outil fiable et adaptable qui permet à la Fondation Standley de naviguer ses processus complexes d'évaluation des appels à projets avec efficacité et précision.

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