Comment la mise en œuvre d'Optimy par le Lexington Medical Center a amélioré sa gestion du sponsoring et des subventions

Le Lexington Medical Center est un hôpital universitaire de 607 lits situé à West Columbia, en Caroline du Sud. Il est le point d'ancrage d'un réseau de soins de santé qui comprend cinq centres médicaux communautaires et emploie plus de 8 000 professionnels de la santé. Avec un engagement pour le bien-être holistique, le centre médical étend son impact au-delà des soins aux patients en soutenant activement des organisations à but non lucratif par le biais de parrainages et de subventions.

Le défi

Le Lexington Medical Center a été confronté à des difficultés dans la gestion des parrainages et des subventions, qui étaient auparavant gérés par des méthodes disparates telles que des feuilles de calcul Excel, par courriel, courriers et par fax. Cette approche fragmentée était inefficace, a engendré des silos de données et une charge administrative accrue. Thomas Tafel était donc à la recherche d'une solution rationalisée sous la forme d'une plateforme complète permettant de regrouper et gérer les données relatives au parrainage et aux subventions.

Notre solution

Dans sa recherche d'une solution, Thomas Tafel a découvert Optimy. L'équipe d'Optimy a vite reconnu le besoin du centre médical de centraliser les données et de simplifier ces processus administratifs. Un nouveau formulaire de parrainage a donc été mis en place au cours de l'été. De plus, l'équipe est actuellement en train d'implémenter un formulaire pour les subventions, dont la mise en service est prévue pour le printemps. Cette transition marque un passage important, comme le centre médical mettra ainsi fin à une dépendance historique à l'égard des processus manuels voire même sur papier pour certaines tâches pour enfin passer à un processus numérique bien plus dans l'ère du temps. 

Le résultat

Le Lexington Medical Center prévoit des améliorations significatives de l'efficacité et de l'efficience de ses processus de parrainage et de subvention. La plateforme d'Optimy permet bien plus que de simplement agréger les informations ; elle fournit également des données précieuses en arrière-plan, ce qui simplifie les tâches administratives. Le processus de subvention, qui permettait de soutenir 20 à 25 organisations par an dans le passé, va maintenant subir une transformation numérique, afin de délaisser une bonne fois pour toutes les tâches sur papier.

‍