Comment le Veolia Environmental Trust a transformé l'octroi de subventions : 8 ans de chemin commun avec Optimy

Le Veolia Environmental Trust, une organisation caritative enregistrée au Royaume-Uni, soutient des projets communautaires et environnementaux dans toute l'Angleterre par l'intermédiaire du Landfill Communities Fund, un système de crédit d'impôt du gouvernement britannique qui permet aux exploitants de décharges d'affecter une partie de leurs impôts à des projets ayant un impact positif sur l'environnement. Depuis 1997, le Trust a octroyé plus de 106 millions de livres sterling (environ 127 500 00 euros) à 2 600 projets, en accordant des subventions allant de 5 000 à 350 000 livres sterling (environ 5 000 à 420 000 euros). La petite équipe de six personnes se concentre sur le bon fonctionnement des systèmes de diligence raisonnable, la transparence et le fait d'encourager des changements durables dans les communautés dans lesquelles le Trust s'engage.

Les défis

Avant d'adopter Optimy en 2016, le Trust était confronté à d'importants défis opérationnels. Avec plus de 200 demandes par an et seulement une petite équipe pour les gérer, les processus manuels sur papier mettaient les ressources disponibles à rude épreuve. Le traitement et le suivi des demandes prenaient beaucoup de temps, nécessitait la saisie de données issues de formulaires physiques et avait pour conséquence que la prise de décision prenait trop de temps. En outre, en raison des réglementations strictes régissant le Landfill Communities Fund, le Trust avait besoin d'un système fiable, transparent et rentable, capable de répondre à ses besoins uniques en matière de conformité.

Notre solution

En 2016, le Trust a choisi Optimy à la suite de recommandations de la part de fondations homologues et d'experts du secteur. Optimy offre la flexibilité et la gestion centralisée des données que l'organisation recherchait. Le Trust est passé à un système de candidature numérique, éliminant le besoin de dossiers papier et permettant aux candidats de soumettre leur candidature en ligne, ce qui a permis de gagner beaucoup de temps et de minimiser le risque d'erreurs. Le format numérique a permis d'automatiser les calculs, tels que les totaux budgétaires, aidant ainsi les candidats à éviter les erreurs courantes et facilitant l'examen des candidatures par l'équipe dans un second temps.

En outre, Optimy a permis au Trust de « générer des documents », tels que des accords de financement, directement à partir de la plateforme, où ceux-ci peuvent également être stockés en toute sécurité en un seul endroit, facile à retrouver. « Avec Optimy », explique Elizabeth Cooke, responsable des subventions chez Veolia Environmental Trust, « nous savons exactement où tous les documents se trouvent pour chaque projet et tous les utilisateurs ayant accès peuvent afficher toutes les informations à l'écran en quelques instants, qu'il s'agisse de photos ou d'informations fournies par le demandeur. »

Les fonctions collaboratives du système ont également permis d'améliorer la communication interne, en permettant à tout membre de l'équipe d'accéder rapidement aux informations relatives au projet et de répondre aux demandes. Comme le souligne Elizabeth, « nous avons grandement gagné en efficacité. Nous ne dépendons plus d'une personne en particulier pour avoir accès à une certaine information ».

Les résultats

Optimy a apporté plusieurs améliorations significatives au Veolia Environmental Trust :

• Efficacité accrue : L'automatisation des processus a permis de réduire le temps consacré aux tâches administratives, telles que l'envoi de lettres pour communiquer les résultats aux candidats, de plusieurs semaines à quelques heures seulement. « Nous ne gaspillons plus une pensée à ces tâches maintenant », a déclaré Elizabeth, « tout se fait très rapidement ». Cette efficacité a permis à l'équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et sur le soutien aux demandeurs.
• Transparence et responsabilité accrues : Grâce à la centralisation des informations concernant les projets, l'équipe a désormais accès aux données en temps réel, ce qui lui permet de répondre rapidement et précisément aux demandes des candidats et des administrateurs. Selon le directeur exécutif du Trust, Andrew Brown, Optimy « nous permet de nous adapter » aux changements en termes de financement et de volume de projets. C'ets un outil très polyvalent.
• Flexibilité pour des besoins de financement divers : la plateforme flexible d'Optimy a permis au Trust de créer facilement de nouveaux flux de financement avec des critères spécifiques, tels que des fonds restreints provenant d'autres trusts avec certaines limitations géographiques. « Optimy nous a permis de créer très facilement des flux de financement sur mesure », a déclaré Andrew, ce qui a aidé le Trust à gérer efficacement des besoins de financement complexes.
• Mesure de l'impact à grande échelle : Grâce aux outils de reporting d'Optimy, le Trust est désormais en mesure de mesurer plus efficacement les résultats des projets, conformément à ses objectifs stratégiques en matière de changement climatique, de biodiversité et d'autonomisation des communautés. Ces données ont été essentielles pour permettre au Trust de prendre des décisions stratégiques et d'évaluer l'impact des projets financés.

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