Comment la Merck Family Foundation a mené à bien sa transformation numérique dans le domaine de la gestion des subventions

La Fondation de la famille Merck est une organisation philanthropique qui se concentre sur le soutien de projets innovants dans les domaines de l'éducation, des soins de santé et du développement communautaire. Avec pour mission de créer un impact durable et mesurable, la fondation opère à la fois au niveau national et international, en partenariat avec une gamme variée d'organisations.

‍

‍

Les défis

La fondation a dû relever plusieurs défis. La gestion d'un volume élevé de projets, dépassant 100 demandes par an, était un défi pour la petite équipe de deux personnes. Le traitement manuel des données dans diverses listes et feuilles de calcul prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs. En outre, le manque de transparence dans le suivi et la communication de l'impact des projets financés a encore compliqué les opérations. Les changements au niveau des ressources humaines ont aggravé les difficultés à maintenir la continuité et les connaissances institutionnelles, soulignant la nécessité d'un système plus efficace et plus durable.

Notre solution

Pour relever ces défis, la Merck Family Foundation a mis en place le site Optimy. La fondation a découvert Optimy en consultant d'autres fondations et des experts du secteur, qui ont partagé leurs expériences positives avec la plateforme. Le processus de mise en œuvre a débuté en 2020 et s'est déroulé sans heurts, avec le soutien de l'équipe Optimy . Le logiciel a fourni une plateforme centralisée pour toutes les données du projet, accessible à tous les membres de l'équipe, et a automatisé de nombreux processus, rationalisant le traitement des demandes, la saisie des données et l'établissement des rapports. Des outils intégrés de suivi et de mesure des résultats des projets par rapport à des indicateurs prédéfinis ont été inclus, et son interface conviviale a facilité son adoption rapide par l'équipe.

Les résultats

L'adoption de Optimy par la Fondation de la famille Merck a permis de rationaliser ses opérations et d'obtenir des avantages significatifs. Les processus automatisés ont réduit la charge administrative, permettant au personnel de se concentrer sur les tâches stratégiques. L'accès aux données en temps réel a amélioré la transparence et la responsabilité dans les rapports de projet. La possibilité de suivre et de visualiser les données d'impact a permis une évaluation plus efficace des projets financés. Le stockage centralisé des données a assuré la continuité et facilité les transitions lors des changements de personnel.

‍