La transparence est très importante lorsqu'il s'agit de partager des informations avec vos bailleurs de fonds. Les financeurs veulent savoir comment et où leur argent sera dépensé. Ils veulent savoir quelles différences leur soutien va faire.
En matière de transparence sur la gestion des projets, on pourrait penser qu'il suffit de donner accès à toutes les informations à qui se sent concerné et c'est tout. Nous vous arrêtons ici : ce n'est pas suffisant. Il y a des choses à faire pour que votre projet de gestion de subventions soit réussi, pertinent et pour s'assurer que les personnes qui devraient connaître toutes les mises à jour le concernant soient au courant de ces nouvelles. Nous avons pensé qu'il pourrait être difficile pour vous de savoir par où commencer, alors voici nos conseils.
Énumérez tous les détails
La section des détails vous aidera à être extrêmement précis avec tout ce que vous voulez dire sur le projet. Mais sur quoi devez-vous être précis ? Assurez-vous de le savoir :
- Ce qu'est le projet
- Comment le projet va-t-il se dérouler ?
- Quel est le budget du projet ?
- Comment le projet va-t-il faire une différence pour quoi que ce soit?
- Quels sont les problèmes qui peuvent se poser, et n'oubliez pas les solutions auxquelles vous pensez
- Quelles sont les réussites de projets précédents qui ont été menés de la même manière et dont vous avez tiré des enseignements ?
Si vous utilisez un outil, vous devriez avoir toutes vos informations dans un seul tableau de bord pour chaque projet que vous avez. Vous devriez déjà avoir toutes les informations prêtes pour vous, il ne vous reste plus qu'à extraire les informations dont vous avez besoin.
Utilisez les données comme preuve de tout ce dont vous parlez.
Lesdonnées sont un bon moyen de montrer que vous avez fait vos recherches et que vous pouvez donc rassembler une telle quantité d'informations. Parfois, le fait de donner trop d'informations sans aucune preuve à l'appui amènera le lecteur à se demander s'il s'agit de la vérité ou d'une simple invention.
Dans toute proposition ou tout rapport que vous rédigez, vous ne devez laisser aucune possibilité au bailleur de fonds de remettre en question les détails que vous donnez ; il sera donc utile de disposer de données à côté de vos informations. Un outil sera très utile lorsqu'il s'agira de collecter un grand nombre de données. Quelles que soient les informations que vous avez demandé au logiciel de gestion des subventions de collecter, il les a collectées pour vous. Vous n'avez donc plus besoin de parcourir des piles de papier pour collecter les données que vous souhaitez partager avec vos bailleurs de fonds.
Mentionnez les prix que vous avez reçus
Montrez ce que votre fondation a à offrir lorsqu'il s'agit de présenter des informations aux bailleurs de fonds. Racontez vos succès et les récompenses que vous avez reçues pour ce que vous faites. Cela leur permettra de savoir en toute tranquillité si vous êtes bon ou non dans ce que vous faites. Si vous recevez des prix pour ce que vous faites, les capacités de votre fondation ne devraient pas être remises en question.
Faites-leur savoir qu'ils font la différence
En tenant compte de tous les points mentionnés ci-dessus, veillez à faire savoir aux bailleurs de fonds que tout a été possible grâce à leur aide et à leur volonté d'apporter des changements, des améliorations et des opportunités. En montrant votre reconnaissance aux bailleurs de fonds, vous leur montrerez qu'avec leur aide, tout est possible. Cela les rendra également fiers de ce qu'ils ont fait pour rendre le monde meilleur.
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