Logiciel de gestion des subventions : comment il peut vous aider à être plus efficace

Ces derniers temps, il est devenu évident que les outils en ligne peuvent apporter beaucoup plus à votre vie quotidienne : que ce soit pour vous aider à obtenir des informations sur ce qui se passe dans le monde, rester en contact avec vos proches ou vous assurer d'être plus productif et efficace au travail, il existe des millions de plateformes en ligne qui ont prouvé leur importance.

Lorsqu'on s'occupe de projets de subventions, on a beaucoup de choses à gérer. De la construction des grandes lignes de votre subvention, à son annonce publique, en passant par la garantie que les candidats peuvent postuler facilement et via une plateforme dédiée, c'est une chose. Les tâches "avant". Mais il y a aussi tout ce dont il faut s'occuper, l'"après" : collecter les candidatures, les trier, s'assurer que vous gardez les plus pertinentes, prendre contact avec tous les candidats pour assurer un suivi clair, s'assurer que tout le processus se déroule sans heurts, de l'octroi de la subvention en tant que telle, à la vérification de vos rapports et à leur partage avec les personnes concernées dans votre organisation.

Toutes ces choses vous semblent-elles familières ? Nous le pensons.

Les anciens outils manuels

Il est surprenant de constater qu'un grand nombre de gestionnaires de subventions utilisent encore des outils manuels et des logiciels obsolètes pour élaborer leur processus de subvention et le gérer au quotidien. Le problème est qu'un projet évolue et que cette évolution s'accompagne de nouvelles exigences, attentes et ambitions. Un outil manuel atteint rapidement ses limites et vous pouvez vous retrouver face à des situations complexes :

• Perte de données due à l'utilisation de trop de feuilles différentes,
• Frustration avec toutes les différentes versions non mises à jour d'un document,
• Manque de communication entre toutes les personnes impliquées dans votre équipe,
• Manque de communication avec les candidats, toujours en attente d'un suivi clair,
• Une expérience utilisateur complexe avec un formulaire fait maison inefficace et flou pour nous,
• etc.

Nous ne les inventons pas : ces situations font partie du quotidien de certains de nos clients. Et si certaines peuvent être considérées comme moins importantes, d'autres peuvent constituer un véritable problème. Par exemple, la perte de données importantes, confidentielles et précieuses serait un cauchemar. La confidentialité et la sécurité des données sont des sujets d'actualité qui ont été réglementés et votre public attend de vous que vous fassiez preuve de respect envers les données qu'il partage avec vous. Brisez cette promesse implicite et il pourrait être très difficile de construire une nouvelle relation avec eux.

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Les avantages d'un logiciel de gestion des subventions

Nous savons qu'il est toujours un peu effrayant de se lancer dans quelque chose de nouveau. Il peut sembler complexe au premier abord, mais lorsqu'il est bien fait, il peut aussi être agréable et facile à utiliser et vous faciliter la vie. Si vous avez des doutes, nous avons décidé de rassembler les meilleures raisons pour lesquelles vous devriez vous tourner vers un logiciel de gestion des subventions.

#1 Un logiciel pour l'octroi de subventions de A à Z

Lorsque vous mettez en œuvre un nouveau logiciel, la plupart d'entre eux vous offrent des fonctionnalités pour chaque étape de la vie de votre projet. De la création d'un formulaire à la collecte des données, en passant par leur tri et la création de rapports. Au moins, le logiciel que vous choisissez doit vous offrir la possibilité de tout gérer, de sorte que vous n'ayez qu'à vous tourner vers ce seul outil et non vers plusieurs autres, avec des mises en page différentes.

#2 Plus de processus clairement définis

Votre flux de travail affectera le fonctionnement de votre organisation. Si votre objectif est de développer votre structure, vous devez travailler sur le flux de travail. L'utilisation du bon logiciel vous aidera à filtrer exactement ce dont vous avez besoin. Comme votre organisation a un budget, si vous recevez une demande qui dépasse ce budget, le logiciel la refusera automatiquement.  

Un logiciel vous fera gagner du temps en refusant les demandes qui dépassent votre limite budgétaire ou qui ne répondent pas aux critères.

#3 Un accent sur les stratégies VS l'action

Chaque organisation a des objectifs. Pour les atteindre, vous devez vous concentrer sur les stratégies qui aideront votre structure à long terme. Que devez-vous faire pour atteindre vos objectifs ? Lorsque vous choisissez un logiciel pour gérer votre organisation, choisissez un logiciel avec des options d'indicateurs clés de performance élevés pour vous aider à vous concentrer sur vos stratégies plutôt que d'avoir à vous soucier de choses comme la rédaction de rapports ou l'évaluation de chaque application individuellement.

#4 Une belle extension de votre subventionnement

Vous êtes en mesure d'utiliser votre temps plus efficacement. Plutôt que de passer du temps à essayer d'organiser et de calculer les résultats, vous vous concentrerez sur les stratégies importantes pour développer vos projets. Votre fondation se développera plus rapidement, car la technologie vous aidera à collecter les données sans que vous ayez à le faire manuellement.  

#5 Une expérience personnalisée

Chez Optimy, nous accordons une grande importance à la personnalisation. Nous pensons que vos projets sont différents de ceux de vos voisins, que vos objectifs sont les vôtres et que votre équipe est très spécifique. C'est pourquoi nous veillons à vous proposer un outil adapté à vos besoins, à votre réalité et à vos ambitions. La plateforme est personnalisée, le formulaire que vous avez construit l'est aussi, et grâce à l'approche modulaire qui nous caractérise, vous pouvez choisir les fonctionnalités qui vous conviennent le mieux compte tenu de votre situation actuelle en matière de gestion de subventions. Si celles-ci évoluent dans quelques mois, vous pouvez vous adresser à votre chargé de clientèle pour ajouter de nouvelles fonctionnalités plus puissantes à votre plateforme personnalisée. De cette manière, le logiciel évolue avec vous.
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Ce n'est pas grave si vous avez encore la frousse. Un article ne suffira peut-être pas à vous convaincre. Nous apprécions l'échange, les conversations, les discussions en temps réel. En en sachant plus sur vous, vos projets et vos objectifs, nous pourrions vous apporter les réponses dont vous avez besoin pour passer à la vitesse supérieure dans vos projets de subventions. Qu'en dites-vous ? On se rencontre ?