Lorsqu'elles lancent un programme de parrainage, la plupart des entreprises reçoivent un grand nombre de demandes. C'est déjà un défi à gérer. Mais cela peut être encore plus difficile si elles ont des bureaux dans différents endroits. Cette histoire vous rappelle-t-elle quelque chose ?
L'important est de vous doter des bons outils et des bonnes ressources pour réduire la charge administrative quotidienne. Nous savons que beaucoup d'entreprises s'appuient sur des processus manuels. Or, le travail manuel est source d'erreurs. Si vous le combinez avec l'absence d'un processus interdépartemental rationalisé, le résultat est très certainement un responsable de parrainage débordé qui n'a pas le temps d'accomplir toutes ses tâches.
Vos défis
Faites-nous savoir si elles vous sont familières :
- Vous avez passé la plupart de vos journées à essayer d'être au courant de tout et à rassembler des informations. Il s'agit de demander aux candidats le montant exact dont ils auraient besoin pour un événement, de demander des mises à jour du statut ou de s'interroger sur les autres marques qui participeront au projet. La plupart d'entre eux reçoivent les demandes de parrainage par courrier électronique et souffrent de données manquantes dans un interminable va-et-vient d'e-mails.
- Vous avez du mal à choisir des candidats appropriés. Souvent, différents groupes de personnes sont impliqués dans la prise de décision, et la communication est un grand défi. Parfois, les critères exacts utilisés pour choisir les événements à parrainer ne sont pas clairs pour toutes les personnes impliquées dans le processus, ce qui peut entraîner des frustrations pour toutes les parties.
- Comme vous travaillez pour une société à succursales multiples, la normalisation du processus de parrainage entre les régions est un défi de taille. De nombreux collègues ne sont impliqués dans le processus de parrainage que quelques fois par an et peuvent avoir du mal à se souvenir du cadre qu'ils doivent suivre. Vous ne savez donc pas quoi faire après avoir accepté la demande de parrainage. Devez-vous demander un contrat ? Devez-vous organiser le paiement ? De quels autres documents auriez-vous besoin ?
- Comme vous avez affaire à différentes régions, elles ont des budgets de parrainage différents.
- Pour tous les points douloureux mentionnés ci-dessus, vous jonglez avec différents outils. Mais ces outils ne sont pas compatibles entre eux, ce qui entraîne une dispersion des données... et vous rend plus confus et frustré que jamais.
Et nous voilà en train de vous conseiller d'opter pour la plateforme tout-en-un pour vous faciliter la vie. Bien sûr, nous ne nous arrêterons pas là. Nous avons quatre raisons principales pour lesquelles vous devriez vous lancer et commencer à travailler avec un outil en ligne pour gérer vos projets de parrainage.
#1 Collecte facile des demandes
Nous ne voulons pas nous vanter, mais nos formulaires vont vous sauver la vie. Vous pouvez recevoir toutes les demandes de parrainage en un point central et poser toutes les questions pertinentes pour le processus de décision via des formulaires en ligne. Oui, vous pouvez rendre ces questions obligatoires, afin d'être sûr d'avoir toutes les informations nécessaires.
En outre, le logiciel de Optimy permet aux utilisateurs du back-end de voir si quelqu'un a commencé à remplir une demande, même s'il ne l'a pas encore soumise. Ainsi, vous pouvez rapidement identifier les questions bloquantes et même contacter les candidats pour répondre à leurs questions.
Et puisque nous avons parlé d'être situé dans différentes régions, il peut être essentiel de mentionner que vous pouvez ajouter des questions supplémentaires en fonction de la localisation du candidat. Ainsi, les questions des candidats seront différentes en fonction de leurs réponses aux questions précédentes.
#2 Gagner du temps dans la sélection des applications
Nous disposons de fonctions telles que la notation automatique, la délégation automatique et le filtrage automatique pour vous aider à gagner du temps dans votre processus de sélection.
Par exemple, si vous passez des heures à examiner une demande pour découvrir, en fin de compte, que ce demandeur de subvention ne correspond pas au profil, la perte de temps est plutôt irritante. De plus, vous devrez envoyer un courrier électronique au demandeur de subvention pour l'informer qu'il ne répond pas aux critères. Cependant, grâce à l'automatisation, vous pouvez disposer d'un modèle de refus standard dans votre plateforme Optimy et envoyer automatiquement des courriels lorsqu'une demande de parrainage ne correspond pas aux besoins de l'entreprise.
#3 Ne laissez aucune tâche derrière vous
Là encore, grâce à l'automatisation et principalement à la fonction de délégation automatique, vous pouvez rapidement et automatiquement déléguer au membre de l'équipe chargé de gérer une région spécifique.
Une fois que vous avez configuré votre façon de travailler dans l'outil, le tableau de bord de Optimy vous indique ce que vous devez faire grâce à la fonction Tâches. Une fois chaque tâche accomplie, le système déclenche la suivante, ce qui permet de s'assurer que les tâches telles que les paiements, la mise en place des stands et la réception des logos sont toutes effectuées dans le cadre du processus de parrainage.
#4. Économisez de l'argent grâce à un budget intelligent
Si vous rêviez également de fixer des montants spécifiques pour certaines régions, de pouvoir tout suivre en temps réel, de connaître le montant du budget qu'il vous reste à allouer ou même d'établir des sous-catégories pour un domaine spécifique, votre rêve est devenu réalité. Optimy La fonction innovante d'établissement de budget de la Commission européenne va changer votre vie pour le mieux.
Nous savons qu'il peut être effrayant de se lancer. Mais ce qui est formidable avec Optimy , c'est (entre autres) le soutien personnalisé dont vous bénéficiez de la part de notre excellente équipe Customer Success. Prenez contact avec nous pour en savoir plus et commencer à rationaliser vos processus de parrainage !
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