Dans cet article, nous allons nous pencher sur le cas d'un de nos clients. Cette entreprise internationale perdait du temps à utiliser de multiples outils logiciels. Son équipe était à la recherche d'une solution capable de rationaliser et d'accélérer ses processus. Grâce à Optimy, ils ont pu facilement gagner du temps et être plus efficaces, le tout sur une seule et même plateforme.
Quelques mots sur cette organisation mondiale d'entreprises
Ce client, une société internationale spécialisée dans le soutien aux communautés à travers le monde, était à la recherche d'une solution pour rationaliser ses projets d'impact social. Avec plus de 4 appels à subventions actifs, 2 appels à parrainage, et l'organisation cherchant à lancer un programme de dons pour les employés opérant dans différentes équipes internationales, l'organisation était fortement dépendante des processus manuels. En outre, ce client utilisait des plateformes distinctes pour chaque branche régionale de son organisation et pour différents aspects de la gestion de projets à impact social, tels qu'un logiciel de reporting budgétaire pour la budgétisation, des feuilles de calcul Excel pour le reporting, un logiciel de GRH pour la gestion des équipes au sein d'une même région, et des plateformes RSE distinctes pour les activités de parrainage et d'octroi de subventions. Comme vous pouvez l'imaginer, le fait de devoir constamment passer d'une plateforme à l'autre et de devoir former les employés à toutes ces plateformes et processus manuels tout en essayant de gérer les applications et les tâches quotidiennes est devenu fastidieux et frustrant. C'est ainsi que l'organisation a découvert Optimyune plateforme tout-en-un capable de gérer toutes ces activités à l'échelle internationale.
Avec Optimy, ils ont pu visualiser et filtrer les demandes de subventions et de parrainage à l'aide de formulaires personnalisables, gérer leurs équipes et assigner des tâches, budgétiser leurs projets, organiser, stocker et exporter des données pour les rapports, et bien plus encore. Tout cela sur une plateforme unique, accessible à leur équipe partout dans le monde.
Pourquoi est-il important pour les organisations de se concentrer sur l'impact social ?
Les organisations qui intègrent des projets à impact social dans leur culture d'entreprise présentent de nombreux avantages. Non seulement ils reflètent la culture et les valeurs de votre organisation auprès de vos parties prenantes, mais ils attirent également des talents qui s'identifient à vos causes. De plus, les projets d'impact social qui s'adressent à des causes importantes pour vos employés peuvent créer de la satisfaction au travail et de la rétention. Consultez notre article sur les milléniaux et le bénévolat d'entreprise pour en savoir plus !
Les défis auxquels est confrontée cette entreprise mondiale
L'une des principales difficultés rencontrées par cette entreprise mondiale était de devoir utiliser plusieurs plateformes pour différents aspects de la gestion de son projet d'impact social. Des heures étaient consacrées à la collecte et à l'organisation des données provenant des différentes plateformes à des fins de reporting. Il s'agissait d'un processus méticuleux car les plateformes ne pouvaient pas filtrer ces données. En outre, les employés devaient être formés à chaque plateforme pour pouvoir faire leur travail efficacement, ce qui signifiait un processus d'intégration beaucoup plus long. Cependant, leur plus grand défi était d'essayer d'adapter les programmes à la croissance de l'organisation en utilisant des feuilles Excel. Tous ces problèmes ont rendu impossible la mesure de leur impact social et la gestion de leurs projets d'impact social.
Utilisation Optimy
Optimy a résolu tous les problèmes de cette organisation en matière de gestion de projets de RSE et de mesure de l'impact social. Sur une plateforme unique, ils ont pu :
- Collecter des données auprès de leurs parties prenantes à l'aide de formulaires personnalisables et de leur propre site web public, et centraliser toutes les demandes de subvention au sein de la plateforme Optimy , y compris les demandes hors ligne précédentes, les fichiers CSV et Excel.
- Examiner et sélectionner facilement les meilleurs projets à impact social pour leur organisation. Ils peuvent également classer automatiquement les demandes en utilisant leurs propres critères de notation des projets, se tenir au courant de tous les projets et demandes grâce à un tableau de bord centralisé, et filtrer automatiquement les demandes entrantes.
- Gérer leurs projets en assignant des tâches aux membres de l'équipe et en assurant le suivi du projet, en communiquant clairement avec toutes les parties prenantes par le biais de la messagerie et en centralisant tous les documents relatifs au projet en un seul endroit.
- Faire un rapport sur le projet en utilisant l'exportation de données. Ils peuvent exporter leurs données dans le format qu'ils souhaitent, avec des graphiques automatisés et personnalisables utilisant les données saisies sur la plateforme. Ils peuvent également suivre les budgets, les cartes et les calendriers.
Qu'est-ce qu'ils ont aimé d'autre sur Optimy?
- Service à la clientèle: Un responsable de compte dédié était là pour résoudre tous les problèmes ou répondre à toutes les questions qu'ils pouvaient avoir. Des conseils individuels utiles après être passé de plusieurs plateformes à Optimy.
- Possibilité de personnaliser la plateforme : Pour que vous n'ayez pas besoin d'investir dans plusieurs plateformes.
- Rationalisation des tâches : Les processus d'application et les activités de gestion de projet ont été réduits de plus de moitié.
- Fiabilité : Outil logiciel fiable avec un service clientèle facilement accessible
- Facile à utiliser: Tout le monde peut l'utiliser. Vous n'avez pas besoin de connaître un quelconque langage de codage.
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