En tant que gestionnaires de subventions, nous avons tous connu ce problème : vous recevez une demande de subvention par courrier électronique. Vous ouvrez le fichier et lisez tous les détails. Sur la base de vos propres critères, vous décidez d'octroyer le fonds à ce candidat. Plus tard dans la journée, lors d'une réunion, vous vous rendez compte qu'un collègue a examiné la même demande et, devinez quoi, qu'il a refusé la subvention. La vérité est que, trop souvent, les critères exacts utilisés pour choisir les projets à subventionner ne sont pas clairs pour toutes les personnes impliquées, ce qui entraîne des frustrations pour toutes les parties, y compris les candidats. De plus, lorsque de nombreux groupes de personnes sont impliqués dans le processus décisionnel, la communication devient un véritable défi. Mais le processus d'octroi de subventions n'a pas à être aussi difficile. Découvrez ici comment Optimy peut vous aider à choisir les meilleurs candidats.
Créer des formulaires en ligne efficaces
Beaucoup de gens considèrent cela comme allant de soi, mais la conception de formulaires en ligne pertinents est la première étape pour obtenir les bonnes informations et, par conséquent, prendre la bonne décision. Considérez votre formulaire comme une sorte de conversation que vous souhaitez avoir avec les demandeurs. Comme pour toute conversation, vous devez commencer votre formulaire par les questions les plus pertinentes. Par exemple, disons que votre fondation a décidé de ne soutenir que les projets liés à la santé au cours des prochains mois. Vous devez demander au demandeur de subvention dès le début quel type de projet il mène ; de cette façon, vous ne perdez pas votre temps à vérifier les réponses des demandes qui ne sont pas alignées avec l'objectif de votre fondation.
Un autre conseil consiste à créer des formulaires en plusieurs parties si le processus décisionnel est complexe. De cette façon, vous pouvez utiliser les parties d'un formulaire pour représenter chaque étape du processus de décision. Le logiciel de gestion des subventionsOptimy est parfait pour cela : dans nos formulaires, chaque partie est un sous-formulaire indépendant qui peut être activé chronologiquement en fonction des réponses que le demandeur a choisies dans la partie précédente. Cela signifie que le demandeur ne peut passer à la partie suivante du formulaire que s'il répond à vos critères. Cela permet aux candidats et aux gestionnaires de subventions de gagner du temps !
Améliorer la communication interne et externe
Même si vous faites de votre mieux pour créer des formulaires intelligents, il arrive de temps en temps qu'un candidat ne fournisse pas toutes les informations nécessaires pour que vous puissiez prendre une décision, n'est-ce pas ? Nous comprenons votre douleur. C'est pourquoi Optimy a créé la fonction de messagerie. Cette option vous permet d'envoyer des messages à des personnes externes, telles que des candidats, afin de vérifier toute information qui ne serait pas claire dans le formulaire de demande. Avec cette optionOptimy, plus besoin de passer de votre boîte aux lettres à l'outil : vous pouvez communiquer directement à partir du logiciel Optimy dans la fiche du projet. Le chef de projet est malade ? Pas de problème, vous pouvez reprendre le projet en cas de besoin.Voyez directement dans votre tableau de bord si des messages doivent être suivis et ce qui a été fait récemment.
Vous pouvez également entrer en contact avec d'autres départements de votre entreprise et, bien sûr, avec votre propre équipe ! Après tout, une bonne communication interne consiste à tenir les parties prenantes informées. En rendant toutes les communications accessibles à l'ensemble de l'équipe, la collaboration est facilitée. Ainsi, si un collègue a des commentaires qui pourraient avoir une incidence sur la décision de choisir un candidat à une subvention, vous pouvez facilement obtenir ces informations et prendre une décision éclairée.
Créez des critères pour noter vos demandes de subvention
En ce qui concerne la collaboration avec les coéquipiers, il est également essentiel de s'assurer que tout le monde utilise les mêmes critères pour choisir les bons bénéficiaires. Nous comprenons que le choix du bon projet de subvention à soutenir peut être quelque peu subjectif, mais comment est-il possible que des personnes différentes puissent avoir des décisions aussi différentes sur la même demande ? C'est pourquoi la mise en place de critères clairs peut vous aider à être plus objectif lors de l'évaluation des projets. Les fonctions de notation et de filtrage automatiques de Optimyvous permettent de le faire de manière précise et rapide.
Comme son nom l'indique, la fonctionnalité de notation automatique note automatiquement la candidature en fonction des réponses du candidat. Un score est calculé sous la forme d'une valeur en pourcentage que vous attribuez à chaque réponse. Cette option va de pair avec la fonctionnalité de filtrage automatique, qui vous permet de trier automatiquement les candidatures à venir en fonction des critères de votre choix.
En un mot, en établissant des scores pour chaque réponse dans l'outil, vous vous assurez que les projets présélectionnés correspondent aux objectifs de votre fondation d'entreprise sans avoir à les approfondir. Et enfin, vous pouvez concentrer vos efforts sur les propositions qui répondent à votre stratégie.
Inviter des experts externes pour examiner et évaluer les projets
Le retour d'information de la part de pairs et d'experts extérieurs est parfois une étape essentielle du processus de prise de décision. Mais partager toutes les informations importantes et suivre leurs progrès peut s'avérer un véritable défi. Ne craignez rien, les fonctionnalités de Optimy peuvent vous aider une fois de plus.
Grâce à notre fonction d'évaluation, vous pouvez facilement recueillir les commentaires des évaluateurs dans l'outil lui-même. Une fois que le pair ou l'expert a donné son avis, l'information est liée au projet, ce qui facilite son examen.
Nous savons que le contrôle de l'information est vital. C'est pourquoi c'est vous qui accorderez l'accès aux évaluateurs et qui déciderez des informations qu'ils seront autorisés à voir. Vous pouvez même faciliter l'interprétation de toutes les données que vous recueillerez auprès des évaluateurs en créant de beaux graphiques et en comparant les données de différentes personnes.
Dernières réflexions
Pourquoi les services de vente et de marketing utilisent-ils la technologie pour rationaliser leur travail, alors que le secteur de la RSE s'obstine à tout gérer par e-mail et Excel ? Après tout, l'époque où le processus d'octroi de subventions devait être effectué manuellement est révolue. Et la technologie peut faire des progrès considérables lorsqu'il s'agit de choisir les bons demandeurs de subventions.
Optimy peut vous aider à chaque étape de votre processus d'octroi de subventions, et pas seulement à la sélection. Notre outil extrêmement flexible s'aligne sur vos processus et vos besoins actuels, de la collecte et de la sélection des demandes de subvention à la création des budgets et des rapports des projets - tout cela dans un seul et même outil.
Vous vous demandez de quelle autre manière Optimy peut aider votre fondation ? Nous serions ravis d'avoir votre avis. Poursuivons la conversation ici.
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