Die COVID-19-Pandemie hat die Arbeitsweise von Fachleuten im Bereich der Stipendienverwaltung völlig verändert - von der effizienten Bereitstellung von Fördermitteln für Studierende über die Kontaktaufnahme mit Interessengruppen bis hin zur Verfolgung des Förderfortschritts. Der Versuch, all diese Aspekte der Stipendienverwaltung zu bewältigen, während man aus der Ferne oder hybrid arbeitet, erfordert die Abschaffung aller manuellen und papierbasierten Prozesse und deren Ersatz durch eine digitale Anwendung. Der Sprung von dezentralisierten Daten zu einer integrierten All-in-One-Plattform kann jedem in Ihrem Team einen einfachen Zugang zu Echtzeitdaten und wertvollen Erkenntnissen verschaffen, wovon sowohl Ihre Organisation als auch deren Stakeholder profitieren.
Probleme, mit denen Stipendienverwalter derzeit zu kämpfen haben
- Unflexible interne Systeme
Viele Organisationen mussten eine eigene interne Lösung entwickeln, um ihre manuellen Prozesse zu vereinfachen und sich an die durch die Pandemie verursachten Veränderungen anzupassen. Einige Organisationen lagerten diesen Prozess aus, während andere sich an ihr IT-Team wandten, um eine maßgeschneiderte Anwendung für die Stipendienverwaltung zu entwickeln. Beide Lösungen mussten dann intern gewartet und unterstützt werden.
Bei der Übernahme eines internen Systems bedeutet jede kleine Änderung zusätzliche Kosten oder eine Überlastung des IT-Teams mit diesen Aufgaben. Dies kann die Effizienz einer Organisation stark einschränken und sie dazu zwingen, stipendienbezogene Prozesse außerhalb ihrer Lösung zu verwalten.
- Dezentralisierte Daten über verschiedene Systeme hinweg
Je nach Organisation können mehrere Tools zur Unterstützung verschiedener Phasen des Stipendienmanagementprozesses eingesetzt werden. Das häufigste Problem ist, dass diese Lösungen nicht auf einer einzigen Plattform integriert sind. Dies macht es sehr schwierig, einen Gesamtüberblick über Ihre Prozesse, Bewerbungen und den Status der Bewerber zu erhalten. Es wird viel Zeit für diese Aufgaben verschwendet, da die Daten manuell exportiert und importiert werden müssen. Außerdem besteht die Gefahr von menschlichen Fehlern.
- Manuelle Berichterstattung
Die manuelle Berichterstellung birgt zahlreiche Herausforderungen. Der Versuch, Daten aus verschiedenen Quellen manuell in Berichten auf einem einzigen Tabellenblatt zu organisieren, bringt zahlreiche Probleme mit sich, wie z. B. verschwendete Ressourcen und eine geringere Qualität der Berichte. Der Versuch, beispielsweise die Anzahl der Bewerber pro Land oder die Unterschiede bei der Stipendienvergabe zwischen verschiedenen Ländern zu erfassen, erfordert viel Zeit und Ressourcen, um die Daten zusammenzustellen und sicherzustellen, dass die Berichte umfassend und genau sind.
- Papierbasierte Prozesse
Einer der wichtigsten Teile des Stipendienverwaltungsprozesses ist das Sammeln von Unterschriften der betroffenen Parteien, die sich oft in verschiedenen Ländern oder Regionen befinden, für wichtige Dokumente. Dies war während der Pandemie eine besondere Herausforderung, da die Arbeit aus der Ferne zur neuen Normalität wurde, selbst für lokale Bewerber und Organisationen. Papierbasierte Prozesse sind einfach keine Option mehr.
4 Vorteile der Umstellung auf ein Software-System zur Stipendienverwaltung
- Verbesserung der Effizienz für alle Nutzer
Wenn Ihr Team ständig zwischen verschiedenen Plattformen und Anwendungen wechseln muss, um auf Daten zuzugreifen und sie zu erfassen, ist es weniger effizient. Wenn Ihr Team außerdem auf andere Abteilungen angewiesen ist, um Zugang zu den benötigten Informationen zu erhalten, führt dies zu Verzögerungen: eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
Am Stipendienprozess sind zahlreiche Akteure beteiligt, z. B. Finanzakteure, Antragsteller und Gutachter. Jeder Beteiligte verfügt über unterschiedliche Zugriffsrechte und Berechtigungen. Bei manuellen Prozessen kann es zu Verzögerungen kommen, wenn sichergestellt werden soll, dass die richtigen Beteiligten Zugang zu den entsprechenden Informationen haben.
Die Einführung eines Stipendienverwaltungssystems bedeutet, dass all diese Aktivitäten zentralisiert und Genehmigungen automatisiert werden, was die Effizienz für Sie und Ihre Organisation erhöht.
- Rationalisierung der Datenerfassung
Mit einer Anwendung zur Stipendienverwaltung können Sie Ihre Daten an einem Ort zentralisieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen und Tabellenkalkulationen zusammenzuführen, was Ihnen wertvolle Zeit spart.
- Einfache Verwaltung aller Aspekte des Stipendienverwaltungsprozesses
Oft ist der Umfang eines Stipendienprogramms durch manuelle Prozesse und interne Systeme begrenzt, insbesondere wenn das Programm wächst. Dies ist einer der Hauptgründe, warum sich eine Organisation dafür entscheidet, ihre alten Systeme durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Mit einem Software-System zur Stipendienverwaltung können Sie alle Aspekte Ihres Stipendienprogramms verwalten, während es wächst und sich verändert - durch Kommunikation im Team, zentralisierte Daten und automatisierte Arbeitsabläufe.
- Einbeziehung anderer Aspekte des Bildungsmanagements in Ihre Tätigkeit
Der manuelle Umgang mit allen Aspekten der Bildungsverwaltung kann ein zeitraubender Prozess sein. Mit einer Softwarelösung können Sie nicht nur Ihre Stipendienprogramme verwalten, sondern auch andere Aspekte der Bildungsverwaltung in Ihre Abläufe einbeziehen. Auf diese Weise wird der gesamte Prozess der Bildungsverwaltung gestrafft, z. B. die Verwaltung von Anträgen auf Forschungszuschüsse oder das Engagement Ihrer Mitarbeiter für die Gemeinschaft.
Wie kann Optimy Ihnen helfen?
Die Plattform Optimy wurde mit Blick auf unsere potenziellen Kunden entwickelt. Es gibt mehrere wichtige Gründe, warum so viele Organisationen Optimy für ihre sozialen Aktivitäten gewählt haben: Flexibilität, Modularität, Skalierbarkeit und die damit verbundene Unterstützung.
Bei der Stipendienverwaltung profitieren Organisationen nicht nur von einer einzigen Datenquelle, sondern auch von der Möglichkeit, Stipendiaten effizient zu fördern, mit Universitäten in Kontakt zu treten und die Beziehungen zu Bewerbern zu verfolgen.
Optimy ermöglicht es Organisationen zu wachsen und zu skalieren und bietet die Möglichkeit, Funktionen hinzuzufügen, die ihren aktuellen Bedürfnissen entsprechen. Je nach Komplexität und Umfang des Programms können Organisationen ihre Stipendienverwaltung mit verschiedenen Add-ons erweitern.
Jede Art von Formular kann über die Plattform Optimy erstellt werden, um die Anforderungen und Bedürfnisse von Stipendienorganisationen zu erfüllen. Eine Organisation, die auf der Suche nach einer Möglichkeit ist, Daten über ihre Bewerber auf eine Weise zu sammeln, die mit der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) konform ist, und die in der Lage sein muss, anhand verschiedener Parameter über den Status und die Anzahl der Bewerbungen zu berichten, würde sich hervorragend für die Funktion Bewerbungsformular eignen.
Viele Organisationen, mit denen wir zusammenarbeiten, wählen aus einer Vielzahl von Kundenformularen für Online-Anträge bis hin zu Echtzeit-Berichten für den Überprüfungsprozess. Darüber hinaus profitieren einige Organisationen von dem gesamten Lebenszyklus der Finanzhilfen für alle Interessengruppen.
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