Come Total Foundation ha automatizzato i suoi processi di gestione con Optimy

La Total Corporate Foundation ha dedicato 125 milioni di euro alle attività di RSI in tutto il mondo per 5 anni, tra il 2018 e il 2022. È una delle più grandi fondazioni aziendali in Francia, con attività in Europa e sui mercati internazionali. Le principali aree di attività della Fondazione sono: integrazione sociale, clima, interesse pubblico, sicurezza, mobilità, cultura e patrimonio.

Cercavano un aiuto per quanto riguarda il carico di lavoro di ogni anno, qualcuno che potesse aiutarli con l'automazione dei processi e la gestione dei dati e dei rapporti.

1. Automazione dei processi

Dato il numero di progetti finanziati ogni anno, il carico di lavoro legato alla produzione di accordi è stato ridotto in modo significativo. Grazie ai flussi di lavoro implementati in Optimy, lo strumento avvisa automaticamente il team di tutti i compiti da svolgere per il follow-up dei partner e la gestione di tutti i progetti: il team può gestire i propri compiti quadro dall'interno dello strumento.

Compiti quotidiani come un pagamento da effettuare a un partner, un comitato di follow-up del progetto da organizzare, un partner da ricontattare perché un rapporto di follow-up del progetto non è stato ricevuto entro il calendario concordato. Optimy pilota molti processi per la Fondazione Total. L'attuale gestione operativa è stata notevolmente migliorata.
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2. Gestione dei dati e dei rapporti

Avere un database centralizzato in cui sono elencati tutti i partner e in cui sono archiviati tutti i dati relativi ai progetti sostenuti comporta numerosi vantaggi:
- Condivisione delle informazioni all'interno del team.
- Capacità di rispondere rapidamente alle domande del Gruppo sul nostro portafoglio o sullo storico delle operazioni effettuate con un partner.
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Il modulo di estrazione dei dati aiuta ad analizzare le caratteristiche del portafoglio in base a vari criteri. Nel corso del tempo, hanno progressivamente automatizzato la produzione di molti report interni o esterni precedentemente prodotti manualmente, con notevoli guadagni di tempo e produttività. Da qualche anno, inoltre, utilizzano lo strumento Optimy per gestire le chiamate dei partner.