Come il Veolia Environmental Trust ha trasformato le sovvenzioni: Un viaggio di 8 anni con Optimy

Il Veolia Environmental Trust, un ente di beneficenza registrato nel Regno Unito, sostiene progetti comunitari e ambientali in tutta l'Inghilterra attraverso il Landfill Communities Fund, un programma di credito d'imposta del governo britannico che consente ai gestori di discariche di destinare una parte delle loro imposte a progetti di grande impatto. Dal 1997, il Trust ha assegnato oltre 106 milioni di sterline a 2.600 progetti, fornendo sovvenzioni che vanno da 5.000 a 350.000 sterline. Un piccolo team di sei persone si concentra su una solida due diligence, sulla trasparenza e su un cambiamento sostenibile nelle comunità in cui opera.

Sfide

Prima di adottare Optimy nel 2016, il Trust ha dovuto affrontare notevoli problemi operativi. Con oltre 200 domande all'anno e solo un piccolo team per gestirle, i processi manuali e cartacei stavano mettendo a dura prova le risorse. L'elaborazione e la tracciabilità delle domande richiedevano l'inserimento di dati da moduli fisici e rallentavano la reattività durante il processo decisionale degli amministratori. Inoltre, le rigide normative che regolano il Landfill Communities Fund imponevano al Trust un sistema affidabile, trasparente ed economico, in grado di gestire le sue specifiche esigenze di conformità.

Soluzione

Nel 2016, la Fondazione ha scelto Optimy dopo aver ricevuto raccomandazioni positive da fondazioni di pari livello ed esperti del settore. Optimy ha fornito la flessibilità e la gestione centralizzata dei dati di cui aveva bisogno. La Fondazione è passata a un sistema digitale per le domande, eliminando la necessità di file cartacei e consentendo ai richiedenti di presentare le domande online, con un notevole risparmio di tempo e una riduzione degli errori. Il formato digitale ha permesso di automatizzare i calcoli, come i totali del budget, aiutando i richiedenti a evitare gli errori più comuni e facilitando la revisione delle domande da parte del team.

Inoltre, Optimy ha permesso al Trust di "produrre documenti", come gli accordi di finanziamento, direttamente dalla piattaforma, dove è stato possibile archiviare tutto in modo sicuro in un unico luogo per un facile recupero. "Con Optimy", ha spiegato Elizabeth Cooke, responsabile delle sovvenzioni di Veolia Environmental Trust, "sappiamo esattamente dove si trova ogni progetto e possiamo visualizzarlo rapidamente sullo schermo per tutti, sia che si tratti di immagini che di informazioni del richiedente".

Le funzioni collaborative del sistema hanno anche permesso di migliorare la comunicazione interna, rendendo possibile a qualsiasi membro del team di accedere rapidamente alle informazioni sul progetto e di rispondere alle richieste. Come ha notato Elizabeth, "Siamo molto più efficaci. Non si dipende da una sola persona per una singola informazione".

Risultati

Optimy ha apportato diversi miglioramenti significativi a Veolia Environmental Trust:

• Maggiore efficienza: I processi automatizzati hanno ridotto il tempo dedicato alle attività amministrative, come l'invio delle lettere di esito, da settimane a poche ore. "Ora non ci pensiamo nemmeno a queste attività", ha detto Elizabeth, "è tutto così veloce". Questa efficienza ha permesso al team di concentrarsi su attività di maggior valore e sul supporto ai richiedenti.
• Maggiore trasparenza e responsabilità: Grazie alla centralizzazione delle informazioni sui progetti, il team ha ora accesso ai dati in tempo reale, consentendo di rispondere in modo rapido e accurato alle richieste dei richiedenti e dei fiduciari. Secondo Andrew Brown, direttore esecutivo, Optimy "ci permette di adattarci" alle variazioni dei finanziamenti e del volume dei progetti, rendendolo uno strumento altamente adattabile.
• Flessibilità per le diverse esigenze di finanziamento: la piattaforma flessibile di Optimyha reso facile per il Trust creare nuovi flussi di finanziamento con criteri specifici, come ad esempio fondi limitati da altri trust con limitazioni geografiche. "Optimy ci ha permesso di creare con estrema facilità fondi su misura", ha dichiarato Andrew, aiutando il Trust a gestire in modo efficiente le complesse esigenze di finanziamento.
• Misurazione dell'impatto scalabile: Grazie agli strumenti di rendicontazione di Optimy, il Trust è ora in grado di misurare i risultati dei progetti in modo più efficace, allineandosi ai propri obiettivi strategici in materia di cambiamento climatico, biodiversità e responsabilizzazione delle comunità. Questi dati sono stati essenziali per consentire al Fondo di prendere decisioni strategiche e valutare l'impatto dei progetti finanziati.

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