Come la Fondazione Hatt-Bucher ha digitalizzato i propri processi di gestione delle sovvenzioni con Optimy

La Fondazione Hatt-Bucher si impegna a migliorare la qualità della vita delle persone di 65 anni e oltre che sono finanziariamente svantaggiate. La fondazione fornisce una serie di servizi di supporto, tra cui apparecchi acustici, aiuti finanziari per le spese quotidiane e finanziamenti per attività ricreative e vacanze. Alleviando lo stress finanziario, la fondazione mira a portare felicità e conforto alla comunità degli anziani.

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Sfide

Prima di adottare la soluzione Optimy , la Fondazione Hatt-Bucher ha dovuto affrontare diverse sfide significative. La fondazione riceveva ogni anno circa 1.000 domande cartacee, il che comportava un processo macchinoso e dispendioso in termini di tempo. La gestione di grandi quantità di documenti cartacei, compresi i documenti di supporto dettagliati, richiedeva un intenso lavoro manuale. 

Soluzione

La fondazione ha scelto Optimy sulla base di forti raccomandazioni da parte di diversi enti sovvenzionatori di pari livello e di un confronto approfondito con altre soluzioni. Optimy si è distinto per la sua flessibilità ed economicità. Tra gli aspetti chiave della soluzione vi è la digitalizzazione delle domande, che ha eliminato la necessità di archiviazione fisica e ha ridotto in modo significativo l'uso della carta. La registrazione dei dati e delle informazioni di pagamento, nonché il riepilogo attraverso i richiedenti, hanno alleggerito il carico di lavoro del personale. Integrando tutte le domande in un'unica piattaforma digitale, è diventato più facile gestire e tenere traccia delle richieste. Una formazione completa e un'assistenza continua hanno garantito una transizione senza problemi e hanno affrontato prontamente qualsiasi problema.

Risultati

Nonostante le sfide nella gestione di questo progetto di digitalizzazione, l'implementazione di Optimy ha dato risultati impressionanti. Molti richiedenti hanno espresso il loro apprezzamento per la maggiore efficienza e comodità che offre. La fondazione ha ridotto drasticamente il consumo di carta, contribuendo alla sostenibilità ambientale. Il carico di lavoro amministrativo, soprattutto per il membro del personale Monica, è stato ridotto del 40%, consentendo al team di concentrarsi su nuovi progetti e iniziative. La fondazione invia ora circa 1.000 e-mail decisionali all'anno, garantendo una comunicazione tempestiva ed efficace con i richiedenti. 

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