Come la Fondazione Charcot ha trasformato la sua attività di sovvenzionamento con Optimy

Creata nel 1987, la missione della Fondazione Charcot è sostenere la ricerca scientifica sulla malattia della sclerosi multipla. La Fondazione finanzia ogni anno diversi progetti di ricerca, alcuni dei quali sono oggetto di sovvenzioni pluriennali per il finanziamento di progetti scientifici.

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Sfida

Fino a pochi anni fa, la Fondazione lavorava con un processo completamente manuale e cartaceo. Una volta pronto il modulo di domanda, l'invito a presentare progetti veniva annunciato e promosso tramite lettere inviate per posta alle università e ai ricercatori, nonché tramite manifesti esposti nelle facoltà di medicina.

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Una volta chiuso il periodo di candidatura, le copie cartacee delle domande sono state inviate all'indirizzo della Fondazione. La Fondazione ha poi trasmesso ogni domanda ai membri del team di valutazione, sempre per posta.

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È facile immaginare che una simile logistica abbia comportato diverse difficoltà e rischi, come lo smarrimento delle domande nella posta, i costi finanziari sia per i ricercatori che per la Fondazione e le difficoltà nell'armonizzare il processo di selezione e nel garantire che i candidati si attengano alle regole in termini di numero di pagine per domanda, numero di copie, ecc.

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Soluzione

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La Fondazione Charcot ha scelto Optimy per contribuire a ottimizzare i propri bandi di concorso, creando e pubblicando i moduli per i candidati e rendendoli accessibili tramite il sito web della Fondazione, nonché il processo di presentazione delle domande e di follow-up. 

Grazie a Optimy è stato possibile per i candidati preparare le domande in modo progressivo e per la Fondazione inviare un promemoria all'avvicinarsi della data di presentazione. Il modulo di domanda è stato standardizzato e per i candidati è diventato facile seguire tutte le regole. 

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Anche la collaborazione tra tutti i valutatori è diventata semplice, poiché le domande possono ora essere trasferite online ai membri della giuria in formato PDF. La Fondazione può ora estrarre liste di informazioni come fogli di calcolo Excel e ricevere relazioni finanziarie e scientifiche tramite un modulo armonizzato.

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Risultato

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In poche parole, Optimy ha permesso alla Fondazione di risparmiare tempo snellendo gli inviti a presentare progetti e l'intero processo di gestione dei progetti, facilitando al contempo la presentazione delle domande da parte dei ricercatori.

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Tutto ciò ha fatto sì che la Fondazione Charcot investisse meno tempo in attività amministrative, riducendo il rischio di smarrimento di file e domande e aumentando la sicurezza dei dati e delle informazioni condivise nei moduli di domanda.

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