Perché dovresti smettere di usare Excel per i tuoi progetti di RSI

Stiamo entrando nel 2022, e state ancora usando Microsoft Excel.

Non sentite che potrebbe essere una soluzione obsoleta? A prima vista, Microsoft Excel sembra uno strumento di analisi perfetto. Tuttavia, questo strumento ha molte limitazioni che possono ridurre l'efficienza e farvi perdere denaro. Dai semplici fogli di calcolo per il bilancio di casa ai file con migliaia di schede utilizzati da aziende giganti, Excel è uno dei software più popolari al mondo, usato da circa 750 milioni di persone.

Si può dire che praticamente tutte le organizzazioni hanno usato fogli di calcolo Excel per gestire i loro progetti. Ci sono diversi vantaggi quando si usa un foglio di calcolo per gestire progetti, creare tabelle, costruire piccoli rapporti. Dovrebbe essere sufficiente per affrontare compiti semplici come le cose da fare personali o gli incarichi di base del team. Ma, per ogni vantaggio, c'è anche uno svantaggio. E quando si tratta di gestire complessi progetti di beni sociali, questi svantaggi potrebbero essere ancora più significativi.

Eppure, molti imprenditori sociali usano l'editor di fogli di calcolo Excel per organizzare i processi di RSI e inevitabilmente perdono soldi. "Perché?" si potrebbe chiedere. Beh, perdono soldi perché usano in modo scorretto gli strumenti moderni, o a volte non li usano affatto. Questo rende la gestione difficile, aggiunge lavoro inutile, consuma il tempo del team e porta a spese maggiori.

Se non ci credete, controllate qui sotto una volta per tutte perché dovreste lasciare i file Excel nel passato.

1. Excel da solo non fa molto

Potreste avere l'impressione che ci sia così tanto che si può fare con Excel, il che può essere vero se gestite solo un progetto particolare. Ma se avete bisogno di raccogliere dati con moduli, rispondere ai candidati e comunicare con il vostro team contemporaneamente, Excel non sarà sufficiente. Secondo Paul Hammerman, un analista di applicazioni aziendali presso Forrester Research Inc. "Excel non è stato semplicemente progettato per fare alcuni dei lavori pesanti che le aziende devono fare". "E se decidete di usare Excel, c'è una buona probabilità che userete una serie di altri strumenti con esso: Trello, Google Forms, G Suite e così via. Fare questo può portare a informazioni decentralizzate, il che può causare un sacco di mal di testa.  

2. Excel richiede molto lavoro manuale

Chiunque abbia usato Excel quotidianamente sa che c 'è molto lavoro manuale. E questo è un grosso problema per due motivi principali. In primo luogo, il lavoro manuale consuma molto tempo e può anche diventare molto noioso, molto velocemente. In secondo luogo, quando le persone non si concentrano sul lavoro manuale, commettono errori. Un sacco di errori! In effetti, uno studio suggerisce che quasi il 90% dei documenti su foglio elettronico contengono errori. "In grandi fogli di calcolo con migliaia di formule, ci saranno decine di errori non rilevati" spiega Ray Panko, un professore di gestione IT all'Università delle Hawaii, e un'autorità sulle cattive pratiche dei fogli di calcolo. Ora, immaginate quante volte potreste aver calcolato male i budget dei progetti a causa di un piccolo errore in una cella della formula. Inutile dire che un tale errore può causare conseguenze significative.

3. Excel manca di processi di sicurezza

Quando dovete lavorare su un documento Excel con il vostro team, questi avrà pieno accesso al documento, anche ai dati sensibili in esso contenuti. Quando si parla di GDPR, questo può essere un grosso problema. Uno strumento come Optimy che anonimizza le informazioni personali è fondamentale per mantenerle al sicuro. Il nostro prodotto consente inoltre di creare diversi ruoli all'interno dello strumento, con vari livelli di autorizzazione. In questo modo, i membri del vostro team possono accedere solo ai dati che ritenete necessari per completare i loro compiti. Dare il controllo totale sui fogli di calcolo Excel può anche essere un problema nel caso in cui qualcuno commetta un errore. Sappiamo tutti che basta una formula sbagliata per rovinare un intero documento. Con Optimy, il backup dei dati viene eseguito in modo corretto, in modo che i dati siano sicuri e disponibili in ogni momento.

4. Excel porta alla cattiva comunicazione

Excel non ha una funzione dedicata alle squadre per parlare tra loro. I commenti a volte possono essere utilizzati per questo, ma può diventare rapidamente complicato, e si potrebbe sentire come cercare di trovare un ago in un pagliaio. Il nostro software di RSI non solo ti permette di chattare con i tuoi colleghi e collaborare meglio, ma ti permette anche di inviare messaggi ai tuoi candidati e alle altre parti interessate. In questo modo, tutta la comunicazione è centralizzata, e chiunque può prendere in mano la conversazione in caso di emergenza.

5. Excel ha dimenticato che i bisogni degli utenti si evolvono.

Ma non è così. Abbiamo creato Optimy pensando a voi. Abbiamo creato le nostre soluzioni per permettervi di gestire i processi di sponsorizzazione, sovvenzione e volontariato. Con Optimyavete un approccio flessibile che vi permette di gestire facilmente l'intero ciclo della CSR, dalla creazione e modifica dei moduli, alla risposta ai richiedenti, all'assegnazione di compiti ai colleghi. Se il risparmio di tempo è il vostro obiettivo principale, potete anche impostare messaggi automatici o flussi di lavoro automatizzati e abbandonare tutto il lavoro manuale.

Allora, qual è il futuro del tuo strumento Excel?

Abbracciare la tecnologia digitale è diventato vitale per qualsiasi azienda. Ma anche se molte aziende l'hanno utilizzata nei loro dipartimenti di vendita o di successo dei clienti, molte hanno ancora un processo manuale per le loro attività di responsabilità sociale aziendale.

Ci vantiamo del nostro strumento, ma non credeteci sulla parola, date un'occhiata a come i nostri clienti si sono evoluti grazie a Optimy.

È il caso del nostro cliente, Mainova. Conosciuta come uno dei maggiori fornitori di energia in Germania, l'azienda ha finanziato per anni programmi per aumentare l'efficienza energetica di impianti sportivi, istituzioni sociali e associazioni e la conversione a soluzioni di riscaldamento efficienti. Con oltre 500 richieste di sovvenzioni all'anno, sapevano che Excel non era più sufficiente per il loro processo di CSR. Da quando hanno iniziato a utilizzare Optimy, Mainova ha semplificato l'intero ciclo di erogazione delle sovvenzioni e si è rivelato un utile strumento per risparmiare tempo.