Warum Sie Excel nicht mehr für Ihre CSR-Projekte verwenden sollten

Wir schreiben das Jahr 2022, und Sie verwenden immer noch Microsoft Excel.

Haben Sie nicht auch das Gefühl, dass es eine veraltete Lösung sein könnte? Auf den ersten Blick scheint Microsoft Excel ein perfektes Analysewerkzeug zu sein. Dieses Tool hat jedoch viele Einschränkungen, die die Effizienz beeinträchtigen und dazu führen können, dass Sie Geld verlieren. Von einfachen Tabellenkalkulationen für den Haushalt bis hin zu Dateien mit Tausenden von Registerkarten, die von riesigen Unternehmen verwendet werden, ist Excel eine der beliebtesten Software der Welt, die von etwa 750 Millionen Menschen genutzt wird.

Es ist sicher, dass praktisch alle Organisationen Excel-Tabellen zur Verwaltung ihrer Projekte verwendet haben. Die Verwendung einer Tabellenkalkulation für die Verwaltung von Projekten, die Erstellung von Tabellen und kleinen Berichten hat mehrere Vorteile. Für die Bewältigung einfacher Aufgaben wie persönlicher Aufgaben oder grundlegender Teamaufgaben sollte sie ausreichen. Aber für jeden Vorteil gibt es auch einen Nachteil. Und wenn es um die Verwaltung komplexer Projekte im sozialen Bereich geht, können diese Nachteile sogar noch bedeutender sein.

Dennoch verwenden viele Sozialunternehmer den Excel-Tabelleneditor, um CSR-Prozesse zu organisieren, und verlieren dabei unweigerlich Geld. "Warum?", werden Sie sich fragen. Nun, sie verlieren Geld, weil sie moderne Tools falsch oder manchmal gar nicht verwenden. Das erschwert die Verwaltung, verursacht unnötige Arbeit, kostet das Team Zeit und führt zu höheren Kosten.

Wenn Sie uns nicht glauben, lesen Sie hier ein für alle Mal, warum Sie Excel-Dateien der Vergangenheit angehören lassen sollten.

1. Excel allein bringt nicht viel

Vielleicht haben Sie den Eindruck, dass man mit Excel so viel machen kann. Das kann stimmen, wenn Sie nur ein bestimmtes Projekt verwalten. Wenn Sie jedoch Daten mit Formularen erfassen, Bewerbern antworten und gleichzeitig mit Ihrem Team kommunizieren müssen, reicht Excel nicht aus. Laut Paul Hammerman, einem Analysten für Geschäftsanwendungen bei Forrester Research Inc. istExcel einfach nicht dafür ausgelegt, einige der schweren Aufgaben zu bewältigen, die Unternehmen zu erledigen haben."Und wenn Sie sich für Excel entscheiden, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie auch eine Reihe anderer Tools damit verwenden werden: Trello, Google Forms, G Suite, und so weiter. Dies kann zu dezentralisierten Informationen führen, was eine Menge Kopfschmerzen verursachen kann.  

2. Excel erfordert viel manuelle Arbeit

Jeder, der täglich mit Excel arbeitet, weiß, dass damit viel manuelle Arbeit verbunden ist. Und das ist vor allem aus zwei Gründen ein großes Problem. Erstens verbraucht manuelle Arbeit viel Zeit und kann auch sehr schnell langweilig werden. Zweitens: Wenn Menschen bei der manuellen Arbeit unkonzentriert werden, machen sie Fehler. Sehr viele Fehler! Eine Studie hat ergeben, dass fast 90 % der Tabellenkalkulationsdokumente Fehler enthalten. "In großen Tabellenkalkulationen mit Tausenden von Formeln gibt es Dutzende von unentdeckten Fehlern", erklärt Ray Panko, Professor für IT-Management an der Universität von Hawaii und Experte für schlechte Tabellenkalkulationspraktiken. Stellen Sie sich vor, wie oft Sie die Budgets für Projekte aufgrund eines kleinen Fehlers in einer Formelzelle falsch berechnet haben könnten. Es ist unnötig zu erwähnen, dass ein solcher Fehler erhebliche Konsequenzen haben kann.

3. Excel fehlt es an Sicherheitsprozessen

Sobald Sie mit Ihrem Team an einem Excel-Dokument arbeiten müssen, hat es vollen Zugriff darauf, auch auf die sensiblen Daten darin. Wenn es um die Datenschutzgrundverordnung geht, kann dies ein großes Problem darstellen. Ein Tool wie Optimy , das persönliche Daten anonymisiert, ist für den Schutz dieser Daten unerlässlich. Unser Produkt ermöglicht es Ihnen außerdem, innerhalb des Tools viele verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen zu erstellen. Auf diese Weise können Ihre Teammitglieder nur auf die Daten zugreifen, die Sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Die totale Kontrolle über Excel-Tabellen zu geben, kann auch ein Problem sein, wenn jemand einen Fehler macht. Wir alle wissen, dass eine einzige falsche Formel genügt, um ein ganzes Dokument durcheinander zu bringen. Mit Optimy werden Ihre Daten ordnungsgemäß gesichert, so dass die Daten sicher und jederzeit verfügbar sind.

4. Excel führt zu Missverständnissen

Excel verfügt nicht über eine spezielle Funktion, mit der Teams miteinander kommunizieren können. Kommentare können manchmal dafür verwendet werden, aber das kann schnell kompliziert werden, und Sie könnten das Gefühl haben, eine Nadel im Heuhaufen zu suchen. Mit unserer CSR-Software können Sie nicht nur mit Ihren Kollegen chatten und besser zusammenarbeiten, sondern auch Ihren Bewerbern und anderen Beteiligten Nachrichten schicken. Auf diese Weise wird die gesamte Kommunikation zentralisiert, und jeder kann im Notfall das Gespräch übernehmen.

5. Excel vergaß, dass sich die Bedürfnisse der Benutzer weiterentwickeln.

Aber das haben wir nicht. Wir haben Optimy mit Ihnen im Hinterkopf entwickelt. Wir haben unsere Lösungen entwickelt , damit Sie die Prozesse für Sponsoring, Zuschussvergabe und Freiwilligenarbeit verwalten können. Mit Optimyhaben Sie einen flexiblen Ansatz, mit dem Sie den gesamten CSR-Zyklus einfach verwalten können, von der Erstellung und Bearbeitung von Formularen über die Beantwortung von Anträgen bis hin zur Zuweisung von Aufgaben an Kollegen. Wenn Zeitersparnis Ihr Hauptziel ist, können Sie sogar automatische Nachrichten oder automatisierte Arbeitsabläufe einrichten und die ganze manuelle Arbeit überflüssig machen.

Wie sieht also die Zukunft für Ihr Excel-Tool aus?

Die Nutzung digitaler Technologien ist für jedes Unternehmen unerlässlich geworden. Aber obwohl viele Unternehmen sie in ihren Vertriebs- oder Kundenerfolgsabteilungen einsetzen, haben viele immer noch ein manuelles Verfahren für ihre Aktivitäten im Bereich der sozialen Verantwortung.

Wir prahlen mit unserem Tool, aber nehmen Sie uns nicht einfach beim Wort, sondern sehen Sie sich an, wie sich unsere Kunden dank Optimy entwickeln.

Nehmen wir einfach mal den Fall unseres Kunden Mainova. Das Unternehmen, das als einer der größten Energieversorger in Deutschland bekannt ist, finanziert seit Jahren Programme zur Steigerung der Energieeffizienz in Sportanlagen, sozialen Einrichtungen und Vereinen sowie zur Umstellung auf effiziente Heizungslösungen. Bei über 500 Zuschussanträgen, die jährlich per E-Mail eingehen, wusste das Unternehmen, dass Excel für seinen CSR-Prozess nicht mehr ausreichte. Seitdem Mainova Optimy verwendet, wurde der gesamte Prozess der Zuschussvergabe rationalisiert und hat sich als hilfreiches, zeitsparendes Tool erwiesen.