Als Fördermittelverwalter haben Sie täglich mit einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben zu tun. Darüber hinaus gibt es Leute, die über den Stand des Projekts informiert sein müssen, und andere, die alles über die Anträge wissen müssen, um sie prüfen zu können. Natürlich müssen wir auch die Antragsteller erwähnen, die nicht im Unklaren gelassen werden dürfen und wissen müssen, was mit ihren Projektanträgen geschieht und wann Sie eine endgültige Entscheidung über sie treffen werden. Alles in allem: Es ist eine ganze Menge.
Wenn Sie Ihren Plan für die Verwaltung von Finanzhilfen durch manuelle, sich wiederholende Aufgaben strukturieren wollen, ist das Ihre Sache, aber es gibt bessere Methoden, die Ihnen höchstwahrscheinlich ein erfolgreiches und leicht durchzuführendes Projekt garantieren. Und auch hier gibt es nur ein Wort: Strategie. Die Entwicklung einer Strategie bedeutet, dass Sie Ziele und Schritte festlegen, die Sie befolgen müssen, damit nichts vergessen wird und niemand in der Flut der zu erledigenden Aufgaben untergeht.
Fangen wir von vorne an.
Schritt 1: Setzen Sie sich klare Ziele
Sobald Sie die Ziele für Ihre Organisation festgelegt haben, können Sie daraus eine Strategie ableiten. Ihre Strategie wird Ihnen helfen, die Ziele zu erreichen, indem Sie die Schritte befolgen. Wenn Sie einen Zuschuss beantragen, ohne zu wissen, was Sie erreichen wollen, werden alle Beteiligten in einem unklaren Bereich zurückbleiben, in dem sie nicht wissen, warum sie etwas tun. Der Zweck ist der Schlüssel für jede Art von Projekt.
Schritt 2: Bringen Sie alle auf dieselbe Seite
Unabhängig davon, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen arbeiten, müssen Sie alle über den Stand der Dinge informieren. Sicherlich werden nicht alle direkt an dem Prozess beteiligt sein, aber zumindest werden sie alle wissen, wie es läuft und warum Sie so hart an diesem Projekt arbeiten. Alle werden die gleichen Schritte unternehmen, um die Ziele zu erreichen, die Sie sich für Ihr Unternehmen gesetzt haben.
Schritt 3: Legen Sie die Richtung Ihrer Prioritäten fest
Hinterfragen Sie bei der Planung Ihrer Strategie jede Richtung, die Sie in Richtung der von Ihrer Organisation verfolgten Strategie einschlagen, ob sie Ihnen helfen wird, das zu erreichen, was Sie beabsichtigen.
Schritt 4: Vereinfachung der Entscheidungsfindung
Wenn Sie eine Strategie entwickelt haben, wird sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern. Ganz gleich, mit welchen Situationen Ihr Unternehmen konfrontiert wird, Sie haben bereits eine Strategie, die Sie in einer bestimmten Situation anwenden können. Sie müssen nicht viel Zeit damit verbringen, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist, da die Strategie bereits festgelegt wurde.
Fühlen Sie sich mit Ihrer Förderstrategie wohler? Sehr gut. Jetzt müssen Sie sich fragen, wie Sie die einzelnen Schritte Ihrer Strategie formulieren werden. Welche Instrumente werden Sie verwenden? Denken Sie daran, dass diese Tools auch von Ihren Teammitgliedern verwendet werden. Wenn Sie sich also mit ihnen wohl fühlen, sollten Sie sicherstellen, dass sie das auch tun: Es gibt nichts Schlimmeres als Frustration im Team, weil sie ein Tool nicht verstehen und handhaben können, das ihnen das Leben und die Erledigung ihrer Aufgaben erleichtern soll.
Heutzutage ist es klar, dass die Technologie viele Vorteile im täglichen Leben und noch mehr bei der Erledigung von Aufgaben gebracht hat. Noch mehr während der covid19-Situation, als wir uns der Technologie und den digitalen Werkzeugen zuwandten, die wir entwickelt haben, um unsere Arbeit zu ermöglichen, während wir von zu Hause aus arbeiteten, in völliger Isolation von den anderen. Die gleiche Art von digitalen Lösungen gibt es auch für die Verwaltung von Fördermitteln. Es könnte sich lohnen, einen Blick auf sie zu werfen.
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