Die sieben Geheimnisse der Fördermittelberichterstattung

Die Sozialberichterstattung ist eines der wichtigsten Elemente bei der Vergabe von Zuschüssen. Die Ausarbeitung und Veröffentlichung von Dokumenten, die nützliche Informationen über die sozialen Aktivitäten eines Unternehmens enthalten, kann für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Der Bericht über die Gewährung von Zuschüssen kann dazu dienen, die Stakeholder darüber zu informieren, wie ein Unternehmen die CSR-Belange der Stakeholder aufgegriffen hat oder aufgreift und sie in die strategischen Entscheidungsprozesse des Unternehmens einbezieht.

Doch bei der Erstellung von Berichten stellen sich den Fördermittelverwaltern möglicherweise einige Fragen: Wie kann man einen solchen Bericht effektiv erstellen? Wie misst man die Ergebnisse und welches Tool für die Berichterstattung über Fördermittel ist zu verwenden? Keine Sorge! Wir werden Sie durch den manchmal schmerzhaften Prozess der Berichterstattung über die Gewährung von Fördermitteln führen.

Stellen Sie sich ein Tool vor, das Ihnen eine große Menge an zuverlässigen, nützlichen und aktuellen Informationen über Ihre Förderaktivitäten liefert. Erstaunlich, oder? Und genau das ist es, was ein Förderbericht sein sollte. Einfach ausgedrückt sind Berichte eine Zusammenstellung von Informationen aus einem bestimmten Bereich oder einer bestimmten Tätigkeit, die die allgemeine Situation transparent und direkt darstellen soll.

Ein effizienter Bericht bietet einen vollständigen und ausgewogenen Überblick über die wesentlichen Themen einer Organisation und ihre jeweiligen Auswirkungen sowie darüber, wie diese Auswirkungen gesteuert werden.

Es versteht sich von selbst, dass die Veröffentlichung von Berichten über die soziale Verantwortung darauf abzielt, gute Transparenz und Managementpraktiken in Organisationen zu fördern. Außerdem soll mit diesen Berichten die soziale und ökologische Leistung ermittelt, gemessen und offengelegt werden.

Kurz gesagt, die in den Finanzhilfeberichten enthaltenen Informationen sind notwendig, damit die Verantwortlichen die Projekte überwachen und vorausschauend planen können. Dies führt zu einer besseren Entscheidungsfindung auf der Grundlage der zuvor gesammelten und vorgelegten Daten, was die Erfolgschancen bei der Vergabe von Finanzhilfen erheblich erhöht.

Viele Unternehmensstiftungen sind bereits daran gewöhnt, Berichte für ihre Vorstände zu erstellen und zu erläutern, wie ihr Budget zugewiesen wurde. In diesem Fall könnten der Vorstand und die Geldgeber einige Leitlinien für die Gestaltung des Berichts vorgeben. Was aber, wenn Sie überhaupt keine Richtlinien haben?

Hier finden Sie einige wichtige Strategien, die Ihnen helfen werden, einen aufschlussreichen Bericht für Zuschüsse und andere CSR-Aktivitäten zu schreiben.

#1 Beginnen Sie mit einem Dankesschreiben

Ein Eröffnungsschreiben des Vorstandsvorsitzenden und/oder des CSR-Verantwortlichen des Unternehmens ist eine gute Möglichkeit, Ihren Bericht einzuleiten. Dieser Brief sollte die Dankbarkeit Ihrer Organisation gegenüber ihren Geldgebern zum Ausdruck bringen und ihnen das Gefühl geben, dass sie geschätzt werden.

Eine weitere Berichtsstrategie, die an dieser Stelle des Dokuments hinzugefügt werden sollte, ist die Verbindung zwischen der geschäftlichen Seite der Dinge und den Förderaktivitäten des Unternehmens. Hört sich das für Sie kompliziert an? Hier ist ein kurzes Beispiel. Der CSR-Manager einer Unternehmensstiftung aus der Unterhaltungsbranche könnte seinen Brief damit beginnen, dass sein Ziel bei allem, was er tut, darin besteht, die Menschen zum Lächeln zu bringen. Als sozial verantwortliche Organisation ist ihr Ziel, ein Lächeln unter den Mitgliedern der Gesellschaft zu verbreiten, ein wichtiger Teil dieser Mission. Der beste Weg, ein solches Ziel zu erreichen, sind sinnvolle und transformative CSR-Aktivitäten. Sie könnten sogar einen Absatz mit einer kurzen persönlichen Geschichte hinzufügen, in der sie erzählen, wie sie persönlich an den sozialen Projekten der Organisation beteiligt waren. Schließlich ist dies auch der Moment, um Ihre Marke zu vermenschlichen und die Gesichter hinter all den Zahlen zu zeigen.

2 Das Engagement des Managements zeigen

Die Glaubwürdigkeit des Berichts kann durch das Engagement der obersten Führungsebene, die Beschreibung der Unternehmenspolitik und die Einführung von Personalverantwortung sowie die Ziele unterstützt werden. Dies gilt natürlich umso mehr, wenn über eine Reihe von CSR-Projekten berichtet wird, wie z. B. Freiwilligenarbeit der Mitarbeiter und Investitionen in die Gemeinschaft. Dennoch ist es wichtig zu erörtern, wie die Unternehmensleitung immer in sozial verantwortliche Projekte oder Organisationen eingebunden werden sollte. Das klingt wie eine Selbstverständlichkeit, aber viele Menschen halten diesen Teil des Berichts für selbstverständlich. Und das ist der Grund: Oft ist das Managementteam nicht so stark in die Vergabe von Zuschüssen und andere CSR-Projekte eingebunden, wie es sollte.

Wie wir alle wissen, sind viele Manager mit Terminen, Besprechungen und eigenen Projekten so überlastet, dass sie sich kaum um die CSR-Projekte kümmern. Schließlich sind sie zu sehr damit beschäftigt, Ziele und KPIs zu erfüllen. Laut Caroline Modave ist dies eine der größten Herausforderungen für CSR-Führungskräfte und HR-Manager, wenn sie versuchen, Aktivitäten zur Mitarbeiterbindung umzusetzen. Sie erklärt, dass die Lösung darin besteht, CSR-Strategien zu entwickeln, die das Unternehmen als Ganzes einbeziehen: "Ich denke, die wichtigsten Zutaten beginnen in der Tat mit dem ersten Gedanken: Wofür steht Ihr Unternehmen? Welche Art von Aktivität wird sie durchführen? Was ist ihr Ziel? Dieser spezifische Zweck als Organisation muss auf der Ebene der obersten Führungskräfte durchgesetzt werden, damit sie das Projekt unterstützen, aber auch, damit die Mitarbeiter wirklich verstehen, welche Auswirkungen ich innerhalb der Organisation haben kann. Ich glaube, dass man das Management nur dann einbinden kann, wenn man die Situation dieser Manager wirklich versteht. Es ist also ein gewisser Dialog innerhalb der Organisation erforderlich.

Man kann also mit Sicherheit sagen, dass das Management in den frühen Phasen des CSR-Prozesses einbezogen werden sollte. Sobald dies jedoch geschehen ist, ist es wichtig, in Ihrem Finanzhilfebericht zu erläutern, wie das Management in den Entscheidungsprozess eingebunden war und welche Auswirkungen seine Beteiligung hatte.

3 Transparenz für mehr Glaubwürdigkeit nutzen

Eine weltweite Verbraucherstudie hat gezeigt, dass CSR ein bahnbrechendes Unterscheidungsmerkmal bleibt, das sich sowohl auf die Verbrauchergewohnheiten als auch auf die öffentlichen Entscheidungen über Marken auswirkt. Nahezu alle befragten Verbraucher stellten fest, dass sie ein positiveres Bild von Unternehmen haben, wenn diese sich an sozialen Aktivitäten beteiligen, dass sie dem Unternehmen eher vertrauen und dass sie ihm gegenüber loyaler sind. Die befragten Einkäufer fügten hinzu, dass es zufriedenstellend ist, wenn ein Unternehmen nicht perfekt ist, vorausgesetzt, das Unternehmen ist geradlinig und transparent in Bezug auf seine CSR-Bemühungen.

Es ist wichtig, die Transparenz des Unternehmens zu gewährleisten. Einer der Hauptvorteile von Managementberichten ist die Möglichkeit, dass verschiedene Fachleute Zugang zu denselben Informationen haben. Mit anderen Worten, diese Dokumente ermöglichen es, dass Transparenz am Arbeitsplatz etwas Praktisches ist und nicht nur ein symbolischer Wert. Dieser Vorteil kann jedoch nur erreicht werden, wenn es im Unternehmen ein System für den Informationsaustausch gibt. Logischerweise müssen die Berichte des Managements nicht alle Mitarbeiter durchlaufen, aber es ist interessant, dass die meisten Führungskräfte die Daten auf klare und direkte Weise überprüfen können.

Der Bericht über die Gewährung von Zuschüssen bietet dem Unternehmen somit die großartige Gelegenheit, seinen Stakeholdern seine Bemühungen um eine sozial verantwortliche Organisation zu vermitteln. Darüber hinaus ist dies die Gelegenheit, bestimmte Erfolge und Herausforderungen in einem breiten Spektrum von CSR-Themen zu erörtern, einschließlich der Art und Weise, wie die Stiftung die Themen Unternehmensführung, Klimawandel, Mitarbeiterengagement, soziale Eingliederung und Investitionen in die Gemeinschaft angeht.

Denken Sie daran, dass der Bericht ein Medium für Transparenz ist und als wirksames Instrument für die Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen einer laufenden Kampagne für die Beziehungen zu den Interessengruppen genutzt werden sollte.

4 Sprechen Sie Ihre Interessengruppen an

Der jährliche Finanzhilfebericht ist ein guter Zeitpunkt, um die Position der Stakeholder und ihre Beteiligung an den Entscheidungen Ihrer Stiftung/Körperschaft zu stärken. Die Beziehungen zwischen Ihrer Organisation und Ihren Stakeholdern sollten nicht als selbstverständlich angesehen werden. In der öffentlichen Wahrnehmung werden Unternehmen und Stiftungen oft nicht von ihren Geldgebern/Anteilseignern/Mitarbeitern/Auftragnehmern getrennt.

Der Skandal um die Ausbeutungsbetriebe von Nike in den 90er Jahren ist ein gutes Beispiel dafür. Damals schrieb ein Arbeitsaktivist einen Bericht über die Praktiken der Nike-Fabriken, in dem er Kinderarbeit und entsetzliche Bedingungen aufdeckte. Schnell wies Nike die Vorwürfe energisch zurück und behauptete, das Unternehmen habe keine Kontrolle über unabhängige Auftragnehmer. Die öffentliche Meinung beschämte das Unternehmen, weil es Partnerschaften mit solchen Zulieferern unterhielt, und die Proteste während der Olympischen Spiele in Barcelona 1992 lösten eine Welle negativer Medienaufmerksamkeit aus. Fast 30 Jahre später berichtet das Unternehmen im Rahmen seiner Berichte über die soziale Verantwortung von Unternehmen weiterhin über sein Engagement und seine Standards, um den Verbrauchern zu zeigen, dass diese Praktiken nicht mehr existieren.

Das zeigt, wie wichtig es ist, in allen Dimensionen mit den richtigen Partnern in Verbindung zu treten und in Ihrem Bericht zu erläutern, wie jeder von ihnen mit den CSR-Aktivitäten Ihrer Organisation verbunden ist. Einige der wichtigsten Stakeholder können sein:

Förderer - Der Förderbericht ist ein formeller Weg, um Ihre Förderer darüber auf dem Laufenden zu halten, was die Stiftung/Organisation mit ihren Fördergeldern erreicht hat.

Aktionäre - Sie sollten das Geschäftsmodell der Organisation und die Unternehmensführung ansprechen, einschließlich der Rolle des Vorstands bei Themen wie Risikomanagement, Nachhaltigkeitsberichterstattung und Bewertung der CSR-Leistung.

Zulieferer - ein sozial verantwortliches Unternehmen achtet darauf, mit Zulieferern zusammenzuarbeiten, die hohe Arbeitsstandards einhalten. Dies ist genauso wichtig wie die Einhaltung von Arbeitsnormen in Ihrem eigenen Unternehmen, wie bereits erwähnt.

Mitarbeiter - ein Teil des sozialen Nutzens wird durch die Förderung von Vielfalt, Sicherheit, einer gesunden Arbeitsumgebung und fairen Löhnen erreicht. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Dokument auf die Maßnahmen in all diesen Bereichen eingehen.

Lokale Gemeinschaften - dies wird wahrscheinlich den größten Teil Ihres Berichts ausmachen. Wenn Sie sich mit den Ergebnissen Ihrer Finanzhilfe befassen, sollten Sie klären und analysieren, welche tatsächlichen Auswirkungen sie auf die lokale Gemeinschaft hatte.

Regierungen und andere Regulierungsbehörden - hier sollten Sie sich mit den Auswirkungen der öffentlichen Politik in Bezug auf Umwelt- und Sozialvorschriften befassen.

5 Verwendung leicht verständlicher Daten zur Darstellung der Förderergebnisse

"Dankesbriefe, Kapitel, in denen der Prozess der Zuschussvergabe und die weiteren Aktivitäten erläutert werden, und Erklärungen darüber, wie Ihr Zuschuss investiert wird - all diese Punkte sollten in Ihrem Bericht angesprochen werden, kein Zweifel! Aber wir sollten bedenken, dass viele Leute das Dokument nur überfliegen und nach Zahlen suchen werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Bericht einen Abschnitt enthält, der sich auf Daten konzentriert. Dieser Abschnitt kann je nach Art der von Ihnen durchgeführten Projekte variieren.

Ein guter Weg, diesen Teil des Berichts anzugehen, besteht darin, zunächst die Methoden der Datenerhebung zu erläutern, um die Glaubwürdigkeit zu zeigen. Die Verwendung einer flexiblen und effizienten Software für die Berichterstattung über Fördermittel kann Ihnen helfen, diese Daten schnell zu analysieren und zu sammeln und die Integrität des Berichts zu gewährleisten.

Einige der Daten, die Sie Ihrem Bericht hinzufügen können, sind:

• Finanzdaten, z. B. wie viel Geld in diesem Jahr zugewiesen wurde.
• Die Anzahl der positiv betroffenen Gemeindemitglieder.
• Wie viele Zuschüsse die Organisation gewährt hat.
• Welche Bereiche (Gesundheit/Bildung/Wohnungswesen) Sie derzeit finanzieren.
• Wie viele Zuschussanträge Sie erhalten haben.
• Wo sich die Zuschussempfänger befinden.

Im Laufe der Zeit werden Sie feststellen, dass die Messung des langfristigen Erfolgs mehr erfordert als nur das Sammeln von Zahlen; es ist auch erforderlich, die Teilnehmer regelmäßig zu befragen und ständig um Feedback zu bitten. Es ist auch angebracht, die ermittelten Zahlen in einen Kontext zu stellen. Hier sind einige Möglichkeiten, diese Zahlen zu überprüfen und zu untersuchen.

Wirtschaftliche Erwägungen - Offenlegung der Auswirkungen der Organisation auf die wirtschaftlichen Bedingungen und Wirtschaftssysteme ihrer Stakeholder auf lokaler, nationaler und globaler Ebene.

Soziale Auswirkungen - Offenlegung der Auswirkungen der Organisation auf die sozialen Systeme, in denen sie tätig ist, einschließlich der Auswirkungen auf die Menschenrechte, die Gesellschaft und die Produktverantwortung.

Umweltauswirkungen - legen Sie die Zahlen offen und analysieren Sie die Auswirkungen der Organisation auf lebende natürliche Systeme (Land, Luft, Wasser und Ökosysteme), einschließlich der Auswirkungen in Bezug auf Energie und Wasser sowie Emissionen und Abfall.

Stakeholder-Engagement - dieser Abschnitt wird je nach den Aktivitäten, die Sie gemeinsam mit Ihren Stakeholdern fördern, unterschiedlich ausfallen. Er kann besonders für Organisationen aufschlussreich sein, die Projekte zum Mitarbeiterengagement fördern, wie z. B. Corporate Volunteering.

6 Die sektorübergreifenden Partnerschaften zwischen Unternehmen, staatlichen Stellen und gemeinnützigen Organisationen werden vorgestellt.

Beziehen Sie Ihre Stakeholder in den Bericht ein und lassen Sie sie zu Wort kommen. Fragen Sie sie nach ihrer Meinung zu den von Ihrem Unternehmen durchgeführten kommunalen Investitionsprojekten. Eine gute Idee für Unternehmen, die Corporate Volunteering-Projekte durchgeführt haben, ist es, gemeinnützige Organisationen einzuladen, einen kurzen Bericht über die Auswirkungen des Mitarbeiterengagements auf das Gemeinwesen zu schreiben. Bitten Sie Ihre Partner, Zitate oder Geschichten von Veränderungen zu erzählen, die ein direktes Ergebnis Ihres Projekts sind.

Diese Zusammenarbeit bringt den beteiligten Gruppen einen positiven Synergieeffekt. Der Synergieeffekt einer gemeinsamen Beteiligung von Organisationen, die sich für das Gemeinwohl engagieren, kommt dann zum Tragen, wenn kompetente Manager an der Schaffung des Rahmens beteiligt sind und auf diese Weise dessen Gültigkeit, Produktivität und Lebensfähigkeit erweitern. Vergessen Sie nicht, dass die Berichterstattung ein Teil dieses größeren Prozesses ist.

7 Festlegung von Zielen für das nächste Jahr

Bei der Erstellung Ihres Förderberichts werden Sie auf viele Methoden und Strukturen stoßen, die Sie verbessern können. Nutzen Sie diesen Moment, um aus Ihren Erfahrungen zu lernen und neue Ziele für das kommende Jahr festzulegen. Zeigen Sie Ihren Stakeholdern, dass sich Ihre Organisation ständig weiterentwickelt und sich immer wieder neue und höhere Ziele setzen wird.

Dieser Abschnitt des Förderberichts ist auch der Moment, in dem Sie die größten Herausforderungen Ihrer Organisation während des Förderprozesses erläutern. Einige der Themen, die Sie erwähnen sollten, sind:

• Unerwartete Faktoren, die den Prozess der Zuschussvergabe beeinflussten, wie die COVID-19-Pandemie.
• Aus diesen Erfahrungen wurden Lehren gezogen.
• Was besser lief als erwartet.
• Wie wollen Sie den Prozess der Zuschussvergabe ändern oder anpassen, um zukünftige Bemühungen zu verbessern?

Die Geldgeber möchten wissen, dass die erfolgreichen Projekte, die sie unterstützt haben, noch eine Weile weitergeführt werden, daher sollten Sie zu diesem Zeitpunkt möglichst viele Einzelheiten über die nächsten Projekte mitteilen.

Bonus: Warum Optimy ein hervorragendes Tool für die Berichterstattung über Zuschüsse ist

Wie bereits erwähnt, können verschiedene Organisationen unterschiedliche Anforderungen an die Berichterstattung haben. Eine flexible Fördermittelverwaltungssoftware kann bei der Berichterstattung über Ihre Wirkung eine echte Hilfe sein. Aus diesem Grund hat Optimy ein Tool zur Verwaltung von Fördermitteln entwickelt, mit dem Sie Anträge, Auswahl, Kommunikation, Budgetierung und Berichterstattung abdecken können. Unser superflexibles Zuschussmanagement-Tool passt sich Ihren Arbeitsabläufen und Bedürfnissen an.

Unsere Funktion zur Budgetverfolgung kann Ihnen zum Beispiel wertvolle Zeit bei der Berichterstattung über Ihre Förderprojekte sparen. Mit diesem Tool können Benutzer Budgets mit Kategorien erstellen und den Zeitraum festlegen, den sie verfolgen möchten. Stiftungen und Unternehmen können auch ein spezielles Budget für eine ihrer Abteilungen erstellen, um einen Überblick über die Ausgaben und Einnahmen zu erhalten.

Die Diagrammfunktion ist ein weiterer großer Verbündeter beim Schreiben von Berichten. Sie hilft Ihnen, alle Daten in der Software Optimy schnell und einfach zu visualisieren. Die Benutzer können wählen, wie die Informationen dargestellt werden sollen, so dass sie für jeden verständlich sind. Das ist eine erstaunliche Funktion, vor allem, wenn Formulare intelligent erstellt werden, so dass Sie Informationen direkt aus den Formularantworten übernehmen und daraus Diagramme erstellen können.

Optimy ist das bestgehütete Geheimnis, das Stiftungen und Unternehmen dabei hilft, ihre Kapitalrendite zu messen und ihr Ziel mit Leichtigkeit zu erreichen. Birgitta Hultfeldt, Projektmanagerin bei Ideas for Life aus Schweden, stimmt dem zu: "Ich finde es gut, dass ich in der Lösung Berichte erstellen, Projekte exportieren und das Formular leicht selbst anpassen kann, ohne dass ich weitere Unterstützung von der IT-Abteilung benötige. Früher konnte ich für eine solch einfache Aufgabe bis zu 6 Monate brauchen, um Änderungen vorzunehmen. Wir bewilligen nicht nur Projekte, sondern geben ihnen auch Werkzeuge an die Hand, mit denen sie die Wirkung ihres Projekts in der Gesellschaft messen können."