Vier Gründe, warum die Rationalisierung von Sponsoring-Prozessen ein Muss für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist

Wenn Sie ein Sponsoring-Programm starten, erhalten die meisten Unternehmen eine große Anzahl von Anfragen. Das ist bereits eine Problemstellung zu verwalten. Aber es kann noch schwieriger werden, wenn sie Niederlassungen an verschiedenen Standorten haben. Kommt Ihnen diese Geschichte bekannt vor?

Es kommt darauf an, Sie mit den richtigen Werkzeugen und Ressourcen auszustatten, um den täglichen Verwaltungsaufwand zu verringern. Wir wissen, dass viele Unternehmen auf manuelle Prozesse angewiesen sind. Manuelle Arbeit führt jedoch zu Fehlern. Kombiniert man dies mit dem Fehlen eines straffen, abteilungsübergreifenden Prozesses, ist das Ergebnis mit Sicherheit ein überforderter Sponsoring-Manager, der nicht die Zeit hat, alle seine Aufgaben zu erledigen.

Ihre Herausforderungen

Lassen Sie uns wissen, ob Ihnen diese bekannt sind: 

1. Sie haben die meiste Zeit des Tages damit verbracht, den Überblick zu behalten und Informationen zu sammeln. Sie fragen die Antragsteller nach dem genauen Betrag, den sie für eine Veranstaltung benötigen, erkundigen sich nach dem aktuellen Stand oder fragen, welche anderen Marken an dem Projekt beteiligt sind. Die meisten erhalten Sponsoring-Anfragen per E-Mail und leiden unter fehlenden Daten in einem nicht enden wollenden Hin und Her von E-Mails.
2. Sie haben Schwierigkeiten bei der Auswahl geeigneter Bewerber. Oft sind verschiedene Personengruppen an der Entscheidungsfindung beteiligt, und die Kommunikation ist ein großes Problemstellung. Manchmal sind die genauen Kriterien für die Auswahl der zu sponsernden Veranstaltungen für alle Beteiligten unklar, was zu Frustration auf allen Seiten führen kann. 
3. Da Sie für ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen arbeiten, ist die Standardisierung des Sponsoring-Prozesses über die Regionen hinweg eine große Problemstellung. Viele Kollegen werden nur ein paar Mal im Jahr in den Sponsoring-Prozess einbezogen und können sich nur schwer an den Rahmen erinnern, den sie befolgen sollten. Sie sind also verwirrt, was sie tun sollen, nachdem sie die Sponsoring-Anfrage angenommen haben. Sollten Sie um einen Vertrag bitten? Sollen Sie die Zahlung veranlassen? Welche anderen Dokumente benötigen Sie? 
4. Da Sie es mit verschiedenen Regionen zu tun haben, verfügen diese über unterschiedliche Sponsoring-Budgets.  
5. Für all die oben genannten Probleme jonglieren Sie mit verschiedenen Tools. Aber diese Tools sind nicht miteinander kompatibel, was zu verstreuten Daten führt... und Sie werden noch verwirrter und frustrierter als je zuvor. 

Und jetzt kommen wir und raten Ihnen, sich für die All-in-One-Plattform zu entscheiden, die Ihnen das Leben leichter macht. Natürlich hören wir hier nicht auf. Wir haben vier wichtige Gründe, warum Sie mit einem Online-Tool für die Verwaltung Ihrer Sponsoring-Projekte arbeiten sollten.

#1 Einfaches Sammeln von Anträgen 

Wir wollen nicht prahlen, aber unsere Formulare werden Ihnen das Leben retten. Sie können alle Sponsoring-Anträge an einer zentralen Stelle erhalten und alle für den Entscheidungsprozess relevanten Fragen über Online-Formulare stellen. Ja, Sie können diese Fragen obligatorisch machen, so dass Sie sicher sein können, dass Sie alle benötigten Informationen haben. 

Darüber hinaus können Backend-Benutzer mit der Software von Optimysehen, ob jemand mit dem Ausfüllen einer Bewerbung begonnen hat, auch wenn er sie noch nicht abgeschickt hat. Auf diese Weise können Sie die blockierenden Fragen schnell identifizieren und sogar die Bewerber erreichen, um Fragen zu beantworten.

Und da wir über verschiedene Regionen gesprochen haben, ist es vielleicht wichtig zu erwähnen, dass Sie je nach Standort des Bewerbers zusätzliche Fragen hinzufügen können . Auf diese Weise werden sich die Fragen der Bewerber je nach ihren Antworten auf die vorherigen Fragen unterscheiden. 

#2 Zeit sparen bei der Auswahl von Anwendungen

Wir verfügen über Funktionen wie automatisches Scoring, automatisches Delegieren und automatisches Filtern, die Ihnen helfen, bei Ihrem Auswahlprozess Zeit zu sparen. 

Wenn Sie beispielsweise Stunden damit verbringen, einen Antrag zu prüfen, um am Ende festzustellen, dass der Antragsteller das Profil nicht erfüllt, ist die verschwendete Zeit ziemlich ärgerlich. Außerdem müssen Sie dem Antragsteller per E-Mail mitteilen, dass er die Kriterien nicht erfüllt. Dank der Automatisierung können Sie jedoch eine Standardablehnungsvorlage in Ihrer Optimy Plattform einrichten und automatisch E-Mails versenden, wenn ein Förderantrag nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

#3 Keine Aufgabe zurücklassen

Auch hier können Sie dank der Automatisierung und vor allem der Funktion der automatischen Delegation schnell und automatisch an das für die Verwaltung einer bestimmten Region zuständige Teammitglied delegieren.

Sobald Sie Ihren Workflow im Tool eingerichtet haben, erfahren Sie auf dem Dashboard von Optimy über die Funktion Aufgaben, was Sie tun sollten. Nach Erledigung jeder Aufgabe löst das System die nächste aus und stellt so sicher, dass Besorgungen wie Zahlungen, die Besetzung von Veranstaltungsständen und der Empfang von Logos im Rahmen des Sponsoringprozesses erledigt werden.

#4 Geld sparen mit kluger Budgetierung

Wenn Sie auch davon geträumt haben, bestimmte Beträge für bestimmte Regionen festzulegen, alles in Echtzeit verfolgen zu können, den Überblick darüber zu behalten, wie viel von Ihrem Budget noch übrig ist, oder sogar Unterkategorien für einen bestimmten Bereich einzurichten, dann ist Ihr Traum wahr geworden. Optimy Die innovative Budgetierungsfunktion wird Ihr Leben zum Besseren wenden.

Wir wissen, dass der Einstieg vielleicht etwas beängstigend ist. Aber das Tolle an Optimy ist (unter anderem) die persönliche Unterstützung, die Sie von unserem hervorragenden Customer Success Team erhalten. Nehmen Sie Kontakt auf, um mehr zu erfahren, und beginnen Sie, Ihre Sponsoring-Prozesse zu optimieren!