Die Konsolidierung Ihrer Daten in einer sicheren Cloud-Umgebung führt zu einer unmittelbaren Verbesserung der Datensicherheit durch die Bereitstellung einer modernen digitalen Infrastruktur. Dies ist sowohl für die Cybersicherheit als auch für die Einhaltung des Datenschutzes von Bedeutung.
Viele Organisationen sind besorgt über die Datensicherheit der Informationen von Spendern und Zuschussempfängern. Die Möglichkeit von Datenschutzverletzungen ist eine Realität, mit der viele Organisationen konfrontiert sind, und Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um Ihre Daten und Ihre Organisation vor Risiken zu schützen.
Hier sind fünf Fragen zur Datensicherheit, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Software zur Verwaltung von Fördermitteln für Ihre Organisation auswählen.
1. Wie sensibel sind die Daten im Finanzhilfeverwaltungssystem und wie werden sie gesichert?
Bei der Verwaltung von Fördermitteln geht es um die Verwaltung von Geld und sensiblen Informationen. Ganz gleich, ob es sich um die privaten Daten von Zuschussgebern, Zuschussempfängern oder um Daten über Ihre Arbeitsabläufe handelt, Sie möchten nicht, dass Unbefugte Zugang zu sensiblen oder vertraulichen Daten aus Ihrem Fördermittelverwaltungssystem haben. Deshalb müssen Sie sich darüber im Klaren sein, wie Ihre Daten gesichert werden.
Alle übertragenen Daten, ob über die öffentliche Schnittstelle oder die Verwaltungsschnittstelle, sollten mit HTTPS verschlüsselt werden. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht über ungesicherte Kanäle transportiert werden können, sollte außerdem eine HSTS-Richtlinie (Strict Transport Security) implementiert werden. Auch wenn es wichtig ist, dass Ihre Daten über diese Systeme gesichert sind, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass die schwächsten Glieder meist die Endbenutzer Ihres Grant Management Tools sind.
2. Bildet der Anbieter der Zuschuss-Software Ihr Team in Sachen Cyberbetrug aus?
Während Cloud-Plattformen immer sicherer werden, geht das Hauptrisiko oft von menschlichen Fehlern aus. Leider können Ihre Mitarbeiter der Ursprung von Sicherheitsverstößen sein, da immer raffiniertere Cybersecurity-Bedrohungen wie Phishing-Angriffe auftreten.
Daher müssen sie geschult werden, um die Anzeichen eines versuchten Online-Betrugs und die Folgen eines Sicherheitsverstoßes zu erkennen. Einige Unternehmen betrachten Cybersecurity-Schulungen als ein Kästchen, das man ankreuzen kann, in der Regel aus Budgetgründen oder weil die Geschäftsleitung das Risiko einer Datenverletzung unterschätzt.
Als Nutzer eines Tools zur Verwaltung von Zuwendungen sollten Sie unter anderem den Zeitraum für die Speicherung sensibler Daten festlegen und diese im Tool einrichten. Wenn Ihre Mitarbeiter darin geschult sind, verdächtige Aktivitäten zu erkennen, ist das ein großer Vorteil, um zu vermeiden, dass die sensiblen Daten Ihrer Stiftung "in der freien Wildbahn" sind.
3. Welche Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz erfüllt Ihre Plattform zur Verwaltung von Fördermitteln?
Verschiedene Länder haben unterschiedliche Datenschutzgesetze. Europa war mit der Allgemeinen Datenschutzverordnung ein Vorreiter bei der Einführung von Datenschutzvorschriften. Es ist sicher, dass Unternehmen, die die GDPR einhalten, höchstwahrscheinlich auch mit anderen lokalen Gesetzen konform sind.
Die DSGVO schreibt vor, dass die Bürger Eigentümer ihrer Daten sind und nicht die Unternehmen, die sie verarbeiten. Datenschutz ist ein Recht für alle EU-Bürger. Kurz gesagt bedeutet dies, dass personenbezogene Daten geschützt werden müssen und die Bürger die Möglichkeit haben sollten, auf ihre Daten zuzugreifen und sie zu ändern oder zu löschen. Außerdem können europäische Bürger ihre Zustimmung jederzeit zurückziehen, wenn sie dies wünschen.
Wenn Sie in der EU tätig sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation jederzeit GDPR-konform ist.
4. Welche Cloud-Dienste nutzt der Lösungsanbieter?
Es ist von grundlegender Bedeutung, dass Sie die Cloud-Anwendungen kennen, mit denen Ihr Grants Management System arbeitet, oder die Art der von ihnen verwalteten Daten.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter von Grant-Software kontinuierlich große Anstrengungen unternimmt, um die höchsten Cybersicherheitsstandards zu erfüllen. Achten Sie auf sicheres Cloud-Hosting wie Amazon Web Services (AWS), das u.a. die Zertifizierungen ISO 27001, PCI DSS Level1 und SSAE 16 erfüllt. Wenn Sie in Europa tätig sind, sollten alle Ihre Daten außerdem in Europa gespeichert werden.
5. Welche Maßnahmen hat der Softwareanbieter ergriffen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden?
Datenschutzverletzungen sind das Letzte, was Sie sich wünschen. Sie beeinträchtigen den Ruf Ihrer Organisation und Ihre Fähigkeit, Ihre sozialen Initiativen zu verwirklichen. Unternehmen, die Systeme zur Verwaltung von Zuschüssen verwenden, sollten in Penetrationstests investieren, um sicherzustellen, dass es nie zu einer Datenpanne kommt.
Sie können Maßnahmen ergreifen, um sich und Ihre externen Mitarbeiter auf potenzielle Hackerangriffe vorzubereiten, sei es durch die Verschlüsselung Ihrer Daten, den Schutz der Privatsphäre Ihrer Stipendiaten, zertifizierte Cloud-Plattformen oder die Schulung der Stipendienmanager.
Wenn Sie neugierig auf andere Maßnahmen sind, die Sie ergreifen können, und mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Daten schützen können, sind wir für Sie da. Kontaktieren Sie uns noch heute!
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