4 Tipps zur Straffung Ihres Sponsoringprozesses

Die meisten Unternehmen erhalten eine große Anzahl von Sponsoring-Anträgen. Das allein kann schon schwer zu verwalten sein, aber wenn Büros an verschiedenen Standorten demselben Arbeitsablauf folgen, kann das ein noch größeres Problemstellung sein. Mit Hilfe der Corporate Sponsorship Software von Optimykönnen Unternehmen ihr Ziel erreichen, jeden Schritt des Sponsoring-Prozesses zu rationalisieren.

Bei Optimy geht es darum, Sie mit den richtigen Tools und Ressourcen auszustatten, um den täglichen Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Viel zu oft verlassen sich Unternehmen auf manuelle Prozesse, die zu Fehlern führen. In Kombination mit dem Fehlen eines straffen, abteilungsübergreifenden Prozesses kann dies zu einem überforderten Sponsoring-Manager führen, der keine Zeit hat, alle seine Aufgaben zu erledigen.

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Hindernisse im Sponsoringprozess

Ein Großteil des Arbeitstages eines Sponsoring-Managers besteht darin, den Überblick zu behalten und Informationen zu sammeln, Antragsteller nach dem genauen Betrag zu fragen, den sie für eine Veranstaltung benötigen, Status-Updates anzufordern oder sich zu erkundigen, welche anderen Marken an dem Projekt beteiligt sein werden. Doch nur wenige Sponsoring-Manager verwenden ein Tool, mit dem sie alle ihre Anfragen an einem Ort in geordneter Form zentralisieren können. Die meisten erhalten Sponsoring-Anfragen per E-Mail und leiden unter fehlenden Daten in einem nicht enden wollenden Hin- und Her-E-Mail-Faden. Dies gilt umso mehr, wenn das Unternehmen Niederlassungen in verschiedenen Regionen hat und jede von ihnen spezifische Informationen vom Antragsteller benötigt.

Eine weitere große Problemstellung im Sponsoringprozess ist die Auswahl der richtigen Bewerber. Oft sind verschiedene Personengruppen an der Entscheidungsfindung beteiligt, und die Kommunikation ist ein großes Problemstellung. Manchmal sind die genauen Kriterien, nach denen ausgewählt wird, welche Veranstaltungen gesponsert werden sollen, nicht allen am Prozess Beteiligten klar, was zu Frustration bei allen Beteiligten führen kann.

Die Standardisierung des Sponsoring-Prozesses über verschiedene Regionen hinweg ist wiederum ein großes Problemstellung für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen. Viele Kollegen sind nur ein paar Mal im Jahr in den Sponsoring-Prozess involviert und können sich nur schwer an den Rahmen erinnern, dem sie folgen sollten. Sponsoring-Manager sind oft verwirrt, was sie tun sollen, nachdem sie die Sponsoring-Anfrage angenommen haben. Sollten sie um einen Vertrag bitten? Sollen sie die Zahlung veranlassen? Welche anderen Dokumente benötigen sie?

Der wahre Kampf: Budgetierung von Sponsoring

Alle diese Prozesse sind für Sponsoring-Manager häufig ein Problem, aber derjenige, der die meisten Sponsoring-Experten nachts wach hält, ist natürlich die Budgetierung. Der Umgang mit verschiedenen Regionen, die unterschiedliche Sponsoring-Budgets haben, kann sogar noch problematischer sein.

Viele Unternehmen verwenden eine Kombination aus verschiedenen Tools, um die oben genannten Probleme zu lösen. Doch ein großes Problem bleibt: Die meisten Plattformen sind nicht miteinander kompatibel, was zu verstreuten Daten und verwirrten Sponsoring-Managern führt. Mit einem guten Sponsoring-Managementsystem kann dies alles jedoch behoben werden.

Das ist es, was ein Sponsoring-Management-System für Sie tun kann:

Einfaches Sammeln von Anträgen

Ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann den Sponsoring-Prozess mit den Formularen von Optimyrationalisieren. Sie können alle Sponsoring-Anträge an einer zentralen Stelle entgegennehmen und alle relevanten Fragen für ihren Entscheidungsprozess über Online-Formulare stellen. Viele dieser Fragen können verpflichtend gestellt werden, so dass alle benötigten Informationen vorliegen. Darüber hinaus ermöglicht die Software von Optimyden Backend-Benutzern zu sehen, ob jemand mit dem Ausfüllen eines Antrags begonnen hat, auch wenn er ihn noch nicht eingereicht hat. Auf diese Weise kann der Sponsoring-Manager die blockierenden Fragen identifizieren und sich sogar an die Bewerber wenden, um Fragen zu beantworten.

Sponsoring-Manager können auch je nach Standort des Bewerbers unterschiedliche Fragen hinzufügen, da Optimy es Administratoren ermöglicht, Formulare in verschiedenen Teilen einzurichten. Auf diese Weise unterscheiden sich die Fragen, die den Bewerbern gestellt werden, je nach ihrer Antwort auf frühere Fragen.

Sparen Sie Zeit bei der Auswahl von Anwendungen

Mit Optimy können Sponsoring-Manager mit den Funktionen Automatisches Scoring, Automatisches Delegieren und Automatisches Filtern klare Kriterien festlegen. So funktioniert das automatische Scoring: Sie fügen dem Formular eine Frage hinzu, in der Sie die Bewerber fragen, ob z. B. Exklusivität beim Sponsoring von Veranstaltungen angeboten wird. Die Bewerber, die diese Frage mit "Ja" beantworten, erhalten eine höhere Punktzahl als diejenigen, die mit "Nein" antworten. Anhand dieser Kriterien können sich die Büros an verschiedenen Standorten orientieren, so dass sie die Bewerber besser auswählen und eine gleichbleibende Qualität der Sponsoringprojekte gewährleisten können.

Eine weitere Automatisierung, die die Sponsoring-Projekte von Unternehmen mit mehreren Niederlassungen rationalisiert, ist die Funktion Automatisches Filtern. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie viele Sponsoring-Anträge für Veranstaltungen erhalten, die nicht zu Ihrer Zielgruppe passen. Stellen Sie sich das vor: Sie verbringen Stunden damit, einen Antrag zu prüfen, nur um am Ende festzustellen, dass dieser Antragsteller nicht dem Profil entspricht. Sie verschwenden also nicht nur Ihre Zeit mit dem Lesen des Antrags, sondern müssen dem Antragsteller auch noch eine E-Mail schicken, um ihn darüber zu informieren, dass er die Kriterien nicht erfüllt. Mit dieser Funktion können Sponsoring-Manager über eine Standardvorlage für Ablehnungen in Optimyverfügen und automatisch E-Mails versenden, wenn ein Förderantrag nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Keine Aufgabe zurücklassen

Die Funktion der automatischen Delegierung kann nützlich sein, wenn eine bestimmte Sponsoring-Anfrage automatisch an das Teammitglied delegiert wird, das für die Verwaltung dieser bestimmten Region zuständig ist. Dies stellt sicher, dass keine Anfrage unbeantwortet bleibt und dass die Sponsoring-Manager nur in Projekte involviert werden, die sie betreffen.

Auch Sponsoring-Manager können ihren Arbeitsablauf mit Optimy vereinfachen. Sobald der genaue Arbeitsablauf in dem Tool festgelegt ist, zeigt Ihnen das Dashboard von Optimyüber die Funktion Aufgaben an, was Sie tun sollten. Nach Erledigung jeder Aufgabe löst das System die nächste aus und sorgt so dafür, dass Besorgungen wie Zahlungen, die Besetzung von Veranstaltungsständen und der Empfang von Logos im Sponsoringprozess erledigt werden.

Admins können auch alle Aufgaben für alle Benutzer verfolgen und sicherstellen, dass alle Schritte in allen Zweigen befolgt werden.

Geld sparen mit intelligenter Haushaltsführung

Wie bereits erwähnt, bereitet die Verwaltung von Budgets den Verantwortlichen für Sponsoring am meisten Kopfzerbrechen, und Optimy kann ein großartiger Verbündeter bei der Verwaltung von Sponsoring-Budgets sein.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, bestimmte Beträge für bestimmte Regionen festzulegen und alles in Echtzeit zu verfolgen, so dass Sie wissen, wie viel des Budgets noch zugewiesen werden muss. Sie können sogar Unterkategorien einrichten. Das bedeutet, dass jede Region über ein spezifisches Budget für verschiedene Arten von Sponsoring-Aktivitäten verfügen kann, z. B. für Hockey-Veranstaltungen, Gesundheits-Workshops und Bildungsseminare. Und der Leiter der Sponsoring-Aktivitäten kann alle Daten der Region in einem benutzerfreundlichen Dashboard leicht einsehen und verfolgen.

Abschließende Überlegungen

Mit dem Tool von Optimykann ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen seinen Arbeitsablauf in jedem Schritt des Sponsoringprozesses verbessern. Sie haben keine Probleme mehr mit der Standardisierung des Sponsoring-Prozesses über verschiedene Büros und Standorte hinweg. Alle Sponsoring-Anträge werden über Optimy gesammelt, ausgewählt, verwaltet und gemeldet, so dass der Prozess 5 Mal schneller abläuft als bei der Verfolgung mit Excel.

Für einen Sponsoring-Manager mit Büros an mehreren Standorten ist Optimy ein entscheidender Fortschritt: "Jetzt können unsere Mitarbeiter mit Optimy datengestützte Entscheidungen treffen. Ich bin ein großer Fan des Tools. Optimy ist übersichtlich, organisiert und einfach zu bedienen. Es ist eine Lösung, die von jedem Unternehmen genutzt werden kann, ob groß oder klein." Fragen Sie sich, auf welche andere Weise Optimy Ihrem Unternehmen helfen kann? Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören - lassen Sie uns das Gespräch hier fortsetzen.