Der Wechsel der Loterie Nationale von SharePoint zu Optimy
Erfahren Sie mehr darüber, wie die Loterie Nationale nach ihrem Wechsel von SharePoint zu Optimy ihre Prozesse zur Verwaltung von Fördermitteln umgestellt hat.
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Das ist die Loterie Nationale
Die belgische Nationallotterie, so wie wir sie heute kennen, wurde 1934 mit der Aufgabe gegründet, öffentliche Lotterien, Wetten, Wettbewerbe und Glücksspiele im öffentlichen Interesse zu organisieren. Sie bietet ausschließlich zufallsbasierte Glücksspiele an, an denen jeder bereits mit einem bescheidenen Einsatz teilnehmen kann. Dank der Beiträge der zahlreichen Spieler ist die Lotterie in der Lage, den Gewinnern ihren Gewinn auszuschütten und zu verschiedenen sozialen Projekten und wohltätigen Zwecken beizutragen.
Die Problemstellung
Die Loterie Nationale verfügt über ein beträchtliches jährliches Spendenbudget von 345 Millionen Euro, das Projekten in den Bereichen Kultur, Sport, Wissenschaft, Armutsbekämpfung und nachhaltige Entwicklung zugute kommt. Die Organisation war mit ihrem bisherigen SharePoint-basierten System auf Schwierigkeiten gestoßen. Lauranne Lenoir, die über drei Jahre Erfahrung bei der belgischen Loterie Nationale verfügt, begann mit der Umgestaltung des Prozesses zur Verwaltung der Fördermittel – intern auch als „das Optimy Projekt" bekannt.
Unsere Lösung
Der Übergang zur Lösung von Optimy erfolgte in zwei Stufen.
In einem ersten Schritt implementierte das Team von Optimy sein benutzerfreundliches Frontend. Die Lotterie Nationale begann damit, Anträge auf Fördermittel zu sammeln. Alle damit zusammenhängenden Verwaltungsaufgaben wurden jedoch immer noch in ihrem alten Backend von SharePoint verwaltet, das eng mit der föderalen Struktur der Loterie Nationale verflochten war und umfangreichen Kontrollen unterlag, was eine große Herausforderung in diesem Projekt darstellte.
Im Rahmen ihres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses hat Optimy fast ein Jahr lang ein einzigartiges Backend-Tool entwickelt, dass sämtliche staatlichen Vorschriften erfüllt. Im Anschluss wurde eine Datenbank migriert, die fast 30 Jahre über befüllt und gepflegt worden war, und in die jährlich Daten aus mehr als hundert Projekten neu einfließen.
Die Ergebnisse
Durch den Übergang zu Optimy konnte die nahtlose Validierung von Fördermitteln durch externe Ausschüsse vereinfacht werden und so die Transparenz gefördert werden. Bei Projekten mit interner Evaluierung bewies sich das Evaluierungsmodul der Plattform als besonders hilfreich. Seit Anfang 2023, nach eineinhalb jähriger Nutzung von Optimy, hat die Loterie Nationale bereits über 4.000 Projekte erfolgreich über die Plattform verwaltet. Im Vergleich zu der Zeit, in der sie das Vorgängersystem von SharePoint nutzten, war so ein deutlicher Anstieg des Projektvolumens zu beobachten.
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