Wie das Lexington Medical Center dank Optimy seine Verwaltung von Sponsoring und Fördermitteln verbessern konnte
Erleben Sie, wie herkömmliche Papierprozesse durch rationalisierte digitale Abläufe ersetzt wurden und so ein bedeutender Schritt nach vorne in der Philanthropie im Gesundheitswesen gemacht werden konnte.
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Das ist das Lexington Medical Center
Das Lexington Medical Center ist ein Lehrkrankenhaus mit 607 Betten in West Columbia, South Carolina. Es ist der zentrale Knotenpunkt eines Gesundheitsnetzwerks bestehend aus fünf kommunalen medizinischen Zentren, und beschäftigt mehr als 8.000 Mitarbeitenden im Gesundheitswesen. Mit seinem Engagement für ganzheitliches Wohlbefinden geht das Medical Center über die bloße Patientenversorgung hinaus und unterstützt aktiv gemeinnützige Organisationen durch Sponsoring und Fördermittel.
Die Problemstellung
Das Lexington Medical Center stand vor folgender Herausforderung: Es sollte eine Lösung zur Verwaltung von Sponsorings und Fördermitteln gefunden werden, die in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Methoden wie Excel-Tabellen, E-Mails, Briefverkehr und Fax bearbeitet wurden. Dieser fragmentierte Ansatz war ineffizient, führte zu unübersichtlichen Datenspeichern und einem erhöhtem Verwaltungsaufwand. Thomas Tafel machte sich daher auf die Suche nach einer umfassenden Plattform, die als optimierte Lösung die Zusammenführung und Verwaltung von Daten zu Sponsorings und Fördermitteln möglich machen würde.
Unsere Lösung
Auf der Suche nach einer Lösung stieß Thomas Tafel dann auf Optimy. Das Team von Optimy erkannte die Notwendigkeit des Medical Center, Daten zu zentralisieren und Verwaltungsprozesse zu vereinfachen, und implementierte im Sommer sein Formular für die Beantragung von Sponsoring. Aktuell arbeitet das Team an der Implementierung eines Formulars zur Beantragung von Fördermitteln, das im Frühjahr freigeschaltet werden soll. Diese Umstellung markiert einen bedeutenden Meilenstein: der Wechsel von der vorhergegangenen Abhängigkeit von manuellen bzw. bei einigen Aufgaben sogar papierbasierten Prozessen bei der Gewährung von Fördermitteln, hin zu einem hochmodernen digitalen Prozess, der zu dem Lexington Medical Centre passt.
Das Ergebnis
Das Lexington Medical Center verspricht sich erhebliche Verbesserungen bei der Effizienz und Effektivität seiner Prozesse zur Gewährung von Sponsoring und Fördermitteln. Auf der Plattform von Optimy lassen sich nicht nur Informationen sammeln, sie liefert auch wertvolle Daten im Backend, wodurch die Verwaltungsaufgaben rationalisiert werden. Der Prozess zur Gewährung von Fördermitteln, in dessen Rahmen in der Vergangenheit jährlich 20 bis 25 Organisationen unterstützt wurden, wird nun dem digitalen Wandel unterzogen und papierbasierte Arbeitsabläufe hinter sich lassen.
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