Wie der Veolia Environmental Trust die Vergabe von Fördermitteln verändert hat: 8 Jahre gemeinsame Arbeit mit Optimy

Der Veolia Environmental Trust, eine im Vereinigten Königreich eingetragene Wohltätigkeitsorganisation, unterstützt Gemeinde- und Umweltprojekte in ganz England durch den Landfill Communities Fund, ein Steuergutschriftenprogramm der britischen Regierung, das es Betreibern von Mülldeponien ermöglicht, einen Teil ihrer Steuerschuld für wirkungsvolle Projekte einzusetzen. Seit 1997 hat der Trust über 106 Millionen Pfund für 2.600 Projekte vergeben und dabei Fördermitteln in Höhe zwischen 5.000 und 350.000 Pfund bereitgestellt. Für das kleine sechsköpfige Team steht der Fokus auf einer soliden Sorgfaltspflicht und Transparenz sowie darauf, in den Gemeinden, denen es dient, nachhaltige Veränderungen anzustoßen.

Herausforderungen

Vor der Einführung von Optimy im Jahr 2016 stand der Trust vor erheblichen betrieblichen Herausforderungen. Mit über 200 Anträgen pro Jahr und nur einem kleinen Team, das diese bearbeiten sollte, belasteten manuelle, papierbasierte Prozesse die Ressourcen. Die Bearbeitung und Nachverfolgung von Anträgen war zeitaufwändig, erforderte die Eingabe von Daten aus physischen Formularen und verlangsamte die Reaktionsfähigkeit bei der Entscheidungsfindung des Treuhänders. Aufgrund der strengen Vorschriften, die für den Landfill Communities Fund gelten, benötigte der Trust außerdem ein zuverlässiges, transparentes und kosteneffizientes System, das die besonderen Anforderungen der Compliance erfüllt.

Unsere Lösung

Im Jahr 2016 entschied sich der Trust für Optimy , nachdem er positive Empfehlungen von anderen Stiftungen und Sektorexperten gehört hatte. Optimy bot die Flexibilität und die zentrale Datenverwaltung, die er benötigte. Der Trust stellte auf ein digitales Antragssystem um, wodurch die Notwendigkeit von Papierakten entfiel und die Antragsteller ihre Anträge online einreichen konnten, was eine erhebliche Zeitersparnis und eine geringere Fehlerquote mit sich brachte. Das digitale Format ermöglichte die Automatisierung von Berechnungen, z. B. von Budgetsummen, was den Antragstellern half, häufige Fehler zu vermeiden und dem Team die Prüfung der Anträge zu erleichtern.

Darüber hinaus ermöglichte Optimy dem Trust, "Dokumente" wie z.B. Finanzierungsvereinbarungen direkt von der Plattform aus zu erstellen, wo sie alles sicher an einem Ort speichern und leicht abrufen können. "Mit Optimy", erklärt Elizabeth Cooke, Head of Grants bei Veolia Environmental Trust, "wissen wir genau, wo sich alles für jedes Projekt befindet, und wir können es sehr schnell auf den Bildschirm bringen, damit jeder es sehen kann, egal ob es sich um Bilder oder Informationen des Antragstellers handelt."

Die kollaborativen Funktionen des Systems ermöglichten auch eine verbesserte interne Kommunikation, so dass jedes Teammitglied schnell auf Projektinformationen zugreifen und auf Anfragen reagieren konnte. Wie Elizabeth bemerkte: "Wir sind viel effektiver. Wir sind nicht mehr von einer einzigen Person abhängig, wenn es um eine einzige Information geht."

Die Ergebnisse

Optimy hat mehrere bedeutende Verbesserungen für Veolia Environmental Trust gebracht:

• Gesteigerte Effizienz: Automatisierte Prozesse haben den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben, wie das Versenden von Ergebnisschreiben, von Wochen auf nur noch Stunden reduziert. "Wir denken jetzt nicht einmal mehr über diese Aufgaben nach", sagt Elizabeth, "es geht alles so schnell." Diese Effizienz hat es dem Team ermöglicht, sich auf höherwertige Aufgaben und die Unterstützung der Antragsteller zu konzentrieren.
• Erhöhte Transparenz und Rechenschaftspflicht: Mit den zentralisierten Projektinformationen hat das Team nun Echtzeit-Zugriff auf die Daten und kann so schnell und präzise auf Anfragen von Antragstellern und Treuhändern reagieren. Laut Andrew Brown, Executive Director, "können wir mit Optimy flexibel auf Veränderungen bei der Finanzierung und dem Projektvolumen reagieren", was es zu einem äußerst anpassungsfähigen Tool macht.
• Flexibilität für unterschiedliche Finanzierungsbedürfnisse: Die flexible Plattform von Optimyhat es dem Trust leicht gemacht, neue Finanzierungsströme mit spezifischen Kriterien einzurichten, z.B. eingeschränkte Mittel von anderen Trusts mit geografischen Einschränkungen. "Optimy hat es uns wirklich leicht gemacht, maßgeschneiderte Finanzierungstöpfe einzurichten", sagte Andrew, und half dem Trust, komplexe Finanzierungsanforderungen effizient zu verwalten.
• Skalierbare Wirkungsmessung: Mit den Berichtstools von Optimyist der Trust nun in der Lage, die Projektergebnisse effektiver zu messen und sie mit seinen strategischen Zielen in den Bereichen Klimawandel, Biodiversität und Stärkung der Gemeinden in Einklang zu bringen. Diese Daten waren für den Trust von entscheidender Bedeutung, um strategische Entscheidungen zu treffen und die Auswirkungen der finanzierten Projekte zu bewerten.

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