Wie die Hatt-Bucher-Stiftung ihre Fördermittelverwaltung mit Optimy digitalisiert hat
Die Hatt-Bucher-Stiftung hat es sich zur Aufgabe gemacht, das Leben älterer Menschen mit begrenzten finanziellen Mitteln positiv zu verändern. Sie hat ihre Abläufe optimiert, um effizienter zu arbeiten.
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Über die Stiftung
Die Hatt-Bucher-Stiftung hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Lebensqualität von finanziell benachteiligten Menschen im Alter von 65 Jahren und älter zu verbessern. Die Stiftung bietet eine Reihe von Unterstützungsdiensten an, darunter Hörgeräte, finanzielle Hilfe für die täglichen Ausgaben und die Finanzierung von Freizeitaktivitäten und Urlauben. Durch die Linderung von finanziellem Stress möchte die Stiftung älteren Menschen Freude und Trost spenden.
Herausforderungen
Bevor die Hatt-Bucher-Stiftung die Lösung Optimy einführte, stand sie vor mehreren großen Herausforderungen. Die Stiftung erhielt jährlich etwa 1.000 Anträge in Papierform, was zu einem schwerfälligen und zeitaufwändigen Prozess führte. Die Bearbeitung großer Mengen an Papierkram, einschließlich detaillierter Nachweise, erforderte viel manuelle Arbeit.
Unsere Lösung
Die Stiftung entschied sich für Optimy auf der Grundlage starker Empfehlungen mehrerer anderer Stiftungen und eines gründlichen Vergleichs mit anderen Lösungen. Optimy überzeugte durch seine Flexibilität und Kosteneffizienz. Zu den wichtigsten Aspekten der Lösung gehörte die Digitalisierung der Anträge, wodurch die Notwendigkeit der physischen Aufbewahrung entfiel und der Papierverbrauch erheblich reduziert wurde. Die Erfassung von Daten und Zahlungsinformationen sowie die Zusammenfassung durch die Antragsteller erleichterten die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Durch die Integration aller Anträge in eine einzige digitale Plattform wurde es einfacher, die Anträge zu verwalten und zu verfolgen. Umfassende Schulungen und laufender Support sorgten für einen reibungslosen Übergang und lösten viele Probleme umgehend.
Die Ergebnisse
Trotz der Herausforderungen bei der Verwaltung dieses Digitalisierungsprojekts hat die Implementierung von Optimy beeindruckende Ergebnisse erbracht. Viele Antragsteller haben ihre Wertschätzung für die gesteigerte Effizienz und den Komfort zum Ausdruck gebracht, den das System bietet. Die Stiftung hat ihren Papierverbrauch drastisch reduziert und damit einen Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit geleistet. Die administrative Arbeitsbelastung, insbesondere für die Mitarbeiterin Monica, wurde um 40 % reduziert, so dass sich das Team auf neue Projekte und Initiativen konzentrieren kann. Die Stiftung verschickt jetzt jährlich etwa 1.000 E-Mails mit Entscheidungsvorschlägen und gewährleistet so eine rechtzeitige und effektive Kommunikation mit den Antragstellern.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder fordern Sie eine Demo an und verstärken Sie ab sofort Ihre positive Wirkung auf gesellschaftlicher und geschäftlicher Ebene.
