Software für die Verwaltung von Finanzhilfen: Wie sie Ihnen zu mehr Effizienz verhelfen kann

In letzter Zeit hat sich gezeigt, dass Online-Tools das tägliche Leben um ein Vielfaches bereichern können: Ob es darum geht, sich über die Geschehnisse in der Welt zu informieren, mit seinen Angehörigen in Kontakt zu bleiben oder bei der Arbeit produktiver und effizienter zu sein - es gibt Millionen von Online-Plattformen, die ihre Bedeutung bewiesen haben.

Wenn Sie sich mit Förderprojekten befassen, müssen Sie sich mit vielen Dingen befassen. Von der Erstellung der Grundzüge Ihrer Finanzhilfe über die öffentliche Bekanntmachung bis hin zur Sicherstellung, dass die Bewerber sich einfach und über eine spezielle Plattform bewerben können - das ist eine Sache. Die "Vorher"-Aufgaben. Aber dann gibt es auch noch alles, was "danach" erledigt werden muss: das Einsammeln der Bewerbungen, das Sortieren, die Auswahl der wichtigsten Bewerbungen, die Kontaktaufnahme mit allen Bewerbern, um ein klares Follow-up zu gewährleisten, der reibungslose Ablauf des gesamten Prozesses, von der Gewährung des Zuschusses an sich bis zur Überprüfung der Berichte und deren Weitergabe an die zuständigen Personen in Ihrer Organisation.

Kommen Ihnen all diese Dinge bekannt vor? Wir dachten es uns.

Die alten manuellen Werkzeuge

Überraschenderweise verwenden viele Fördermittelverwalter immer noch manuelle Tools und veraltete Software, um ihren Förderprozess aufzubauen und täglich zu verwalten. Das Problem ist, dass sich ein Projekt weiterentwickelt und mit dieser Entwicklung neue Anforderungen, Erwartungen und Ambitionen einhergehen. Ein manuelles Tool stößt da schnell an seine Grenzen und Sie werden mitunter mit komplexen Situationen konfrontiert:

• Datenverlust durch Verwendung zu vieler verschiedener Blätter,
• Frustration über die vielen verschiedenen nicht aktualisierten Versionen eines Dokuments,
• Mangelnde Kommunikation zwischen allen Beteiligten in Ihrem Team,
• Mangelnde Kommunikation mit den Antragstellern, ich warte immer noch auf eine klare Antwort,
• Komplexe User-Experience mit einem selbstgebastelten Formular ist für uns ineffizient und unscharf,
• usw.

Wir denken sie uns nicht aus: Diese Situationen gehören zum Alltag einiger unserer Kunden. Und während einige als weniger wichtig angesehen werden können, können andere ein echtes Problem darstellen. Der Verlust wichtiger vertraulicher und wertvoller Daten wäre zum Beispiel ein Albtraum. Datenschutz und Sicherheit sind aktuelle Themen, die reguliert wurden, und Ihr Publikum erwartet von Ihnen, dass Sie die Daten, die es mit Ihnen teilt, respektieren. Wenn Sie dieses implizite Versprechen brechen, könnte es sehr schwierig werden, eine neue Beziehung zu ihnen aufzubauen.

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Die Vorteile einer Software zur Verwaltung von Finanzhilfen

Wir wissen, dass es immer ein wenig beängstigend ist, sich auf etwas Neues einzulassen. Es mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber wenn es richtig gemacht wird, kann es auch angenehm und einfach zu bedienen sein und Ihnen das Leben leichter machen. Wenn Sie noch zweifeln, haben wir unsere besten Gründe zusammengetragen, warum Sie eine Software zur Verwaltung von Fördermitteln einsetzen sollten.

#1 Eine Software für die Vergabe von Zuschüssen von A bis Z

Eine großartige Sache, die passiert, wenn Sie eine neue Software einführen, ist, dass die meisten von ihnen Ihnen Funktionen für jeden Schritt in Ihrem Projektleben bieten. Von der Erstellung eines Formulars über das Sammeln von Daten bis hin zum Sortieren der Daten und der Erstellung von Berichten. Zumindest sollte die Software, für die Sie sich entscheiden, Ihnen die Möglichkeit bieten, alles zu verwalten, so dass Sie sich nur an dieses eine Tool wenden müssen und nicht an mehrere verschiedene mit unterschiedlichen Layouts.

#2 A Wachstum für Ihren Arbeitsablauf

Ihr Arbeitsablauf wirkt sich darauf aus, wie Ihre Stiftung läuft. Wenn Sie also Ihr Unternehmen vergrößern wollen, müssen Sie sich mit dem Arbeitsablauf befassen. Mit der richtigen Software können Sie genau das filtern, was Sie brauchen. Ihre Stiftung hat ein Budget, und wenn Sie einen Antrag erhalten, der Ihr Budget übersteigt, wird die Software den Antrag automatisch ablehnen.  

Eine Software spart Ihnen Zeit, indem sie Anträge ablehnt, die Ihre Budgetgrenze überschreiten oder die Kriterien nicht erfüllen.

#3 A Fokus auf Strategien VS Aktion

Jede Organisation hat ein Ziel. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie sich auf die Strategien konzentrieren, die Ihrer Organisation langfristig helfen werden. Was müssen Sie tun, um Ihre Ziele zu erreichen? Wenn Sie sich für eine Software zur Verwaltung Ihrer Stiftung entscheiden, wählen Sie eine Software mit umfangreichen KPI-Optionen, damit Sie sich auf Ihre Strategien konzentrieren können und sich nicht um Dinge wie das Schreiben von Berichten oder die Bewertung jeder einzelnen Anwendung kümmern müssen.

#4 Eine nette Erweiterung Ihrer Fördertätigkeit

Sie sind in der Lage, Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Anstatt Zeit damit zu verbringen, Ergebnisse zu organisieren und herauszufinden, konzentrieren Sie sich auf Strategien, die für das Wachstum Ihrer Stiftung wichtig sind. So kann Ihre Stiftung schneller wachsen, da die Technologie Sie bei der Datenerfassung unterstützt, ohne dass Sie dies manuell tun müssen.  

#5 Ein persönliches Erlebnis

Bei Optimy legen wir Wert auf Personalisierung. Wir sind der Meinung, dass sich Ihre Projekte von denen Ihrer Nachbarn unterscheiden, dass Sie Ihre eigenen Ziele haben und dass Ihr Team sehr speziell ist. Deshalb stellen wir sicher, dass wir Ihnen ein Tool anbieten, das zu Ihren Bedürfnissen, Ihrer Realität und Ihren Ambitionen passt. Die Plattform ist personalisiert, das Formular, das Sie erstellt haben, ist es auch, und mit dem modularen Ansatz, der uns ausmacht, können Sie die Funktionen auswählen, die Ihnen angesichts Ihrer aktuellen Situation bei der Verwaltung von Fördermitteln am besten passen. Wenn sich diese in ein paar Monaten weiterentwickeln, können Sie sich an Ihren Kundenbetreuer wenden, um neue, leistungsfähigere Funktionen zu Ihrer maßgeschneiderten Plattform hinzuzufügen. Auf diese Weise entwickelt sich die Software mit Ihnen weiter.
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Das ist in Ordnung, wenn Sie immer noch kalte Füße haben. Ein Artikel reicht vielleicht nicht aus, um Sie zu überzeugen. Wir legen Wert auf Austausch, Gespräche, Diskussionen in Echtzeit. Wenn wir mehr über Sie, Ihre Projekte und Ziele wissen, können wir Ihnen die Antworten geben, die Sie brauchen, um mit Ihren Förderprojekten die nächste Stufe zu erreichen. Was sagen Sie dazu? Sollen wir uns treffen?