6 Best Practices für die Verwaltung von Zuschüssen für gemeinnützige Organisationen

Ein gut funktionierendes Förderprogramm erfordert viel Zeit für die Umsetzung und muss ständig gepflegt und gewartet werden. Sie müssen nicht nur Ihre Auszahlungsquoten erfüllen, sondern auch sicherstellen, dass die Datensicherheit jederzeit gewährleistet ist.

Bei der Verwaltung von Fördermitteln geht es um die Verwaltung aller Aspekte Ihres Förderprogramms. Die Straffung Ihrer Fördermittelverwaltungsprozesse bedeutet weniger Fehler und Verzögerungen und weniger Zeitverschwendung für Verwaltungsaufgaben. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit, die Sie nutzen können, um sich auf die eigentliche Aufgabe zu konzentrieren, nämlich die Bewertung von Zuschussanträgen, um sicherzustellen, dass Ihre Mittel an die am meisten verdienten Anträge gehen.

Hier finden Sie bewährte Verfahren für die Verwaltung von Zuschüssen, die Ihnen helfen, Ihr Zuschussprogramm zu optimieren und zu erweitern:

1. Definieren Sie Programmrichtlinien und Ziele

Die Festlegung von Richtlinien im Voraus kann Ihnen dabei helfen, das ideale Design für Ihr Programm zunächst zu visualisieren und dann umzusetzen. Wenn Sie Ihr Programm im Voraus entwerfen, können Sie Aspekte identifizieren, die mehr Arbeit erfordern, und Ihre Prozesse effizienter gestalten. Sie müssen sicherstellen, dass alle Beteiligten Ihre wichtigsten Ziele verstehen. Wenn Sie sich also nicht unbedingt über die zentralen Grundsätze Ihres Programms im Klaren sind, wie z.B. die Kennzahlen, die Sie für Ihre Berichterstattung verwenden, gefährden Sie das reibungslose Funktionieren Ihres Programms.

2. Sorgen Sie für eine regelmäßige und rechtzeitige Berichterstattung

Eine solide Berichterstattung ist unerlässlich, damit Sie gegenüber allen Beteiligten rechenschaftspflichtig sind. Als Fördermittelgeber wird von Ihnen auch erwartet, dass Sie die Auswirkungen der von Ihnen gewährten Zuschüsse verfolgen und weitergeben. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie entscheiden, welche Metriken Sie verfolgen sollten, um mit den Empfängern und Geldgebern kommunizieren zu können, und gleichzeitig den Nachweis der Wirkung, die Identifizierung von Erfolgsbereichen und die Hervorhebung von verbesserungswürdigen Bereichen erleichtern. Auch wenn der gesamte Prozess einschüchternd erscheinen mag, kann die frühzeitige Implementierung einer Fördermittelverwaltungslösung Ihnen dabei helfen, all Ihre Daten zu organisieren und problemlos über Ihre Aktivitäten zu berichten.

3. Legen Sie Screening-Kriterien fest

Wenn Sie in Ihrem System zur Verwaltung von Fördermitteln Prüf- oder Qualifizierungskriterien einrichten, werden Anträge, die Ihre Mindestanforderungen nicht erfüllen, automatisch abgelehnt. Das spart sowohl Ihnen als auch den Antragstellern Zeit. Nur die Anträge, die den Anforderungen entsprechen, werden eingereicht. Sie sparen viel Zeit und manuellen Aufwand, da Sie diese Anträge nicht mehr manuell prüfen und ablehnen müssen, sondern sich stattdessen auf qualifizierte Anträge konzentrieren können.

4. Fairness gewährleisten

Sie sollten Ihr Stipendienprogramm so inklusiv und gerecht wie möglich gestalten, von den Anspruchsvoraussetzungen bis zur Bewertung der Anträge. Sie sollten jeden Schritt Ihres Programms überprüfen und sicherstellen, dass jeder Schritt fair und gerecht ist. Die Prüfung von Anträgen sollte subjektiv und unvoreingenommen sein. Ein breiter und vielfältiger Pool von Prüfern kann ebenfalls zu mehr Objektivität beitragen, ebenso wie das Entfernen demografischer Informationen aus den Bewerbungen. Die manuelle Verwaltung dieses Überprüfungsprozesses kann eine Herausforderung sein. Mit einer Software zur Verwaltung von Fördermitteln können Sie Ihren Verwaltungsaufwand verringern und die Effizienz steigern.

5. Führen Sie einen Zuschusskalender

Das Führen eines Förderkalenders hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Meilensteine, Ziele, Benchmarks und Fristen für die interne und externe Berichterstattung festzuhalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr geplanter Zeitplan realistisch ist und dass alle Mitarbeiter Ihres Fördermittelteams wissen, was von ihnen erwartet wird.

6. Prozesse automatisieren

Gut organisierte, automatisierte Prozesse können Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu standardisieren und so die Organisation Ihres gesamten Förderungsprozesses von Anfang bis Ende zu verbessern. Dies ist nur möglich, wenn Sie ein Fördermittelverwaltungssystem verwenden, das die Effizienz erhöht, das Risiko verringert und die Berichterstattung erleichtert.

Wenn Sie die oben genannten bewährten Verfahren anwenden, sparen Sie Zeit und manuellen Aufwand. Wenn Sie alle Aspekte Ihres Programms von Anfang bis Ende mit der richtigen Lösung für die Verwaltung von Fördermitteln verbessern, können Sie Ihre soziale und geschäftliche Wirkung steigern.

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