Als Fördermittelverwalter kennen wir alle dieses Problem: Sie erhalten einen Fördermittelantrag per E-Mail. Sie öffnen die Datei und lesen alle Details. Auf der Grundlage Ihrer eigenen Kriterien entscheiden Sie, dass diesem Antragsteller der Zuschuss gewährt werden sollte. Später am selben Tag haben Sie eine Besprechung, bei der Sie feststellen, dass ein Kollege denselben Antrag geprüft hat und, raten Sie mal, er hat den Zuschuss abgelehnt. Die Wahrheit ist, dass die genauen Kriterien für die Auswahl der zu fördernden Projekte allzu oft nicht allen Beteiligten klar sind, was zu Frustration bei allen Beteiligten führt, auch bei den Antragstellern. Und wenn viele verschiedene Personengruppen an dem Entscheidungsprozess beteiligt sind, wird die Kommunikation zu einem großen Problemstellung. Aber der Prozess der Zuschussvergabe muss nicht so schwierig sein. Sehen Sie hier, wie Optimy Ihnen helfen kann, die besten Bewerber auszuwählen.
Effektive Online-Formulare erstellen
Viele Menschen halten dies für selbstverständlich, aber die Gestaltung aussagekräftiger Online-Formulare ist der erste Schritt, um über die richtigen Informationen zu verfügen und folglich die richtige Entscheidung zu treffen. Stellen Sie sich Ihr Formular als eine Art Gespräch vor, das Sie mit den Antragstellern führen möchten. Wie bei jedem Gespräch sollten Sie Ihr Formular mit den relevantesten Fragen beginnen. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihre Stiftung beschlossen hat, in den nächsten Monaten nur Projekte im Zusammenhang mit Gesundheitsfragen zu unterstützen. Sie sollten den Antragsteller gleich zu Beginn fragen, welche Art von Projekten er durchführt. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit damit, die Antworten von Anträgen zu prüfen, die nicht mit dem Ziel Ihrer Stiftung übereinstimmen.
Ein weiterer Tipp ist, Formulare mit mehreren Teilen zu erstellen, wenn Sie einen komplexen Entscheidungsprozess haben. Auf diese Weise können Sie Teile eines Formulars verwenden, um jede Phase des Entscheidungsprozesses darzustellen. Und die Fördermittelverwaltungssoftware vonOptimy ist dafür perfekt geeignet. In unseren Formularen dient jeder Teil als unabhängiges Unterformular, das auf der Grundlage der Antworten, die der Antragsteller im vorhergehenden Teil gewählt hat, chronologisch aktiviert werden kann. Das bedeutet, dass der Antragsteller nur dann zum nächsten Teil des Formulars übergehen kann, wenn er Ihre Kriterien erfüllt. Das spart Zeit, sowohl für die Antragsteller als auch für die Fördermittelverwalter!
Verbesserung der internen und externen Kommunikation
Auch wenn Sie Ihr Bestes tun, um intelligente Formulare zu erstellen, kommt es hin und wieder vor, dass ein Bewerber nicht alle Informationen einreicht, die Sie für eine Entscheidung benötigen, richtig? Nun, wir fühlen mit Ihnen. Aus diesem Grund hat Optimy die Nachrichtenfunktion entwickelt. Mit dieser Option können Sie Nachrichten an externe Personen, wie z. B. Bewerber, senden, um Informationen zu überprüfen, die im Antragsformular nicht eindeutig sind. Mit dieserOptimy-Option müssen Sie nicht zwischen Ihrer Mailbox und dem Tool hin- und herwechseln: Sie können direkt aus der Optimy Software im Projektdatensatz kommunizieren. Der Projektleiter ist krank? Kein Problem, Sie können das Projekt bei Bedarf übernehmen. Sehen Sie direkt in Ihrem Dashboard, ob Nachrichten nachbearbeitet werden müssen und was in letzter Zeit gesendet wurde.
Sie können auch mit anderen Abteilungen Ihrer Unternehmensstiftung und natürlich mit Ihrem eigenen Team in Kontakt treten! Schließlich geht es bei einer guten internen Kommunikation darum, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Wenn die gesamte Kommunikation für das gesamte Team zugänglich ist, wird die Zusammenarbeit erleichtert. Wenn also ein Kollege ein Feedback hat, das sich auf die Entscheidung für einen Antragsteller auswirken könnte, können Sie diese Informationen leicht einholen und eine fundierte Entscheidung treffen.
Erstellen Sie Kriterien für die Bewertung Ihrer Zuschussanträge
Wenn wir über die Zusammenarbeit mit Teamkollegen sprechen, ist es auch wichtig, dass jeder die gleichen Kriterien anwendet, um die richtigen Zuschussempfänger auszuwählen. Wir wissen, dass die Auswahl des richtigen Projekts in der Tat etwas subjektiv sein kann, aber wie ist es möglich, dass verschiedene Personen bei ein und demselben Antrag so unterschiedliche Entscheidungen treffen können? Aus diesem Grund können Sie bei der Bewertung von Projekten objektiver vorgehen, wenn Sie klare Kriterien aufstellen. Und mit den Funktionen Automatisches Scoring und Automatisches Filtern von Optimykönnen Sie dies auf präzise und schnelle Weise tun.
Wie der Name schon sagt, bewertet die Funktion Automatisches Scoring die Bewerbung automatisch auf der Grundlage der Antworten des Bewerbers. Die Bewertung wird als Prozentwert berechnet, den Sie jeder Antwort zuweisen. Diese Option geht Hand in Hand mit der Funktion AutomatischesFiltern, mit der Sie die eingehenden Bewerbungen automatisch nach den von Ihnen gewählten Kriterien sortieren können.
Kurz gesagt: Indem Sie für jede Antwort in dem Tool eine Punktzahl festlegen, stellen Sie sicher, dass die vorausgewählten Projekte den Zielen Ihrer Unternehmensstiftung entsprechen, ohne dass Sie sich weiter damit befassen müssen. Und schließlich können Sie Ihre Bemühungen auf die Vorschläge konzentrieren, die Ihrer Strategie entsprechen.
Externe Experten zur Überprüfung und Bewertung von Projekten einladen
Das Feedback von Kollegen und externen Experten ist manchmal ein wichtiger Schritt im Entscheidungsprozess. Aber die Weitergabe aller wichtigen Informationen und die Nachverfolgung des Fortschritts kann eine große Problemstellung sein. Aber keine Angst, die Funktionen von Optimy können Ihnen auch hier helfen.
Mit unserer Bewertungsfunktion können Sie ganz einfach Feedback von Bewertern im Tool selbst sammeln. Sobald der Peer oder Experte seinen Beitrag geleistet hat, werden die Informationen mit dem Projekt verknüpft, was die Überprüfung erleichtert.
Wir wissen, dass es wichtig ist, die Kontrolle über die Informationen zu haben. Deshalb werden Sie derjenige sein, der den Bewertern Zugang gewährt und entscheidet, welche Informationen sie sehen dürfen. Sie können sogar dafür sorgen, dass alle Daten, die Sie von den Bewertern sammeln, leicht zu interpretieren sind, indem Sie ansprechende Diagramme erstellen und die Angaben verschiedener Personen vergleichen.
Abschließende Überlegungen
Warum nutzen Vertriebs- und Marketingabteilungen Technologien, um ihre Arbeit zu rationalisieren, aber der CSR-Sektor besteht darauf, alles per E-Mail und Excel zu verwalten?Schließlich sind die Zeiten, in denen die Vergabe von Zuschüssen manuell erfolgen musste, längst vorbei. Und wenn es um die Auswahl der richtigen Antragsteller geht, kann die Technologie einen langen Weg zurücklegen.
Optimy kann Ihnen bei jedem Schritt Ihrer Fördermittelvergabe helfen, nicht nur bei der Auswahl. Unser superflexibles Tool passt sich Ihren aktuellen Arbeitsabläufen und Bedürfnissen an, von der Erfassung und Auswahl von Förderanträgen bis hin zur Erstellung von Projektbudgets und Berichten - alles in einem einzigen Tool.
Sie fragen sich, auf welche andere Weise Optimy Ihrer Stiftung helfen kann? Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören - lassen Sie uns das Gespräch hier fortsetzen.
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